Automatizar a gestão de documentos no agronegócio é imprescindível para empresas que desejam crescer e aumentar a rentabilidade. Veja os benefícios do processo.
Atualmente, a gestão de documentos no agronegócio tem sido cada vez mais aprimorada graças ao uso da tecnologia nas operações do agro. Dessa forma, os benefícios ao automatizar o fluxo de processos que dependem de documentos continuam sendo mais importantes e fundamentais para as empresas do setor.
Antes de mais nada, é preciso entender que fazer a gestão de documentos no agronegócio não é um processo simples. Nesse setor, a emissão e gerenciamento de documentos e contratos estão presentes desde a originação dos grãos, passando por toda a cadeia produtiva, com a estocagem em silos e a logística de transporte até sua exportação. Ou seja, são fluxos que envolvem praticamente todas as áreas da empresa, indo além da parte jurídica.
As rotinas administrativas de empresas desse setor — seja no escritório ou no campo — são permeadas de processos burocráticos, que muitas vezes são feitos de maneira analógica e manual. Por isso, para se tornar uma empresa eficiente, é fundamental que todo o processo seja otimizado, inclusive a gestão.
Gestão de documentos no agronegócio: a influência da transformação digital
No passado, grande parte das operações do agronegócio eram realizadas de maneira presencial e manual. Hoje, com a maior competição do setor e maior exigência na concessão de crédito por parte de indústrias de insumos, bancos e tradings, tornou-se inviável o controle manual de processos fundamentais para a empresa.
A transformação digital e o uso da tecnologia já chegaram a muitos processos do agronegócio, otimizando a produtividade e aumentando os ganhos do setor. Toda a cadeia já foi impactada com a tecnologia e inovações, como o melhoramento genético para sementes, a rastreabilidade das mudas, suplementos para o crescimento e desenvolvimento dos animais, uso de drones e inteligência artificial para monitorar plantações. Contudo, o setor ainda tem muito a se desenvolver.
De acordo com o Ministério da Agricultura, atualmente, apenas 23% do espaço agrícola brasileiro possui algum nível de cobertura de internet. Ou seja, esse acesso precisa ser ampliado exponencialmente para melhorar o acesso de internet às fazendas do interior.
Em um cenário mais otimista, com a promessa de instalação de 15 mil novas torres de transmissão, o Ministério acredita que a cobertura de internet pode chegar a 90% até 2026.
Se isso acontecer, a tecnologia pode fazer o Valor Bruto da Produção (VBP) da Agropecuária crescer 9,6% — representando um aumento de R$101,47 bilhões sobre o atual R$1,057 trilhão.
A expectativa é que, para os próximos anos, os investimentos públicos e privados do setor cresçam. Assim, as empresas que não acompanharem as tendências correm o risco de ficarem para trás. Por isso, é fundamental que a gestão de documentos no agronegócio também utilize tecnologia para acelerar os processos.
4 benefícios ao automatizar a gestão de documentos do agronegócio
Ao utilizar um sistema de gestão de documentos para o agronegócio, como as soluções da Docket, é possível escalar as operações da sua organização e diminuir custos.
- Informações centralizadas e seguras
- Facilidade no acesso às informações
- Redução de custos
- Aumento de produtividade e eficiência
Sabemos que os processos internos que envolvem emissão de documentos, criação e assinatura de contratos podem ser extremamente morosos, diminuindo a produtividade das equipes.
Pensando nisso, explicamos detalhadamente quais os 4 benefícios ao automatizar processos do agronegócio. Confira.
- Informações centralizadas e seguras
Ao utilizar um sistema de gestão de documentos, as informações ficam centralizadas em um só lugar.
Dessa forma, além de eliminar a necessidade de emitir documentos presencialmente, organizar as informações em espaços físicos, todas as informações necessárias para a operação ficam centralizadas em um só lugar.
Analisando para o agro, isso é fundamental já que a cada safra, as operações de barter, crédito ou CPR precisam ser renovadas e, muitas vezes, os parceiros são os mesmos.
Outro ponto fundamental é que ao escolher um bom sistema, é possível garantir a segurança dos dados. Com a LGPD em vigor, é importante saber que todos os dados transacionados estão em segurança.
- Facilidade no acesso às informações
Por meio de uma plataforma 100% digital, é possível acessar as informações de qualquer lugar.
Ou seja, em caso de empresas que precisam gerenciar documentos na sede e em escritórios, o fluxo pode continuar sem que seja preciso organizar informações manualmente.
Além disso, bons sistemas possuem históricos, que registram os acessos e os fluxos, facilitando o entendimento de cada fase.
- Redução de custos
Fazer uma gestão de documentos sem as ferramentas corretas, é desperdício de tempo e de dinheiro. Por isso, um sistema de gestão ajuda a reduzir custos. Isso porque, uma operação de crédito pode demorar até 90 dias desde a fase de início até a assinatura do contrato.
No meio dessas fases, é preciso emitir documentos, por vezes, contratar despachantes e organizar informações.
Dessa forma, com um sistema de gestão, o time interno consegue se dedicar a outras etapas operacionais. Ou seja, deixa a parte burocrática e repetitiva para a plataforma.
- Aumento de produtividade e eficiência
Com a ajuda da tecnologia, é possível aumentar a produtividade e eficiência do time. Os sistemas de gerenciamento de documentos otimizam todos os fluxos das operações, garantindo que as informações buscadas possam ser encontradas de maneira rápida e eficiente. Na prática, isso é refletido na eficiência interna da equipe.
Até pouco tempo, o processo de emissão e formalização de garantias e documentos do agronegócio eram realizados de forma manual. Portanto a falta de transparência e descentralização das informações em diversos e-mails e planilhas dificultavam a gestão, tornando o processo mais moroso e as falhas menos perceptíveis.
Assim, contratar um sistema de gestão de documentos para o agronegócio é uma solução digital que otimiza e simplifica a gestão de operações que necessitam de documentos.
Se você se interessou pelo assunto e quer saber mais sobre a gestão de riscos no agronegócio, leia este post no nosso blog.