
Uma gestão ou busca inadequada dos documentos pode acarretar diversas consequências para as corporações. Se uma organização não implementa uma política de controle que possa traçar o ciclo de vida de toda a documentação organizacional, se torna mais difícil analisar quando determinados documentos podem ser descartados ou quais devem ser mantidos para fins de comprovação fiscal e jurídica.
O budget empresarial é um controle que ajuda a manter a saúde financeira de uma organização e para melhor controlá-lo na busca de documentos, deve-se evitar, ao máximo, os riscos e incertezas, pois, assim, os custos podem ser reduzidos e a produtividade aumentada.
A falta de previsibilidade dos valores de taxas e serviços dificulta a alocação de recursos para custear documentos de diferentes setores.
Pensando nisso, listamos alguns riscos que devem ser evitados, a fim de controlar o budget na busca de documentos, incluindo matrículas e certidões, como a Certidão de Ações Cíveis e outras.

Gestão inadequada de documentos
Controlar o budget de todas as áreas do negócio é fundamental para entender custos, calcular necessidade de ganhos, além de prever as demandas que acontecerão no decorrer do tempo. Na gestão e busca de documentos não é diferente, e os desafios são grandes:
Falta de previsibilidade
Se a empresa não mantém um controle documental eficiente, ela fica mais exposta a prejuízos, como multas aplicadas pelo Fisco, decorrentes da falta de documentos, e às taxas e serviços.
Os valores que serão cobrados nas taxas dos documentos, não possuem previsibilidade. Não existe um preço padrão, ou seja, se torna bem difícil saber o valor exato de cada localidade do Brasil.
Além de digitalizar e manter os arquivos em dispositivos eletrônicos, é importante saber gerenciá-los e tirar o melhor proveito da tecnologia, reduzindo os custos e aumentando a produtividade.
Retrabalho
Documentos perdidos ou extraviados geram retrabalho. Ademais, os colaboradores podem perder muito tempo com a indexação de documentos físicos, que poderiam ser facilmente processados com a automação das operações.
Se, por acaso, ocorrer de algum documento estar inadequado ou incorreto, o valor de taxa terá de ser pago duas vezes, gerando, assim, perda de dinheiro e tempo.
Ao fazer o uso de ferramentas adequadas, é possível integrar todos os setores da empresa e ter todas as informações disponíveis em um só lugar.
Custos extras
Muitas empresas produzem uma grande quantidade de informações diárias, tomando bastante espaço físico para o armazenamento. Além disso, muitas delas são obrigadas a alugar um self storage, a fim de alocar toda a documentação, gerando custos maiores com o aluguel, manutenção e funcionários.
Software de busca e gestão
A gestão documental é uma das práticas mais importantes para evitar custos desnecessários que podem levar a sérios prejuízos, proporcionando grande redução no budget na busca de documentos.
É necessário tratar a imensa quantidade de documentos físicos e eletrônicos de forma correta. Por meio da gestão de documentos, é possível estabelecer padrões de qualidade para a digitalização e preservação das informações, não sendo mais preciso realizar qualquer tipo de tarefa manualmente.
Escolhendo as ferramentas certas, sua empresa pode racionalizar os custos com documentos, otimizando recursos, aumentando a produtividade e controlando melhor e mais facilmente seu budget.
A Docket, desenvolveu uma tecnologia que torna simples a busca, pré-análise e gestão de documentos e certidões. Através de uma plataforma exclusiva, é possível reduzir os custos e o tempo na obtenção dos documentos em até 80%.
Fundada em 2016, a Docket conta com a tecnologia para possibilitar maior produtividade nas principais operações que envolvem documentos. Além disso, a Docket conta com o pacote de planos e com a antecipação das taxas dos documentos, ajudando na previsibilidade do budget.
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Sobre a Docket
Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.
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