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Case Gerdau: como otimizar a gestão imobiliária em cinco passos

A gestão imobiliária pode parecer um labirinto, com inúmeros descaminhos que atrasam as metas. Veja como a Gerdau transformou sua jornada em cinco passos.

A tecnologia foi o principal instrumento para otimizar a gestão imobiliária patrimonial da gigante dos aços.

A Gerdau é uma grande indústria brasileira, que se destaca na liderança mundial no fornecimento de aços especiais. Sua gestão imobiliária se inicia a partir das mais de 30 unidades produtoras de aço distribuídas em 10 países. A multinacional conta com oferta pública inicial de ações listadas nas bolsas de valores de São Paulo (B3), Nova Iorque (NYSE) e Madri (Latibex).

Com capacidade para atender aos mais distintos segmentos de mercado, como construção, naval, energia, automotivo, agropecuária, máquinas e utilidades, a gigante dos aços conquistou um salto que elevou seu lucro líquido em mais de 11 vezes apenas no primeiro trimestre de 2021, e ainda tem espaço para crescer no decorrer do ano.

Mas para o crescimento continuar acontecendo da forma desejada, é necessário planejar e otimizar a gestão imobiliária. Essas ações vão além das metas de expansão da empresa e incluem toda a dinâmica da gestão imobiliária da empresa.

A gestão imobiliária necessita, com frequência, assegurar a regularização dos imóveis que serão utilizados para as operações de aquisição, vendas, contratos de locação e arrendamento, para seus clientes internos e externos.

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Dificuldades na implementação da gestão patrimonial

Mesmo com uma equipe capacitada para a gestão patrimonial, a falta de uma infraestrutura gerava dificuldades e gargalos no andamento das operações.

Com unidades em diferentes cidades e estados do Brasil, realizar a gestão de imóveis em cada local exigia a necessidade de algum representante ou correspondente de confiança, apto a atender as necessidades da gestão documental imobiliária. Esse responsável deve fazer desde a fiscalização de construção civil para a aquisição de imóveis, a averbação de imóvel, capaz de atender a dinâmica de realizar as operações que dependem de documentos, sua busca e envio para o departamento jurídico, que posteriormente deve realizar as análises e diligências para dar seguimento aos processos.

De acordo com o analista de Real Estate da Gerdau, Luan Prado, a dificuldade se iniciava em, simplesmente, conseguir contato com o órgão expedidor do documento necessário: “ muitas vezes a demora em obter essa documentação gerava um certo transtorno com os nossos clientes internos e com os processos que tinham que ser resolvidos”, explica.

Ao considerar a quantidade de documentos necessários para qualquer operação, também deve-se lembrar da gestão de arquivos e documentos do controle patrimonial, como a matrícula de imóvel ou a certidão negativa de tributo imobiliários, entre outros, que são fundamentais para operações de venda de imóveis ou para as análises de risco, evitando a aquisição de algum imóvel que ainda não tenha ocorrido a baixa de hipoteca.

E toda essa esteira deve acontecer dentro dos prazos determinados de cada operação, considerando também o vencimento dos documentos e os custos inerentes à cada etapa.

O coordenador de Gestão Imobiliária da Gerdau, Antonio Pinheiro, conta que algumas análises eram prejudicadas pela falta de alguma certidão ou documento relevante quando chegava o prazo de entrega: “muitas vezes, haveria necessidade de você entregar a análise, mas faltando algum documento porque o prazo não permitia que a gente aguardasse a chegada dele.

Desta forma, a gestão patrimonial da empresa parecia mais um labirinto, com inúmeros descaminhos que atrasavam as metas.

Cinco passos para otimizar a gestão imobiliária

Ao fechar uma parceria com a Docket, a Gerdau pegou carona com a transformação digital e investiu em infraestrutura e tecnologia para otimizar toda a sua esteira operações, de ponta a ponta.

Assim, a Gerdau investiu na plataforma do Shopping de Documentos, que conta com funcionalidades capazes de aperfeiçoar cada passo da jornada, dando mais assertividade no decorrer do caminho.

  1. Solicitações: esta funcionalidade possibilita a criação de conjuntos de documentos para cada titular, pessoa física ou jurídica. Dessa forma fica muito mais fácil organizar e gerenciar as operações. Além disso, os documentos armazenados em nossa plataforma ficam disponíveis para download sempre que necessário.
  2. Alerta de Pendências: o sistema emite um alerta automático nos casos de informações incorretas ou faltantes nos processamentos de pedidos. As correções podem ser realizadas na própria plataforma, sem a necessidade de abertura de um novo pedido.
  3. Status do Documento: a plataforma analisa de forma automática o status de documentos ou certidões e exibe se o resultado foi positivo ou negativo.
  4. Kits: a funcionalidade de kits proporciona uma melhor organização de grandes volumes de documentos, assim como garante a segurança das informações, redução de erros e economia de infraestrutura.
  5. Priorização: permite que documentos que devem ser priorizados passem à frente de toda a lista de solicitações. Ideal para uma melhor organização de grandes volumes de documentos, garante a segurança das informações, redução de erros e economia de infraestrutura.
  6. Lista de Pedidos: o usuário da plataforma pode optar pela exibição da lista de pedidos e monitorar seus pedidos de forma mais eficiente, visualizando na tela informações como status, pendências, vencimentos e gravames. Com o filtro de busca o usuário ganha mais assertividade em suas pesquisas.

Faça como a Gerdau. Transforme sua jornada operacional com a Docket e passe à frente de outros players do mercado.

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