4 formas de diminuir a burocracia com tecnologia

TL;DR: A tecnologia é uma grande aliada para otimizar processos, diminuir a burocracia e aumentar a produtividade das equipes. Neste artigo, você vai entender que a jornada burocrática não precisa ser lenta e morosa, ela pode ser otimizada com o uso de ferramentas para acelerar a esteira de jornadas complexas. 

Leia, neste artigo: 

• O que é burocracia?
• Os prejuízos que o excesso de burocracia gera
• 4 formas de diminuir a burocracia com tecnologia
  

Boa leitura!

O que é burocracia?

Antes de te contar como diminuir a burocracia no Brasil, vamos entender o conceito dessa palavra que muitas vezes é usada como sinônimo de algo ruim, complicado e cheio de regras. 

O termo burocracia é uma junção de palavras do francês e do grego, bureau + kráto, que, no sentido literal, é usado para falar sobre a administração pública ou o poder de funcionários em um ambiente de trabalho. 

Porém, o que nós entendemos por burocracia, não somente na língua portuguesa, ganhou uma conotação completamente diferente, na maioria das vezes negativa. Quando alguém diz que um processo é burocrático, geralmente significa que ele passa por muitos trâmites, regras, obrigações e procedimentos. Ou seja, percorre um longo caminho até ser finalizado. 

Um bom exemplo sobre a burocracia no dia a dia são os trâmites exigidos na obtenção de crédito. É necessário ir a um banco ou instituição financeira solicitar o crédito, buscar os documentos necessários em cartórios um por um, entregar pessoalmente para a análise, aguardar o processo do banco e, se tudo estiver correto, assinar o contrato.

Por isso, esse processo pode durar até 90 dias, tornando-se extremamente burocrático tanto para o consumidor final quanto para a empresa que precisa operacionalizar o pedido. 

Os prejuízos que o excesso de burocracia gera

Um estudo encomendado pela Sage para a consultoria Plum mostrou que as pequenas e médias empresas gastam R$2,5 mil por dia com processos burocráticos, entre valores dos processos e a perda de produtividade causada por eles. 

Este número — em dias — também é alarmante. O estudo mostrou que 135 dias por ano são gastos com a resolução de questões de organizações burocráticas. As atividades que mais causam esse impacto são de contabilidade, emissão de notas fiscais e recursos humanos. 

Calcula-se que 6.5% do tempo dos colaboradores é gasto em tarefas burocráticas no Brasil, enquanto no Canadá esse número cai para 1,7%. A pesquisa Retratos da Sociedade Brasileira, realizada pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) e pelo Ibope mostrou que:

• 77% dos entrevistados veem o Brasil como um país burocrático ou muito burocrático;
• 74% concordam total ou parcialmente que o excesso de burocracia nas organizações desestimula os negócios, incentiva a corrupção e a informalidade e leva o governo a gastar mais do que o necessário;
• 77% dos entrevistados acreditam que esse é um dos maiores obstáculos ao crescimento da economia brasileira;
• 75% acham que o excesso de burocracia eleva os preços dos produtos e serviços.

4 formas de diminuir a burocracia com tecnologia

Separamos aqui algumas formas de simplificar processos e agilizar atividades que podem diminuir a burocracia com tecnologia na sua empresa. 

1. Invista em organização e conectividade

A organização é essencial para alcançar os objetivos da empresa e ser cada vez mais assertivos nos serviços e produtos oferecidos. Com a tecnologia, é possível centralizar todo o trânsito de informações e manter as pessoas conectadas por meio de uma única plataforma, sem riscos de perdas de dados e seguindo as normas da LGPD.

Assim, em um ambiente sem padronização, descoordenado e com uma comunicação não linear, o andamento do trabalho é prejudicado, os colaboradores ficam insatisfeitos e a produtividade é baixa. Dessa forma, a aplicação da tecnologia pode mitigar todos esses problemas, trazendo mais foco para o que é realmente importante. 

2. Ganhe mais tempo para pensar estrategicamente

A automatização de tarefas que não precisam ser manuais podem tornar processos mais simples e práticos, gerando economia. Usando a tecnologia certa, você agiliza jornadas e dedica tempo para as atividades mais complexas e prioritárias.

Com processos morosos e manuais automatizados, a sua equipe pode focar no que realmente importa: em estratégias para crescimento do negócio. Com o tempo de atividades manuais reduzido, o pensamento é focado na resolução de problemas.

3. Gerencie com mais facilidade as execuções de tarefas

Com a automatização de processos e um foco mais estratégico, a execução das tarefas tende a ser mais organizada, clara e coerente. Na plataforma de gerenciamento de documentos regulatórios da Docket, por exemplo, você tem de maneira ágil, automatizada e segura o histórico de alterações e relatórios automáticos, que facilitam a rotina do gestor. 

Além disso, outra vantagem é poder acessar a plataforma de qualquer lugar, basta ter conexão com a internet, por ser uma solução 100% digital. A personalização deixa tudo com a cara da sua empresa e as informações necessárias específicas para cada necessidade. 

4. Uso de softwares específicos para a redução da burocracia 

A Docket é uma legaltech SaaS que atende ao público B2B, conectando órgãos públicos, cartórios e empresas. Utilizamos tecnologia, tornando o processo de documentação cada vez mais eficiente, seguro e digital. 

Assim, desburocratizamos as operações das empresas com soluções que facilitam desde a emissão, padronização e digitalização de mais de 200 documentos até a gestão direta desses ativos. Por meio de infraestrutura e tecnologia pioneiras no Brasil, as soluções oferecidas otimizam operações burocráticas que dependem de documentos, promovendo eficiência operacional. 

A Docket possui três soluções transformando fluxos complexos em processos otimizados. O Shopping de Documentos é uma plataforma que permite realizar todo o fluxo das operações que dependem de documentos, desde sua emissão até a análise com a geração de relatórios. Já a plataforma de Alvarás e Licenças colabora com gestão de documentos regulatórios, facilitando a organização de prazos de vencimento e pendências em unidades. 

Por fim, a  Real Estate Analysis (R.E.A) — é uma inteligência artificial capaz de realizar a leitura da matrícula de imóveis, classificando as informações mais relevantes e extraindo os principais dados do documento, como nome do proprietário e indicando os gravames encontrados e em quais páginas eles se encontram. 

Para entender melhor como a tecnologia ajuda a diminuir a burocracia e saber mais sobre como otimizar a gestão de documentos na construção civil, leia o nosso artigo!