TL;DR: Veja, neste conteúdo, o que é gerenciamento eletrônico de documentos (GED), a importância desse gerenciamento, vantagens do uso desses sistemas pelas empresas e como a Docket ajuda nesse cenário. Você vai conferir:
- A importância da gestão documental
- O que é o GED
- O que as empresas ganham com essa gestão
- A tecnologia na guarda documental
Você sabe como realizar uma boa Gestão Eletrônica de Documentos (GED)? Esse processo realizado com ajuda da tecnologia é extremamente benéfico para a organização de uma empresa. A aplicação do GED auxilia no ganho de produtividade e competitividade no mercado de atuação.
A importância da gestão documental na sua empresa
Gerenciar uma empresa não é fácil. Afinal, são muitos processos, internos e externos, que acontecem em uma rotina da organização. Assim, boa parte do tempo da equipe é utilizado para ações burocráticas e a gestão de documentos é uma delas. Ainda é comum, por exemplo, encontrar dentro das empresas salas com pastas e mais pastas com documentos, contratos, licenças, alvarás e notas fiscais.
Nesse sentido, optar pelo gerenciamento eletrônico de documentos é uma ação muito mais alinhada à dinâmica do mercado e o que se espera das grandes empresas. Ou seja, com a transformação digital, os processos deixam de ser manuais e passam a ser automatizados com todas as informações guardadas em nuvem.
O que é o GED?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é definido pelo conjunto de tecnologias que facilitam o controle, compartilhamento e armazenamento de documentos. Assim, o sistema GED permite que os usuários com acesso visualizem as informações de maneira ágil e segura.
Essa solução tecnológica permite o gerenciamento digital de documentos físicos, podendo ser constituída de diversos módulos:
- Captura e gerenciamento de documentos;
- Workflow/BPM — gestão de processos;
- COLD/ERM — gestão de relatórios;
- Forms processing — automatização da digitação de dados de formulários;
- Records and Information Management (RIM) — gestão do ciclo de vida documental.
Com a solução tecnológica, todos os documentos são classificados, categorizados, processados e armazenados conforme padrões bem estruturados e seu tempo de guarda é determinado. Tudo de acordo com a legislação vigente e as regras de negócio internas da empresa.
Assim, se estabelece uma estrutura de indexação e marcações múltiplas que facilitam e agilizam a pesquisa e a localização de documentos e informações.
Que tipo de documento pode ser gerido eletronicamente?
A Gestão Eletrônica de Documentos é extremamente versátil, podendo lidar com documentos que estejam em qualquer suporte: papel, arquivos eletrônicos de texto, dados, imagem, som, CD, DVD.
Não há nenhuma restrição quanto à forma de apresentação do documento: estruturado — cuja informação está em posição fixa — ou não estruturado — quando as informações podem estar em qualquer parte do corpo do documento —.
Alguns exemplos de documentos estruturados são: guias, boletos de pagamento bancário e notas fiscais. Os documentos não estruturados são: manuscritos, correspondências e contratos.
Associado a tecnologias de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres), o GED consegue mapear e extrair informações dos documentos digitalizados para tornar sua indexação mais exata e sua recuperação imediata.
O que a minha empresa ganha com a Gestão Eletrônica de Documentos?
A Gestão Eletrônica de Documentos apresenta diversos benefícios, dentre os quais podemos destacar:
Organizar, controlar e normatizar o fluxo de documentos
Os recursos tecnológicos de GED permitem gerenciar todas as etapas do ciclo de vida de um documento — criação, classificação, avaliação, aprovação, revisão, versionamento, transferência, guarda, conservação e descarte.
O GED combina e aplica as melhores técnicas de arquivística e ciência da informação e os recursos mais avançados de tecnologia da informação para que o fluxo de documentos da sua empresa ocorra sem entraves, gargalos ou desvios.
