Conheça a inovação que está desburocratizando o Brasil

Startup investe em inovação disruptiva para fornecer infraestrutura e tecnologia para otimizar processos que dependem de documentos, de forma a desburocratizar operações e quebrar os paradigmas que prejudicam o potencial competitivo do país.

TL,DR: Neste artigo, temos como objetivo principal colaborar com o entendimento a respeito dos entraves burocráticos que atrasam o crescimento da economia brasileira, trazendo soluções capazes de otimizar esteiras operacionais, de ponta a ponta, por meio da tecnologia.

Para isso, trazemos os seguintes exemplos de burocracia:

• A Teoria da Burocracia: uma breve contextualização histórica que explica qual o conceito de burocracia e qual a importância da burocracia nas empresas.
  • Disfunção da Burocracia: como a burocracia em excesso pode prejudicar o potencial competitivo.
• Burocracia no Brasil: como a redundância burocrática enfraquece os principais setores da economia do país.
  • A campanha de desburocratização e a lei da desburocratização no Brasil.
• A contribuição das lawtechs para a desburocratização: aprenda como as novas tecnologias contribuem para a acelerada da desburocratização de tarefas.

Boa leitura!

Teoria da Burocracia

A Teoria da Burocracia foi idealizada por Max Weber com o objetivo de alcançar a excelência a partir do pensamento racional que acontece a partir do detalhamento dos processos encontrados em normas, regulamentos, rotinas e relacionamentos, que nos leva a entender o que é burocracia na administração.

Como a burocracia influencia nas empresas:

Quando Weber criou a Teoria da Burocracia trouxe uma grande colaboração para a administração de empresas, já que estabeleceu características específicas para cada divisão de departamentos e tarefas de uma empresa. 

Por isso, listamos aqui alguns caráteres burocráticos vistos em administração:

• Normas e regulamentos: devem ser descritos em espécies de manuais com o objetivo de impor determinadas regras e disciplinas a respeito de uma organização.
• Formalização e comunicação: visa esclarecer por escrito a comunicação e evitar diferentes interpretações de processos.
• Racional e divisão de trabalho: estabelece a metodologia de divisão de trabalho, de forma a realizar tarefas com eficiência.
• Padrão em rotina e procedimentos: podem variar de acordo com o cargo e o departamento do colaborador, mas visam colaborar com o código de ética e a conduta.
• Previsibilidade total sobre o funcionamento: com a boa execução da burocracia, é possível evitar riscos de erros, antecipar tarefas e prever as próximas atividades com eficácia.

Além disso, também estão incluídas na Teoria da Burocracia características como competências, meritocracia, especialização e profissionalização, sempre com o objetivo de colaborar com o melhor desenvolvimento. 

Disfunção da burocracia

Se por um lado, a burocracia é capaz de auxiliar organizações, por outro, o seu excesso é capaz de tornar os processos ineficientes, gerando as disfunções da burocracia apontadas pelo filósofo americano Robert King Merton, como você pode ver em algumas das situações a seguir:

• Apego aos regulamentos: os regulamentos e normas devem ser o meio para a realização das metas e alcance aos resultados, mas quando em disfunção, passam a ser os objetivos, desfocando a real prioridade da empresa.
• Excesso de formalismo e papelada: o excesso de formalismo acontece quando todas as comunicações devem ser documentadas e formalizadas, trazendo a redundância burocrática capaz de travar o crescimento de uma organização.
• Resistência à mudanças: as mudanças significam sair da rotina padrão e da previsibilidade de tarefas, ou seja, sair da zona de conforto para algo novo.
• Conflitos com o público: o colaborador está tão internalizado na organização que segue as regras à risca, sem abrir exceções ou buscar entender as necessidades do cliente, o que prejudica a satisfação do cliente final e o relacionamento de marca.

Outras questões dentro da disfunção da burocracia envolvem a despersonalização do relacionamento, a categorização como base do processo de decisões, superconformidade, assim como um mecanismo de estímulo à corrupção, impedindo o desenvolvimento e a evolução, tanto do profissional, quanto da organização e, até mesmo, de um país.

A burocracia no Brasil

De acordo com uma pesquisa realizada em 2017 pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo, 91,4% das empresas brasileiras têm sua competitividade afetada pela burocracia. 

Este dado que pode até ser considerado antigo frente à aceleração da agenda de digitalização, especialmente com a atual pandemia do Covid-19, mas a triste realidade é que até então não houve mudança significativa nenhuma, se compararmos com relatório Doing Business 2020, do Banco Mundial, que aponta o Brasil como um dos piores países do mundo no índice de ambiente de negócios, onde os empresários perdem cerca de 1.500 horas por ano (o que equivale a mais de dois meses) apenas para lidar com a complexidade burocrática e tributária.

Para que se tenha uma ideia sobre os prejuízos que muita burocracia traz ao desenvolvimento econômico, vamos citar como exemplo os três motores do país:

• De acordo com um estudo da Confederação Nacional da Agricultura, CNA, no agronegócio, principal contribuinte do PIB nacional, quase 40% dos produtores nunca tiveram acesso ao crédito rural, principal ferramenta para o investimento em insumos e maquinários.
• Na construção, a burocracia encarece 12% do valor total de uma obra, como aponta a pesquisa “O Custo da Burocracia no Imóvel”, realizada pela Câmara Brasileira da Indústria da Construção – CBIC, em parceria com a Associação Brasileira de Incorporadoras Imobiliárias – ABRAINC, o Movimento Brasil Competitivo – MBC e Senai.
• Voltando ao estudo do Banco Mundial, o Brasil está entre os piores países do mundo no índice de obtenção de crédito, ocupando a 104ª posição no ranking entre 190 economias.

