Tudo que você precisa saber sobre gestão de alvarás e licenças!

17/06/2021
Leitura em: 10 minutos
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TL;DR  A gestão de alvarás e licenças é fundamental para que as empresas estejam quites com os órgãos regulamentadores. Sem o correto cuidado e armazenamento dessas informações, a empresa pode ser multada ou até ter uma unidade fechada. 

Neste conteúdo, você vai ver:

  • A importância dos alvarás e licenças;
  • A gestão de alvarás e licenças;
  • A solução L&A da Docket; 
  • As vantagens ao utilizar a plataforma na gestão de alvarás e licenças. 

Como melhorar a gestão de Alvarás e Licenças na sua empresa? Ser empreendedor no Brasil não é nada fácil. Afinal, independentemente do segmento de atuação, a trajetória de uma empresa é marcada por diversas legislações, regras e obrigações fiscais.

A burocracia começa com a grande quantidade de documentos para comprovar a regularidade do representante da empresa perante os órgãos públicos. São documentos como: Certidão Civil, Certidão de Breve Relato, Certidão de Executivos Fiscais Estaduais e Municipais, Distribuição Criminal, Certidão Negativa de Débito (CND) e Certidão de Dados Cadastrais. 

A importância dos Alvarás e Licenças 

Embora a emissão, gestão e organização de documentos regulatórios possa ser complexa e onerosa para as empresas, elas são ações fundamentais para garantir que a obra/empresa esteja seguindo todas as normas necessárias. Isso dá segurança à organização, aos funcionários e aos clientes que frequentam o espaço. Por isso, a melhor forma de resolver esses gargalos é simplificando os processos burocráticos. 

É comum que as operações de guarda e organização de documentos sejam feitas de modo manual e físico. Assim, os documentos e processos ficam sem nenhuma padronização, há também a perda de dados, falta de histórico e a morosidade no compartilhamento de informações entre áreas. 

Dessa forma, o investimento em tecnologia é capaz de auxiliar na gestão de alvarás e licenças, especialmente de empresas que mantêm muitas filiais em diferentes cidades e estados do Brasil. Ao utilizar um software específico para isso, é possível centralizar as demandas e organizá-las de forma automatizada.

Guia Prático de alvarás e licenças

A Gestão de Alvarás e Licenças

Há quem pense que a burocracia excessiva acaba logo após a abertura do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). Contudo, o estudo Doing Business, realizado pelo Banco Mundial, apontou como a burocracia atrapalha, especialmente, três dos procedimentos fundamentais de um empreendimento: 

  1. A abertura de novos negócios e empresas;
  2. O impacto negativo na produtividade, gestão e operação, com mais de 1.500 horas dedicadas apenas a tributos, impostos e questões burocráticas;
  3. Entraves no fechamento de empresas, que geram ineficiência e paralisação de recursos.

A burocracia existe para qualquer negócio. E, para uma empresa continuar atuando sem dores de cabeça ao longo do tempo e dentro dos padrões legais, é necessária uma série de comprovações específicas. Confira alguns cenários nos quais alvarás e licenças são indispensáveis. 

Alvará de Funcionamento

O Alvará de Funcionamento ou Alvará de Localização e Funcionamento — às vezes chamado de Alvará Comercial — comprova que a empresa está apta a localizar e funcionar em determinado local, cumprindo as normas urbanísticas, de segurança, de higiene, de uso e ocupação de solo, dentre outras.

Sem esse alvará, a empresa não pode iniciar suas atividades. Ou seja, trata-se de um documento obrigatório. Isso porque é por meio dele que uma instituição, seja comercial, agrícola ou industrial, comprova que está devidamente preparada para funcionar. 

Na maior cidade do país, a Licença de Funcionamento pode ser conseguida pela Internet através do Portal da Prefeitura de São Paulo. Para isso, basta acessar o sistema eletrônico e solicitar a expedição já com os documentos para alvará de funcionamento em mãos. No entanto, nas demais localidades, é importante consultar a forma de obter o alvará acessando o site da prefeitura.

Dentre os documentos necessários para dar entrada, estão:

  • Planta do imóvel;
  • Cópia do IPTU pago;
  • CPF e RG, originais ou cópias, da pessoa responsável;
  • O Setor, Quadra e Lote (SQL) do imóvel;
  • Escritura do Imóvel e contrato de locação (se for o caso).

Alvará de Construção

Tanto para construções novas, reformas estruturais ou até mesmo uma demolição, o Alvará de Construção pode se fazer necessário. Trata-se de um documento emitido pela própria prefeitura onde o imóvel está ou estará localizado e que indica a conformidade da obra com as normas e leis existentes.