Possibilitar o gerenciamento do fluxo de trabalho
Na ferramenta de gestão, é possível organizar e priorizar tarefas, controlar prazos, gerir o trâmite de documentos e sincronizar as ações das pessoas, por meio de metodologias de Workflow (Gestão do Fluxo de Trabalho) e BPM (Business Process Management — Gerenciamento dos Processos de Negócio).
Dessa forma, os membros da sua equipe conseguem acompanhar de forma simples todas as etapas de um processo de trabalho, mesmo que estejam em localidades físicas distintas.
Agilizar o acesso aos documentos e o seu compartilhamento
Como os documentos ficam bem organizados e indexados, ocorre uma otimização da difusão de informações. Assim, a busca e localização se torna mais rápida, com significativa melhoria da precisão na recuperação de informações.
Com isso, a produtividade dos colaboradores aumenta, não havendo perda de tempo procurando por um documento. Além disso, as plataformas de Gestão Eletrônica de Documentos permitem o acesso remoto à documentação, a qualquer hora e de qualquer lugar, obedecendo a critérios rígidos de segurança que asseguram a confidencialidade, autenticidade, confiabilidade e integridade das informações ali armazenadas.
Com essa facilidade, o compartilhamento dos documentos ocorre de maneira virtual e segura, sem vazamento de informações sigilosas e reduzindo as ocorrências de extravio ou falsificação de documentos.
Melhorar os processos de decisão
Com o uso de sistemas específicos, o processo decisório passa a ser embasado em evidências documentais, sem especulações. Agregar e acessar os documentos certos na hora certa, potencializa as chances de ser bem-sucedido nas decisões tomadas dentro da empresa.
Garantir a preservação do patrimônio documental
A partir da implantação do GED, a manipulação física da documentação se torna desnecessária, evitando danos aos documentos. Além disso, os documentos em meio digital podem ter cópias de segurança geridas por rotinas automáticas de backup, para que o acervo documental também seja adequadamente preservado no ambiente virtual.
Alinhamento com metas de ESG e Compliance
Com o uso de um sistema de gestão, os custos com cópias são reduzidos drasticamente, já que o acesso passa a ser em meio eletrônico. Ademais, há a substituição dos documentos impressos pelos digitais, reduzindo o consumo de papel, tinta para impressora e energia elétrica, diminuindo as despesas e minimizando os impactos ambientais da sua organização, prática importante ligada ao ESG.
Além disso, favorece o compliance da empresa, que deve atender às exigências normativas aplicáveis dos governos Federal, Estadual e Municipal. No momento de uma fiscalização, sua empresa precisa que os documentos fiscais, tributários e trabalhistas estejam organizados, preservados e sejam disponibilizados de forma ágil. Com a Gestão Eletrônica de Documentos, sua empresa cumpre as exigências legais dos órgãos competentes, contribuindo para a redução de autuações e multas por falha na localização de documentos e informações.
A tecnologia na guarda documental
Em plena era da informação, é indispensável que os gestores de negócios saibam o que é GED e comecem a desfrutar dos benefícios desse conjunto de tecnologias o mais rápido possível.
Os ganhos podem ser mensurados em todas as áreas. Afinal, a Gestão Eletrônica de Documentos organiza e otimiza o fluxo de informações e do trabalho, melhora a produtividade, a competitividade e a sustentabilidade da sua empresa.
Pensando nisso, a Docket desenvolveu uma plataforma de Alvarás e Licenças que ajuda no gerenciamento prático e automatizado de documentos regulatórios. Assim, organizações que possuem filiais e várias unidades, podem abrir mão de planilhas e pastas compartilhadas para fazer essa gestão.
Com tecnologia e inteligência artificial, a solução ajuda na gestão dos prazos, com a funcionalidade de alertas de vencimentos. O alerta de pendências ajuda na identificação de documentos incorretos ou faltantes e o mapa de operações traz a facilidade de visualização por meio de cores no mapa das unidades com informações pendentes ou vencimentos perto do prazo. Para conhecer todas as funcionalidades, acesse o site.