Os documentos e arquivos de uma empresa, sejam eles físicos ou digitais, são de extrema importância. Porém, a desorganização e pouca relevância dada ao processo de organização pode gerar atrasos, menor produtividade e até mesmo perda de dinheiro. Por isso, conhecer e trabalhar com algumas técnicas de arquivamento é essencial.
A organização auxilia no dia a dia dos processos e entregas, potencializando a produtividade e fazendo com que documentos e informações sejam encontrados de maneira mais fácil. Além disso, manter essa organização traz maior segurança de que nenhum documento será perdido.
Por isso, as técnicas de arquivamento são tão importantes, estabelecendo padrões e agrupando as informações da melhor forma.
4 técnicas de arquivamento
Algumas técnicas podem ajudar o seu negócio, confira 4 delas para impulsionar e otimizar o processo de organização de documentos digitais e/ou físicos:
1 – Alfabético
Método clássico, a ordem alfabética é uma ótima forma de separar e ordenar documentos em um arquivo. É uma maneira simples e lógica que utiliza o nome (do documento ou da pessoa) para uma organização mais intuitiva.
Seja em arquivo digital ou físico, a ordem alfabética pode ser facilmente aplicável.
2 – Grupos e Pastas
Por finalidade, por região, por responsável são apenas algumas das formas de como agrupar os documentos em pastas ou arquivos. Essa técnica de arquivamento permite direcionar a equipe de modo que facilita o encontro das informações dentro do processo como um todo.
3 – Código
Elaborar uma codificação para implementar nos arquivos é uma ótima opção! Um pouco mais trabalhosa, mas super efetiva, a codificação permite adotar várias informações para o arquivo em si. Você pode, por exemplo, definir um número para a data, tipo e ordem do documento e uma letra para região, e assim criar um código.
Um bom exemplo é SKU (Stock Keeping Unit), utilizado principalmente por lojas, ao codificar peças e produtos em estoque.
Atente-se para não complicar demais o código e atrapalhar sua localização pela equipe.
4 – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
A tecnologia tem ajudado em todas as etapas da esteira de documentação, desde a solicitação até a administração desses documentos. Com isso, as empresas conseguem reduzir prazo e aumentar assertividade.
A famosa GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma ótima opção, já que utiliza tecnologia para o gerenciamento digital e físico da documentação. Esse método auxilia em os processos de arquivamento e gestão.
A Docket, utilizando a tecnologia, auxilia uma série de empresas na busca, gestão e pré-análise de certidões de todo o Brasil. Reduzindo em até 80% do prazo na obtenção de documentos, sua equipe consegue ganhar tempo para investir em atividades estratégicas.
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