Crescer e reduzir custos é foco para qualquer empresa de sucesso. Porém, nem todo o negócio opera com 100% de sua capacidade produtiva. Um dos maiores desafios para os gestores de diversos departamentos é impulsionar o time e a empresa a fazer mais com menos. Nesse cenário, otimizar processos se torna muito importante.
Vale entender que otimizar processos é fundamental para desenvolver diferenciais competitivos. Processos mais completos e rápidos permitem reduzir tempo na entrega, além de economizar custos.
Algumas pequenas ações podem gerar um grande impacto na produtividade do negócio. Pensando nisso, separamos 5 dicas para você otimizar seus processos de trabalho. Confira!
1 – Mapeie os processos e identifique os gargalos
Antes de qualquer tomada de decisão, é fundamental conhecer a fundo como funciona a operação. Por isso mapear os processos e entender o fluxo operacional é sempre o primeiro passo para aumentar a produtividade.
Conhecendo bem os processos de entrega, visualizar e entender os gargalos fica muito mais simples.
2 – Integre a equipe
Otimizar processos quase sempre significa mudanças e isso pode ser interpretado de maneira negativa por algumas pessoas da sua equipe. Dessa forma, é muito importante que todos participem da otimização, fazendo com que haja menos resistência à mudança.
Além disso, essa integração entre a equipe e o entendimento de que é necessário investir em melhorias facilita o reconhecimento dos processos. Evangelize a necessidade das mudanças e invista na comunicação interna para engajar toda a operação.
3 – Foco
Por mais que sejam identificados vários gargalos e pontos de melhorias no processo, é muito importante ter foco na hora das mudanças. Nem sempre alterar todos os pontos é possível, portanto é fundamental identificar os gargalos que geram maior impacto e atuar neles prioritariamente.
4 – Invista em tecnologia
Uma série de processos pode ser realizada de maneira muito mais rápida e assertiva com o auxílio da tecnologia. Não interprete o investimento na automatização de processos como um gasto. Calcule os retornos obtidos com as ferramentas contratadas através do ROI, para basear suas ações.
Os mais variados processos podem ser automatizados, por isso estude sua concorrência, tendências e novas tecnologias que possam ser implementadas.
5 – Mensure resultados
Mesmo após implementar todas as ações, o trabalho de otimização de processos não pode parar. Acompanhe todos os resultados de ganho ou perda e elabore planos de ação para garantir a produtividade ou melhorar algum ponto que possa ter falhado. Melhoria contínua é o maior objetivo.
Como automatizar operações que necessitam de documentos
Independentemente do setor de atividade, todas as grandes empresas lidam com enormes volumes de documentações, o que em muitos casos, se torna um gargalo para suas operações.
Automatizar as rotinas com documentos por meio da tecnologia, traz diversos benefícios para as empresas, que vão desde a redução de custos com deslocamento e pessoal na busca e gestão da papelada, até o aumento de produtividade com a otimização das operações mais importantes para os negócios.
Fundada em 2016, a Docket é a maior e mais completa plataforma de documentos online do Brasil. Com tecnologia de ponta e inteligência artificial, a startup ajuda grandes companhias na busca, pré-análise e gestão de documentos e certidões em todo o país.
Por meio de uma plataforma exclusiva é possível solicitar e receber mais de 200 tipos de documentos e certidões de forma automatizada, reduzindo em o 80% o tempo de obtenção. Além disso, a Docket oferece ferramentas para pesquisa de bens, monitoramento de CNPJs, controle de vencimento de alvarás e licenças e análise de matrículas de imóveis com inteligência artificial, um algoritmo que identifica em segundos, hipotecas, alienações fiduciárias e outros gravames com 94% de precisão.
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