Formalizar documentação

Saiba quais são as etapas para formalizar documentação

Para formalizar documentação de um processo, é preciso ter uma estrutura operacional altamente qualificada. Essa estrutura serve para dar o suporte e acompanhar o checklist de documentos, respeitando as regras de negócio de cada organização.

Esses procedimentos podem ser divididos em 3 etapas principais. Conheça elas e veja como formalizar documentação!

Busca

A “busca” é a primeira etapa para formalizar um documento. Isso porque você só consegue formalizá-lo se tiver ele em mãos.

Neste momento, é necessário entrar em contato com o maior número de contatos possível. Mas quem? A equipe de busca deve procurar clientes, cartórios, tabeliões e órgãos judiciários.

Cada categoria de documentos pede um órgão expedidor diferente e esta informação é essencial para que a busca e a localização deste registro sejam feitos de maneira rápida e sempre visando a agilidade.

Vale ressaltar que uma busca bem feita é fundamental para as etapas seguintes não ficarem comprometidas!

Gestão

Assim que a busca estiver feita, chega o momento da gestão.

Este é o momento de reunir todos os documentos adquiridos e posicioná-los de modo coerente e organizado. É nessa etapa que o profissional deve fazer o checklist documental. Mas o que é isso?

Checklist documental é listar todos os documentos necessários para a formalização e verificar se eles estão disponíveis para análise. Só assim é possível partir para o próximo passo.

Análise

Essa é a etapa da triagem e ela requer muita atenção! Afinal, agora é o momento de analisar e certificar que a documentação pode sim ser formalizada.

Profissionais devem verificar quais informações da documentação são relevantes, se os documentos ainda estão válidos e se o processo está completo ou ainda falta algum tipo de complementação.

Próximo Passo

O departamento já verificou que todos os documentos necessários estão em sua posse. Ele também se certificou de que eles estão devidamente organizados e possuem os dados essenciais para finalizar todas as etapas.

Agora sim! Chegou o momento de formalizar a documentação.

Um profissional voltado apenas para a formalização é acionado. É ele quem, finalmente, pode finalizar todo o trâmite.

Todo esse procedimento pode ser trabalhoso e demandar muito tempo. Ele pode ser considerado um problema para os departamentos jurídicos e equipes de formalização. Por isso que existe startup criada para automatizar todo esse processo, agilizando e integrando equipes.

Agora que você já entendeu como formalizar documentação, chegou a hora de avaliar como nós podemos resolver este seu problema. Conheça os serviços da Docket ou, se você tiver dúvidas, escreva aqui nos comentários! =)

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