Gestão de documentos: prateleira com muitas pastas de documentos. Uma pessoa aparece conferindo uma das pastas.

A relação entre gestão de documentos e otimização de processos

Independentemente do setor e segmento do mercado, a gestão de documentos é uma das aplicações mais prevalentes nas empresas hoje. Com muitos ambientes de negócios tão acelerados, a quantidade de dados que flui em toda a organização requer um método eficaz para gerenciar todas as informações.

Assim, um sistema automatizado que possibilita a gestão de documentos ajuda a centralizar todos os dados, facilitando a criação, aprovação e distribuição de registros.

Isso é benéfico porque gerenciar seus arquivos manualmente pode ser difícil e demorado, para não mencionar que existe o risco de erro humano. No entanto, conseguimos sair desse gargalo de produtividade com sistemas automatizados de controle documental, projetados para manter organizados todos os registros da sua empresa ou do seu departamento.

Por isso, preparamos este post para você, no qual falamos sobre gerenciar sua documentação e melhorar os processos com soluções e novidades do mundo cartorário. Esperamos que você faça uma boa leitura!

Como a gestão de documentos pode gerar a otimização de processos?

O principal objetivo de qualquer rotina de controle de documentos é fazer com que a criação e gestão desse processo se tornem mais fáceis para os envolvidos. Isso é exatamente o que faz um método automático de distribuição, revisão e aprovação de todos os registros importantes.

Esse sistema encaminha os documentos para revisão com os funcionários relevantes e assegura que sejam distribuídos somente aos colaboradores que importam e devem fazer parte deste processo. Desse modo, funcionários não ficam sobrecarregados com uma quantidade excessiva de documentação.

Com isso, os registros importantes para o TI são disponibilizados somente para o TI, por exemplo. Também, os bancos de dados ficam protegidos por Firewalls e sistemas de segurança muito complexos, impedindo qualquer vazamento de informação para seus concorrentes.

Por que uma gestão de documentos automatizada é capaz de melhorar processos?

Integração com as ferramentas

Muitas empresas já usam programas em seu dia a dia e estão habituadas a eles. Por isso, é necessário investir em um sistema de controle de documentos que funcione bem com essas ferramentas. Um bom software é capaz de se integrar àqueles que já existem em seu escritório.

Ainda há organizações que evitam soluções de gestão automatizada pensando que esta integração não é possível. Mas quanto a isso, você não precisa se preocupar! Atualmente, os programas utilizam tecnologia de ponta e são capazes de superar esses obstáculos de maneira mais simplificada.

Maior controle sobre o acesso aos documentos

Sem uma ferramenta automatizada, seus processos de gestão de arquivos são muito complicados. Você precisa compartilhar com o funcionário destinatário via e-mail ou pasta de colaboração, em um procedimento de múltiplos envios e uploads. Mesmo assim, nesse processo, você não tem como controlar bem quem fez cada alteração.

Por isso, compreendemos que a segurança é vital para muitas empresas e departamentos. Um sistema automatizado oferece melhor controle sobre documentos sensíveis. O acesso a esses registros pode ser controlado com simples cliques e você seleciona com quais colaboradores compartilhar.

Além disso, um bom sistema deixa um traço de auditoria de quem viu determinado documento, quando ele foi acessado e como foi modificado. Assim, os registros gerenciados se tornam rastreáveis e podem ser permitidos alertas automáticos quando estiverem sendo editados. Isso previne fraudes e prejuízos incidentais.

Maior mobilidade

Outro benefício do sistema automatizado de gestão de documentos é a capacidade de baixar os arquivos em um dispositivo móvel.

Essa ferramenta inclui revisão e aprovação desses dispositivos. Isso possibilita que você analise informações em um ambiente móvel, faça alterações, aprove e distribua documentos em qualquer uma das grandes plataformas digitais.

Você também pode rever os cronogramas e os relatórios do sistema por meio do uso de painéis móveis. Desta forma, se torna mais fácil verificar os itens que estão atrasados ou que simplesmente precisam ser vistos com maior urgência — garantindo que todos os arquivos estejam seguindo o fluxo certo.

Ganhos de escalabilidade

Não podemos nos esquecer, também, que a melhor gestão de documentos representa um ganho de escalabilidade. Com uma infraestrutura digital robusta, a economia também fica garantida. Aumentar espaços e investir em compra ou aluguel de imóveis e/ou galpões para armazenar documentos não se tornam mais necessários.

Você terá uma base digital capaz de expandir junto com as suas necessidades, sem gerar custos adicionais e dificuldades estruturais.

Se optar pela nuvem, as vantagens são ainda maiores, já que as atualizações dos servidores internos tendem a ter intervalos maiores. É ganho de escalabilidade em todos os sentidos, do custo ao tempo e espaço.

Como a gestão de documentos pode otimizar processos cartoriais?

Você sabia que os processos de obtenção de documentos forenses e cartorários já chegaram ao mundo digital? Há plataformas que oferecem o serviço de busca e entrega de papéis cartoriais online, facilitando os trâmites e a obtenção das certidões que você precisa.

Além disso, os documentos são entregues digitalizados e/ou em seu escritório, como preferir, de forma segura e eficaz. Aliando essa comodidade com um processo de busca, gestão e análise de documentos, você garante escalabilidade em processos internos e menos burocracia.

Para isso, existem empresas que fornecem todos esses benefícios. A Docket, por exemplo, facilita a busca, análise e gestão de documentos cartorários e forenses, tornando os processos mais simples e práticos. Conheça os nossos serviços e não deixe de acompanhar nossas redes sociais! Estamos no FacebookLinkedIn Instagram!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *