Controle de budget na busca de documentos

Uma gestão ou busca inadequada dos documentos pode acarretar diversas consequências para as corporações. Se uma organização não implementa uma política de controle que possa traçar o ciclo de vida de toda a documentação organizacional, se torna mais difícil analisar quando determinados documentos podem ser descartados ou quais devem ser mantidos para fins de comprovação fiscal e jurídica. 

O budget empresarial é um controle que ajuda a manter a saúde financeira de uma organização e para melhor controlá-lo na busca de documentos, deve-se evitar, ao máximo, os riscos e incertezas, pois, assim, os custos podem ser reduzidos e a produtividade aumentada.

A falta de previsibilidade dos valores de taxas e serviços dificulta a alocação de recursos para custear documentos de diferentes setores. 

Pensando nisso, listamos alguns riscos que devem ser evitados, a fim de controlar o budget na busca de documentos, incluindo matrículas e certidões, como a Certidão de Ações Cíveis e outras.

Gestão inadequada de documentos

Controlar o budget de todas as áreas do negócio é fundamental para entender custos, calcular necessidade de ganhos, além de prever as demandas que acontecerão no decorrer do tempo. Na gestão e busca de documentos não é diferente, e os desafios são grandes:

Falta de previsibilidade 

Se a empresa não mantém um controle documental eficiente, ela fica mais exposta a prejuízos, como multas aplicadas pelo Fisco, decorrentes da falta de documentos, e às taxas e serviços.

Os valores que serão cobrados nas taxas dos documentos, não possuem previsibilidade. Não existe um preço padrão, ou seja, se torna bem difícil saber o valor exato de cada localidade do Brasil.

Além de digitalizar e manter os arquivos em dispositivos eletrônicos, é importante saber gerenciá-los e tirar o melhor proveito da tecnologia, reduzindo os custos e aumentando a produtividade. 

Retrabalho

Documentos perdidos ou extraviados geram retrabalho. Ademais, os colaboradores podem perder muito tempo com a indexação de documentos físicos, que poderiam ser facilmente processados com a automação das operações. 

Se, por acaso, ocorrer de algum documento estar inadequado ou incorreto, o valor de taxa terá de ser pago duas vezes, gerando, assim, perda de dinheiro e tempo.

Ao fazer o uso de ferramentas adequadas, é possível integrar todos os setores da empresa e ter todas as informações disponíveis em um só lugar. 

Custos extras

Muitas empresas produzem uma grande quantidade de informações diárias, tomando bastante espaço físico para o armazenamento. Além disso, muitas delas são obrigadas a alugar um self storage, a fim de alocar toda a documentação, gerando custos maiores com o aluguel, manutenção e funcionários. 

Software de busca e gestão

A gestão documental é uma das práticas mais importantes para evitar custos desnecessários que podem levar a sérios prejuízos, proporcionando grande redução no budget na busca de documentos.

É necessário tratar a imensa quantidade de documentos físicos e eletrônicos de forma correta. Por meio da gestão de documentos, é possível estabelecer padrões de qualidade para a digitalização e preservação das informações, não sendo mais preciso realizar qualquer tipo de tarefa manualmente. 

Escolhendo as ferramentas certas, sua empresa pode racionalizar os custos com documentos, otimizando recursos, aumentando a produtividade e controlando melhor e mais facilmente seu budget. 

A Docket, desenvolveu uma tecnologia que torna simples a busca, pré-análise e gestão de documentos e certidões. Através de uma plataforma exclusiva, é possível reduzir os custos e o tempo na obtenção dos documentos em até 80%.

Fundada em 2016, a Docket conta com a tecnologia para possibilitar maior produtividade nas principais operações que envolvem documentos. Além disso, a Docket conta com o pacote de planos e com a antecipação das taxas dos documentos, ajudando na previsibilidade do budget.