A norma ISO 9001 é utilizada para colaborar com o Sistema de Gestão da Qualidade de diferentes empresas, de grande ou médio porte, de qualquer segmento, com o objetivo de otimizar a cultura da empresa, assim como seus processos, produção, organização e o relacionamento com o consumidor.
Considerada a norma mais utilizada no mundo inteiro, é estruturada em 10 cláusulas que visam colaborar para a maior eficácia do modelo de negócios em todo o seu decorrer.
Entre os requisitos da norma ISO 9001:2015, vale destacar a cláusula 7.5, sobre informação documentada, que faz referência ao controle de registros e documentos.
Aqui iremos falar sobre os temas relacionados aos documentos e registros da ISO 9001 na ordem:
- Como funciona a Informação Documentada
- Diferença entre documentos e registros
- Erros comuns no monitoramento da organização documentada
- Como a Docket pode auxiliar nos cuidados da informação documentada
Você pode encontrar mais detalhes a respeito da norma neste guia completo: Norma ISO:9001:2015: O que é, requisitos e estrutura da norma
Como funciona a Informação Documentada
A ISO 9001:2015 tem por principal objetivo manter a organização e controle de documentos e registros. Para isso, afirma que as informações documentadas definidas pela organização são fundamentais para a eficácia do Sistema de Gestão de Qualidade.
São normas, manuais de instrução, contratos, leis, certificados, registros de e-mails e, até mesmo, a política de qualidade da empresa devem ser incluídos, de acordo com o tipo de organização e a complexidade de seus processos.
Desta forma, é possível notar que a informação documentada funciona como um material de apoio à empresa, disponibilizando regras, padrões e registros para a consulta sempre que necessário, além de possibilitar o acompanhamento de resultados e desempenho, evitar riscos e erros.
Neste ínterim, a informação documentada corresponde a todos os processos relacionados ao sistema de gestão, com informações que colaborem com as operações da organização e a evidência dos resultados alcançados.
É importante ressaltar, que dentro da informação documentada, podem conter dados referentes aos registros e aos documentos da organização, cada um com a sua especificidade.
Diferença entre documentos e registros
Tanto os documentos quanto os registros são importantes para qualquer organização.
Mas afinal, qual a diferença entre documentos e registros?
De acordo com a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), uma das diferenças entre documento e registro, é que:
O documento atua de “forma a manter a informação documentada”, enquanto o registro tem a função de “reter a informação documentada”.
Contextualizando, um documento tem relação com o planejamento e as diretrizes que guiam ao futuro da empresa, como a visão, cultura de ação de colaboradores e tarefas a serem executadas no decorrer deste processo.
- Instruções sobre os processos de trabalho;
- Procedimentos;
- Código de ética;
- Normas;
- Lei.
Ou seja, um documento é tudo o que determina uma regra às ações dentro da organização.
Por outro lado, o registro, como o próprio nome diz, significa a transcrição dos fatos, anotações com o objetivo de realmente registrar evidências do que aconteceram no passado.
- Ordens de serviços;
- Notas fiscais;
- Ordens de produção;
- Certificado ou diploma de algum curso;
- Ata de uma reunião ou assembléia;
- Formulários de matrículas.
Há várias formas de aprender a manter a informação documentada, inclusive há o curso de organização e controle de documentos do SENAI. No entanto, grandes empresas podem sofrer vários prejuízos e, inclusive, riscos de perda e vazamento da informação na hora de configurar seus documentos e registros sem nem mesmo perceber onde estão as falhas.
Erros comuns no monitoramento da organização documentada
O controle de documentos ISO 9001:2015 consiste em manter a informação disponível para o uso sempre que necessário, bem como garantir que a informação documentada esteja guardada em segurança.
Grandes empresas investem em servidores, equipes de T.I. e diferentes técnicas de arquivo e controle de documentos sem saber dos riscos e prejuízos que podem sofrer.
- Arquivos manuais: O arquivo manual gera atrasos e dificulta que a informação seja encontrada e visível, o que pode acarretar em perda de prazos e desperdício de tempo do time de backoffice;
- Controle de documentos Excel: Há muitos que costumam desenvolver uma planilha de controle de documentos e registros, o que, em uma fase inicial, pode até parecer eficaz. Mas ao considerar em larga escala, mais uma vez, surgirão problemas sobre a visibilidade de dados.
Atualmente, a tecnologia em nuvem para o armazenamento de documentos é considerada uma solução acessível para estas questões.
Como a Docket pode auxiliar nos cuidados da informação documentada
Com investimento constante em inovação, a Docket se tornou referência nos processos documentais, capaz de disponibilizar, resgatar, padronizar e armazenar documentos em nuvem, por uma plataforma única, que centraliza toda a gestão de documentos e registros de grandes empresas.
- Shopping de documentos: mais de 200 tipos de documentos e certidões de todo o Brasil.Geração de relatórios completos que permitem o controle total do fluxo de documentos por meio de um dashboard simples e funcional.
- Armazenamento online de documentos e certidões: solução que otimiza o monitoramento, a busca e a análise de documentos e certidões.
- Recorrência: Ao programar uma recorrência, os documentos são solicitados de maneira automática, ideal para quem precisa solicitar os mesmos documentos com certa frequência, de acordo com as necessidades.
A Docket é pioneira no setor de documentações, capaz de acelerar os processos inerentes à esteira burocrática e a rentabilidade das empresas. Experimente os benefícios das soluções que só a Docket pode oferecer.
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Gostei muito da vossa informacao.