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Como a Docket Revolucionou a Gestão Regulatória na Saúde

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Entenda como a implantação de uma solução Docket fez com que um cliente saísse de um estado de alto risco operacional para uma redução de de quase 50% no tempo de renovações de licenças.

No cenário dinâmico do setor de saúde, em que a agilidade e a conformidade são cruciais, um dos nossos clientes do segmento de laboratórios e hospitais enfrentava dificuldades para mapear irregularidades e identificar onde estavam os problemas que travavam as operações de renovação de uma licença ou de uma emissão para a abertura de uma nova unidade.

Um dos complicadores era a gestão realizada exclusivamente por planilhas, o que acabava demandando muito tempo e recursos do time de licenciamento.

A partir da implementação da solução de gestão de licenças e alvarás da Docket os os resultados foram transformadores, resultando em uma mudança completa de rotinas e processos.

Neste artigo, vamos nos aprofundar na jornada desse cliente, explorando as dores enfrentadas, bem como os resultados atingidos após a implementação da solução Docket . Boa leitura!

Cenário anterior à Docket 

Antes da nossa implementação da nossa solução para a gestão de licenças e alvarás, o processo enfrentado pelo cliente da rede de laboratórios e hospitais era um verdadeiro labirinto burocrático.

Ao sermos procurados pela área de legalização da rede identificamos a necessidade de implementar, por meio da nossa solução, uma governança sobre a gestão de licenças e alvarás.

A quantidade e complexidade dos documentos geraram um forte risco operacional de ter algo irregular ou não mapeado pela empresa, já que tudo era gerenciado em planilhas, sem qualquer tipo de centralização.

Já em um primeiro diagnóstico foram identificados os seguintes ofensores à operação da rede: 

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– O motivo das irregularidades e a priorização dos 37 documentos não podiam ser identificados.

– Também não era possível identificar os gargalos da operação de renovação de licença ou de emissão para abertura de nova unidade, por exemplo.

As unidades eram abertas mesmo com pendências junto aos órgãos municipais.

– Os times internos não tinham uma comunicação fluida a respeito das condicionantes pendentes e seus respectivos responsáveis.

– A gestão externa e descentralizada demandava muito tempo e recursos do time de atendimento.

– Sobrecarga no trabalho de acompanhamento das pendências dos documentos.

– Identificação de irregularidades em mais de 18% das unidades da rede.

Como foi possível solucionar esses problemas?

Com a implantação da solução da Docket, o time regulatório passou a analisar, através de um dashboard em tempo real, o status da saúde regulatória de suas unidades. Com todas as informações centralizadas, a gestão ficou mais fácil e clara, sendo possível a identificação de possíveis gargalos de forma rápida e proativa dos times envolvidos. 

Com isso, mais de 300 unidades foram integradas à plataforma em menos de dez dias, fazendo com que todas as condicionantes relacionadas, desde os documentos em si até atividades de acompanhamento de obras, projetos, manutenção ou estruturas da unidade, passassem a estar disponíveis na plataforma, bem como seus status. 

Resultados impactantes

Com uma redução de 47% no tempo médio para a renovação de licenças e alvarás, a rede identificou  uma diminuição significativa no número de terceirizados necessários para o processo. 

Agora, 94,6% das unidades estão regulares, liberando tempo do time interno da rede para atividades estratégicas, além de  promover uma comunicação fluida entre as equipes. Além disso, a mitigação de riscos operacionais e a simplificação das auditorias internas destacam os benefícios tangíveis da solução Docket.

Outra mudança percebida diz respeito ao aumento da eficiência, da transparência e da colaboração em toda a organização. Agora, com uma gestão regulatória ágil e proativa, a rede está preparada para enfrentar os desafios do futuro com confiança e segurança.

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Comparativo de resultados!

Antes da Docket

– 18,7% das unidades da rede estavam irregulares;

– Toda a gestão das condicionantes, responsáveis e documentos era feita exclusivamente por planilhas e drives externos em nuvem;

– O processo de cobrança de status aos terceirizados era realizado por e-mail e telefone;

– O time operacional solicitava frequentemente documentações que já estavam atualizadas por não ter visibilidade dos status atualizados;

– Mais de 54% do tempo do time era gasto em atividades manuais.

Depois da Docket

– 94,6% das unidades estão regulares.

– O time direciona mais tempo para atividades estratégicas.

– Os planos de ação do time passaram a ser estruturados com base em dados.

– A comunicação entre equipes passou a ser mais fluida e sem gargalos.

– Não há mais necessidade de gastar tempo procurando documentações, bem como seus responsáveis na rede responsáveis.

– Maior controle sobre o trabalho dos terceirizados e seus processos.

– Foram implantados QR Codes em cada unidade com documentos atualizados automaticamente.

– Mitigação dos riscos associados à baixa governança regulatória.

– Processos de auditorias internas menos desgastantes, com históricos registrados na plataforma Docket.

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