As inundações no Rio Grande do Sul reacenderam o debate sobre a digitalização dos cartórios no Brasil, que já devia estar ocorrendo segundo a Lei 14.382/22. Digitalizar documentos físicos e oferecer atendimento online garantem serviços de maior qualidade e segurança aos dados dos usuários.
Veja mais a seguir.
Visão geral
As inundações no Rio Grande do Sul, causadas por fortes e prolongadas chuvas, resultaram em danos extensos ainda não totalmente mensurados. A reconstrução do estado será necessária, já que a infraestrutura das cidades, comércios, residências foi severamente afetada.
Além dos danos imediatos, um novo ponto passou a receber destaque: a destruição dos cartórios. Por conta da imensidade de arquivos que guardam, sendo em sua maioria físicos, o debate sobre a necessidade de digitalização de documentos e melhoria nos processos eletrônicos foi reaceso. Recentemente, em nota, a Associação dos Notários e Registradores afirmou que a digitalização já está presente em 95% dos serviços prestados pelos cartórios.
Todavia, a documentação ainda é em grande parte física e os processos online ainda não estão difundidos às pessoas atendidas. A Lei 14.382/22, publicada em 27 de junho de 2022, voltou ao debate público. Esta legislação estabeleceu o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP), exigindo que todos os cartórios brasileiros adotem um sistema online unificado para registro e armazenamento de seus acervos.
O que é o processo de digitalização de cartórios?
A nova legislação exige que os cartórios digitalizem seus acervos e ofereçam serviços online. O processo de digitalização se resume a escanear todo acervo físico do cartório, seguindo o Decreto 10.278, e anexá-lo no sistema fornecido pelo governo. Mas de todo modo, os livros originais dos cartórios devem ser preservados.
Entre os serviços a serem prestados remotamente estão registros de imóveis, certidões de nascimento e casamento, e consultas unificadas de documentos de todos os cartórios via CPF, CNPJ ou matrícula de imóveis. A lei também permite o uso de assinatura eletrônica para registros online e o compartilhamento de identificação biométrica dos cidadãos pela Justiça Eleitoral, garantindo a autenticidade dos dados.
O objetivo é assegurar maior segurança e agilidade na resolução de problemas dos cidadãos. Com os dados digitalizados, documentos não serão perdidos ou danificados, promovendo melhora na qualidade do serviço e maior transparência. Os cartórios também devem se beneficiar da medida, pois o atendimento online aumentará a autonomia dos cidadãos e reduzirá a dependência operacional de suas instalações físicas.
Desafios da digitalização de cartórios
Para que a digitalização ocorra de forma responsável, sem perda de dados, algumas medidas essenciais são necessárias, como backups regulares para prevenir a perda de informações em caso de problemas no sistema, atualizações periódicas de segurança, e a digitalização de livros de protestos a partir de 1995, além de arquivos de segurança para livros escriturados desde a década de 1980.
Outra medida crucial é o armazenamento em nuvem, em parceria com o governo. Esse método oferece maior segurança, pois os dados estarão acessíveis online, eliminando a necessidade de busca manual e protegendo a privacidade dos clientes. Além disso, documentos em nuvem facilitam o manuseio e busca por informações, garantindo privacidade e agilidade aos cidadãos.
Neste sentido, a Docket oferece um serviço ideal para auxiliar no cuidado de documentos. Com o software da Docket, é possível centralizar o armazenamento e a gestão de documentos, além de auxiliar no processo de interpretação das informações de mais de 50 tipos de certidões, a exemplo da Matrícula de Imóvel, Penhor e Alienação Fiduciária.