A busca, obtenção e solicitação de documentos são atividades essenciais para empresas que lidam diretamente com registros legais e operacionais em suas rotinas.
Essas organizações, especialmente as que dependem de órgãos públicos para a emissão ou validação de documentos, enfrentam desafios como burocracia, deslocamentos frequentes e a necessidade de atender rigorosos padrões de conformidade legal.
Para resolver essas demandas de maneira eficiente, a Docket desenvolveu o Hub, uma plataforma tecnológica projetada para reduzir o tempo, o custo e melhorar a experiência em operações que utilizam e dependem de documentos.
Neste artigo, você encontrará respostas para dúvidas comuns e informações detalhadas sobre como o Hub da Docket pode otimizar a operação da sua empresa. Boa leitura!
O que é emissão de um documento?
A emissão de um documento é o processo de produção, validação e disponibilização de um registro oficial que contenha informações relevantes e validade legal. Esse processo pode envolver diferentes tipos de documentos, como certidões, contratos, matrículas de imóvel ou licenças, obtidos junto a órgãos competentes ou autoridades responsáveis.
Dependendo das necessidades e dos requisitos específicos de cada situação, a emissão pode ocorrer tanto em formato físico quanto digital. Além disso, é um procedimento essencial para diversas operações empresariais e pessoais, garantindo conformidade com exigências legais e segurança na utilização das informações.
Quem emite documentos?
No Brasil, a emissão de documentos é realizada por diferentes entidades, dependendo da natureza e finalidade do registro. Entre os principais órgãos emissores estão:
- Cartórios: responsáveis pela emissão de certidões de nascimento, casamento, óbito, escrituras públicas, registros de imóveis, entre outros.
- Instituições governamentais: como prefeituras, secretarias estaduais, Receita Federal e INSS, que emitem documentos como alvarás, certidões negativas de débitos, CPF, CNPJ e declarações previdenciárias.
- Departamentos de trânsito (DETRANs): encarregados de emitir documentos relacionados a veículos, como Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV) e Carteira Nacional de Habilitação (CNH).
- Juntas comerciais: responsáveis pelo registro e emissão de documentos ligados à abertura, alteração e encerramento de empresas.
Cada um desses órgãos segue procedimentos específicos e padrões de validação para garantir a autenticidade e a conformidade legal dos documentos emitidos.
O que é órgão de emissão?
Um órgão de emissão é a entidade responsável por gerar e fornecer documentos oficiais, assegurando sua validade e autenticidade. No Brasil, cada tipo de documento está associado a um órgão emissor específico, que segue normas e procedimentos próprios.
Por exemplo, a Carteira de Identidade (RG) é emitida pelas Secretarias de Segurança Pública estaduais. Enquanto o Cadastro de Pessoa Física (CPF) é de responsabilidade da Receita Federal. Já as certidões de nascimento, casamento e óbito são emitidas por cartórios, e documentos relacionados a veículos, como a CNH, são fornecidos pelos Departamentos de Trânsito (DETRANs).
Esses órgãos têm um papel importante na organização e no funcionamento da sociedade. Eles garantem que os documentos sejam reconhecidos legalmente. Além disso, atendem às necessidades de cidadãos e empresas.
A obtenção e busca de documentos com o Hub da Docket
A burocracia ainda é um desafio para muitas empresas.
Em processos como a obtenção de documentos, os analistas precisam lidar com deslocamentos a cartórios e o controle manual de pendências. Esses procedimentos, às vezes, podem levar até 40 dias e geram custos operacionais elevados, impactando diretamente a eficiência da empresa e suas áreas.
Além disso, a sobrecarga de tarefas operacionais limita o tempo da equipe para atividades mais estratégicas e de maior valor para o negócio.
O Hub da Docket resolve esse problema ao automatizar a busca e a emissão de documentos. Com isso, sua equipe ganha agilidade e pode se dedicar ao que realmente importa, gerando mais eficiência.
O que é o Hub da Docket?
Imagine não precisar mais se preocupar com deslocamentos a cartórios, com a criação de planilhas manuais para controlar solicitações, com fraudes em documentos ou com a complexidade da governança das operações da sua empresa.
O Hub da Docket é a solução que centraliza e automatiza a emissão de documentos, conectando empresas a mais de 35 mil órgãos públicos em todo o Brasil, abrangendo todos os 5.570 municípios.
Com uma plataforma única e personalizável, o Hub transforma processos burocráticos em operações mais rápidas e eficientes, trazendo 80% mais agilidade para tarefas que demandam a obtenção de documentos.
Ele atende múltiplos segmentos e oferece uma conexão direta com emissores públicos de todo o país, garantindo que toda a documentação seja entregue com análise de status e gravames, proporcionando mais controle e segurança para a sua operação.
Principais diferenciais do Hub
Acesso completo a documentos
O Hub oferece acesso a mais de 200 tipos de documentos, conectando sua empresa a mais de 35 mil órgãos públicos em todo o Brasil. Simplificamos a gestão de documentos, garantindo agilidade e precisão nas suas operações.
Gestão de pagamentos
Cuidamos de todo o processo de pagamento relacionado à emissão de documentos, incluindo impostos, taxas de cartórios e emolumentos. A cada mês, disponibilizamos uma fatura detalhada, proporcionando maior controle e previsibilidade para o seu fluxo de caixa.
Separação de centro de custo
A Docket permite a separação de centros de custo por unidade de negócios, facilitando o controle financeiro e a alocação precisa de recursos em cada área da empresa. Isso possibilita uma análise detalhada de despesas e rentabilidade, otimizando a gestão e a tomada de decisões.
Validação de qualidade
Nossa equipe de operações realiza uma rigorosa validação de qualidade de todos os documentos antes da entrega. Garantimos que não haja erros ou duplicações, assegurando que sua empresa receba documentos confiáveis e prontos para uso.
Acompanhamento de prazos
O Hub oferece total visibilidade sobre os prazos de emissão de documentos, com acompanhamento em tempo real. Sua equipe pode gerenciar as solicitações com precisão, sabendo exatamente o status de cada processo.
Compliance
A plataforma oferece controle total sobre toda a operação, garantindo conformidade com as regulamentações e políticas internas. Com recurso de monitoramento, é possível acompanhar todas as etapas do processo, assegurando que todas as ações sejam realizadas de maneira transparente e dentro dos padrões estabelecidos pela empresa.
Como funciona o Hub?
O Hub foi projetado para simplificar todos os processos relacionados à esteira de documentos.
- Criação de pedidos: o usuário inicia um pedido personalizado.
- Configuração personalizada: apenas pessoas autorizadas têm acesso a informações sensíveis.
- Solicitações em lote: permite requisitar vários documentos simultaneamente.
- Acompanhamento em tempo real: transparência total no status das solicitações.
- Entrega digitalizada: todos os documentos solicitados ficam disponíveis para download, facilitando o acesso e a distribuição.
- Armazenamento: os documentos são armazenados de forma segura na plataforma, garantindo fácil acesso e organização a qualquer momento.
Benefícios para empresas
- Agilidade: fluxos manuais são substituídos por processos otimizados.
- Escalabilidade: ideal para grandes volumes de solicitações.
- Conformidade: redução de erros e alinhamento às normas legais.
- Economia: menos deslocamentos e retrabalhos.
Acelere o acesso e a emissão de documentos na sua empresa
Deixe a burocracia para trás e otimize sua operação com o Hub da Docket. Nossa plataforma traz agilidade, precisão e controle total, permitindo que sua equipe se concentre no que realmente importa.
Fale com um de nossos especialistas e descubra como podemos acelerar o acesso e a emissão de documentos na sua empresa.