As dificuldades acontecem por inúmeros fatores, como a disfunção burocrática da própria burocracia estatal. Afinal, a República Federativa do Brasil é formada por 26 estados, 5 568 municípios e o Distrito Federal, cada um com suas respectivas especificações, inúmeros cartórios, secretarias, entre outros órgãos reguladores, fiscalizadores e emissores, além dos inúmeros documentos, certidões e licenças. 

Por exemplo, uma certidão de matrícula de imóvel deve ser retirada no cartório de registro de imóveis referente à sua localização. Mas com o passar do tempo e o crescimento urbano, é possível que surjam novos cartórios (apenas em São Paulo são 18 cartórios de registro de imóveis) e que este registro acabe sendo transferido para outra comarca.

A Campanha da Desburocratização

De acordo com o dicionário, desburocratização significa: “ação ou efeito de desburocratizar (eliminar ou reduzir burocracia); ação de fazer com que a estrutura administrativa de uma empresa (privada ou estatal) se torne mais eficiente”.

A  Lei da Desburocratização, Lei nº 13.726/2018, tem como meta tornar mais acessíveis os serviços, informações e procedimentos administrativos, simplificando as formalidades e diminuindo obrigações, como por exemplo, a exigência por parte de órgãos públicos por documentos autenticados ou o reconhecimento de firma em cartórios.  

Outra mudança é a apresentação da carteira de identidade no lugar da Certidão de Nascimento, além de diversas medidas que buscam facilitar a inclusão de cidadãos, otimizar o ambiente de negócios e modernizar o Estado, instituindo o selo de desburocratização, que reconhece boas práticas que tragam eficácia e eficiência.

Para identificar estes critérios, criou-se a Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital, que, desde 2019, tem como missão dar mais agilidade e utilidade aos órgãos públicos para os cidadãos.

Mas não é apenas a desburocratização da administração pública que deve acontecer. Como você pôde notar no decorrer do texto, empresas privadas também podem sofrer com a disfunção burocrática interna, prejudicando a si mesmas e aos seus stakeholders.

A contribuição das lawtechs para a desburocratização

As novas tecnologias possibilitaram o surgimento das lawtechs ou legaltechs, startups que buscam solucionar problemas jurídicos com a tecnologia, trazendo a desburocratização de processos, como, por exemplo, a liberação de empréstimo sem burocracia, o que é extremamente benéfico para diversos segmentos, como o agronegócio e a construção civil.

A Docket é uma grande referência e destaque entre as legaltechs que vem transformando a jornada de processos de inúmeras corporações, gerando um impacto positivo na economia nacional através da eficácia e facilitação de operações que dependem de documentos.

Isso porque, através de suas diferentes plataformas, a Docket fornece toda a infraestrutura e tecnologia para otimizar procedimentos, acelerando a esteira de rentabilidade de seus clientes, reduzindo custos e aumentando enormemente a produtividade de toda a equipe.

O passo a passo para a desburocratização de processos

Entre os cases e operações da startup, estão soluções tecnológicas que colaboram com bancos, financeiras, agronegócio e construção civil, que dependem principalmente do crédito para o investimento em insumos, tecnologias e maquinários. 

• Para contextualizar, o gargalo começa quando o cliente final das instituições buscam a abertura de alguma linha de crédito. Neste momento, o time comercial deve solicitar uma série de documentos ao cliente, que muitas vezes não possui estrutura ou conhecimento sobre como obtê-los, especialmente pela falta de padrão de solicitações que devem ser realizadas em diferentes órgãos, o que acarreta em uma grande demora e riscos de atrasos nos prazos, além dos gastos com deslocamento. 

Neste momento, o índice de satisfação do cliente é prejudicado, o que afeta diretamente no fechamento de contratos. 

• Uma vez que tenha a documentação em mãos, o time comercial deve revisar uma a uma de e encaminhar para as análises do setor jurídico. Porém, a operação de gestão de documentos de forma manual acarreta riscos de perda de dados, solicitações ou trabalhos em duplicidade, além de ruídos de comunicação entre os departamentos.
• Em seguida, as análises em larga escala realizadas pelo setor jurídico são suscetíveis a erros e riscos de fraudes, já que documentos, como a certidão de matrícula de imóveis, podem chegar de forma ilegível.

Mas, com a tecnologia do Shopping de Documentos da Docket, é possível agregar valor ao modelo de negócios da instituição, otimizando o índice de satisfação do cliente, que recebe a liberação de crédito sem burocracia. Confira:

• Quando o cliente solicita a abertura de crédito para a financeira, o time comercial realiza toda a gestão das operações que dependem de documentos, desde a solicitação, através da própria plataforma web, sem deslocamentos ou riscos de perder prazos.
• Um alerta é emitido automaticamente, caso haja alguma pendência na solicitação.
• Em seguida, o time jurídico recebe relatórios automatizados sobre a situação do documento, se é positivo ou negativo, bem como alertas de gravames.
• A pré-análise de matrículas de imóveis acontece por meio da R.E.A., inteligência artificial desenvolvida pela Docket, capaz de realizar a pré-análise em segundos, com mais de 95% de confiabilidade, extraindo as principais informações, como ônus e dados do proprietário em relatórios.

Desta forma, é possível obter maior produtividade com a desburocratização para tomadas de decisões mais ágeis.

Com tantas soluções e uma tecnologia disruptiva, a Docket conquistou grandes clientes e está presente em 80% dos municípios brasileiros, além de ser considerada entre as 100 startups que mais geram impacto na Ibero América, segundo pesquisa realizada pela agência espanhola Gov Tech Lab.

Experimente alcançar a excelência operacional com a transformação digital da Docket.