ISO 9001: diferença entre documentos e registros

03/12/2020
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A norma ISO 9001 é utilizada para colaborar com o Sistema de Gestão da Qualidade de diferentes empresas, de grande ou médio porte, de qualquer segmento, com o objetivo de otimizar a cultura da empresa, assim como seus processos, produção, organização e o relacionamento com o consumidor.

Considerada a norma mais utilizada no mundo inteiro, é estruturada em 10 cláusulas que visam colaborar para a maior eficácia do modelo de negócios em todo o seu decorrer.

Entre os requisitos da norma ISO 9001:2015, vale destacar a cláusula 7.5, sobre informação documentada, que faz referência ao controle de registros e documentos.

Aqui iremos falar sobre os temas relacionados aos documentos e registros da ISO 9001 na ordem:

  • Como funciona a Informação Documentada
  • Diferença entre documentos e registros
  • Erros comuns no monitoramento da organização documentada
  • Como a Docket pode auxiliar nos cuidados da informação documentada

Você pode encontrar mais detalhes a respeito da norma neste guia completo: Norma ISO:9001:2015: O que é, requisitos e estrutura da norma 

Como funciona a Informação Documentada

A ISO 9001:2015 tem por principal objetivo manter a organização e controle de documentos e registros. Para isso, afirma que as informações documentadas definidas pela organização são fundamentais para a eficácia do Sistema de Gestão de Qualidade.

São normas, manuais de instrução, contratos, leis, certificados, registros de e-mails e, até mesmo, a política de qualidade da empresa devem ser incluídos, de acordo com o tipo de organização e a complexidade de seus processos. 

Desta forma, é possível notar que a informação documentada funciona como um material de apoio à empresa, disponibilizando regras, padrões e registros para a consulta sempre que necessário, além de possibilitar o acompanhamento de resultados e desempenho, evitar riscos e erros.

Neste ínterim, a informação documentada corresponde a todos os processos relacionados ao sistema de gestão, com informações que colaborem com as operações da organização e a evidência dos resultados alcançados.

É importante ressaltar, que dentro da informação documentada, podem conter dados referentes aos registros e aos documentos da organização, cada um com a sua especificidade.

A startup Docket, da área de gestão de documentos, oferece funcionalidades digitais que agilizam os processos da informação documentada da ISO 9001

Diferença entre documentos e registros

Tanto os documentos quanto os registros são importantes para qualquer organização.

Mas afinal, qual a diferença entre documentos e registros?

De acordo com a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), uma das diferenças entre documento e registro, é que:

O documento atua de “forma a manter a informação documentada”, enquanto o registro tem a função de “reter a informação documentada”.

Contextualizando, um documento tem relação com o planejamento e as diretrizes que guiam ao futuro da empresa, como a visão, cultura de ação de colaboradores e tarefas a serem executadas no decorrer deste processo.

  • Instruções sobre os processos de trabalho;
  • Procedimentos;
  • Código de ética;
  • Normas;
  • Lei.

Ou seja, um documento é tudo o que determina uma regra às ações dentro da organização.

Por outro lado, o registro, como o próprio nome diz, significa a transcrição dos fatos, anotações com o objetivo de realmente registrar evidências do que aconteceram no passado.

  • Ordens de serviços;
  • Notas fiscais;
  • Ordens de produção;
  • Certificado ou diploma de algum curso;
  • Ata de uma reunião ou assembléia;
  • Formulários de matrículas.

Há várias formas de aprender a manter a informação documentada, inclusive há o curso de organização e controle de documentos do SENAI. No entanto, grandes empresas podem sofrer vários prejuízos e, inclusive, riscos de perda e vazamento da informação na hora de configurar seus documentos e registros sem nem mesmo perceber onde estão as falhas.

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Erros comuns no monitoramento da organização documentada

O controle de documentos ISO 9001:2015 consiste em manter a informação disponível para o uso sempre que necessário, bem como garantir que a informação documentada esteja guardada em segurança.

Grandes empresas investem em servidores, equipes de T.I. e diferentes técnicas de arquivo e controle de documentos sem saber dos riscos e prejuízos que podem sofrer.

  • Arquivos manuais: O arquivo manual gera atrasos e dificulta que a informação seja encontrada e visível, o que pode acarretar em perda de prazos e desperdício de tempo do time de backoffice;
  • Controle de documentos Excel: Há muitos que costumam desenvolver uma planilha de controle de documentos e registros, o que, em uma fase inicial, pode até parecer eficaz. Mas ao considerar em larga escala, mais uma vez, surgirão problemas sobre a visibilidade de dados.

Atualmente, a tecnologia em nuvem para o armazenamento de documentos é considerada uma solução acessível para estas questões.

Como a Docket pode auxiliar nos cuidados da informação documentada

Com investimento constante em inovação, a Docket se tornou referência nos processos documentais, capaz de disponibilizar, resgatar, padronizar e armazenar documentos em nuvem, por uma plataforma única, que centraliza toda a gestão de documentos e registros de grandes empresas.

  • Shopping de documentos: mais de 200 tipos de documentos e certidões de todo o Brasil.Geração de relatórios completos que permitem o controle total do fluxo de documentos por meio de um dashboard simples e funcional.
  • Armazenamento online de documentos e certidões:  solução que otimiza o monitoramento, a busca e a análise de documentos e certidões.
  • Recorrência: Ao programar uma recorrência, os documentos são solicitados de maneira automática, ideal para quem precisa solicitar os mesmos documentos com certa frequência, de acordo com as necessidades.

A Docket é pioneira no setor de documentações, capaz de acelerar os processos inerentes à esteira burocrática e a rentabilidade das empresas. Experimente os benefícios das soluções que só a Docket pode oferecer.

Conheça mais sobre como você pode otimizar os processos da sua empresa. Conte com a Docket!

Você também pode se interessar por:

Norma ISO:9001:2015: O que é, requisitos e estrutura da norma 

ISO 9001: 2015 – Requisito 7.5 e Informação documentada

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Sobre a Docket

Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.

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