Cada município possui suas particularidades de emissão. Por isso, a obtenção do Alvará de Construção pode variar de acordo com cada localidade. Normalmente, os documentos necessários para o proprietário são o documento de identificação e o CPF. Quanto ao imóvel, a certidão atualizada de matrícula de imóvel.

Licença Ambiental e suas etapas

A Licença Ambiental é um documento obrigatório para implementação, execução e operação das atividades. Ela define quais recursos naturais são utilizados ou que, eventualmente, causam algum impacto ao meio ambiente. O que é importante observar é que a Licença Ambiental é o ato final do Licenciamento Ambiental, um processo que é dividido em três etapas e licenças diferentes: 

Licença Prévia (LP): é concedida na fase preliminar do planejamento do empreendimento ou atividade e aprova sua localização e concepção, confirmando a viabilidade ambiental e estabelecendo os requisitos básicos a serem atendidos nas próximas fases da implantação.

Licença de Instalação (LI): permite a instalação do empreendimento ou atividade de acordo com as especificações constantes dos planos, programas e projetos aprovados, incluindo as medidas de controles ambientais e demais condicionantes.

Licença de Operação (LO): autoriza a operação da atividade ou empreendimento após a verificação do cumprimento do que consta nas licenças anteriores, com as medidas de controles ambientais e condicionantes determinados para a operação.

Conheça a plataforma de Licenças e Alvarás 

Pensando na complexidade de gerenciar documentos regulatórios — principalmente em grandes empresas —, a Docket desenvolveu a plataforma de Alvarás e Licenças. A solução possui planos flexíveis e os valores variam de acordo com o número de usuários, CNPJs cadastrados e espaço de armazenamento contratado. O resultado de tudo isso é o aperfeiçoamento dos processos para os clientes, gerando mais eficiência nas operações. 

Dentre as principais funcionalidades da plataforma, estão: 

1- Alerta de vencimento

Com o alerta de vencimentos, sua empresa evita multas e interdições. Receba alertas de vencimento de Alvarás e Licenças e organize com antecedência toda a documentação necessária para a renovação. Por meio da plataforma, é possível visualizar rapidamente alertas de pendências, bem como receber alertas de vencimento automatizados por e-mail, notificações push e no próprio sistema, configurados de acordo com a sua necessidade.

Plataforma de Alvarás e Licenças

2- Visualização completa de cada unidade 

Faça o cadastro de seus protocolos, acompanhe os status de suas documentações, crie checklists e controle o centro de custos diretamente pela plataforma. Essa funcionalidade é importante, pois possibilita tomadas de decisões mais assertivas no acompanhamento de suas operações.

 

3- Mapa de operações

Por meio dessa funcionalidade, é possível acompanhar e obter a geolocalização de Alvarás e Licenças, inclusive via Google Maps. Tenha uma visão macro das atividades das filiais da empresa, visualizando rapidamente alertas de pendências e vencimentos, com a identificação de cores pelo pin. 

Plataforma de Alvarás e Licenças

No total, são mais de 8 mil unidades monitoradas na plataforma, com cerca de 45 mil documentos regulatórios gerenciados e mais de 90 mil alertas configurados, evitando atrasos e multas. 

Vantagens ao utilizar a plataforma na gestão de alvarás e licenças

Diariamente, os times de compliance e jurídico das empresas precisam criar estratégias e analisar planilhas para que a organização não sofra com nenhuma multa, sanção por vencimento ou falta de documentos regulatórios.  Assim, a plataforma de Alvarás e Licenças surge como uma ferramenta centralizadora dessas operações, trazendo vantagens operacionais. Confira:

  • redução no número de multas e sanções na unidade;
  • aumento de previsibilidade de quando os documentos vão vencer;
  • visualização completa sobre os documentos das unidades, incluindo checklists de ações necessárias e centro de custo;
  • otimização no tempo de regulamentação; 
  • melhora na gestão de documentos, dando adeus a pastas e armários físicos, centralizando tudo em uma plataforma digital; 
  • monitoramento em tempo real do andamento das pendências, com alertas e análises de histórico;
  • manutenção do compliance, com sistema que segue todos os pré-requisitos para segurança dos dados e informações, conforme  explicitado na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Portanto, com a solução desenvolvida pela Docket, é possível mitigar os problemas com documentos regulatórios, gerando economia e otimização no tempo das equipes. Para conhecer melhor o produto, solicite um trial. 


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Sobre a Docket

Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.

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Conheça a Docket a startup que está revolucionando o mundo jurídico

Confira o que os principais meios de comunicação do mundo têm falado sobre a nossa solução e como a tecnologia da Docket tem revolucionado o universo jurídico e as operações que envolvem documentos.

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