Seis erros na gestão de documentos recorrentes e como solucioná-los

11/01/2021
Leitura em: 3 minutos
Categorias:

Organizar a gestão de documentos é um desafio para qualquer empresa, especialmente, quando se trata de documentos com prazos ou que devem ser solicitados com frequência.

O excesso de burocracia e a redundância de processos atrapalham, mas também a falta de informações e expertise sobre como otimizar estes processos.

Pensando nisso, preparamos um breve compilado com alguns erros que acontecem frequentemente e passam despercebidos na hora de gerenciar os documentos de uma empresa, mas que tiram a eficiência do setor e podem acarretar em sérios danos, travar o andamento das operações e, até mesmo, multas pesadas.

Erros frequentes na gestão de documentos

  1. Documentos físicos: armazenar documentos físicos, sem digitalizá-los, é ineficaz quando se necessita de uma rápida obtenção de informações. Além disso, a ação do tempo danifica o papel e há riscos de perda e extravio de dados.
  2. Gestão manual: suscetível a erros, além de prejudicar a visibilidade da informação. Assim como o controle de documentos físicos, a gestão manual sofre riscos de extravio de dados.
  3. Controle por meio de planilhas: planilhas de Excel podem parecer práticas, mas em larga escala dificultam o acesso a dados e informações, como prazos de renovação e vencimento de documentos. Da mesma forma, está sujeita a erros.
  4. Armazenamento em servidores: risco de invasão hacker no sistema e fraude de dados.
  5. Dispersão: documentos descentralizados acarretam retrabalho da equipe e duplicidade de custos.
  6. Desperdício: tempo, recursos e potencial humano desviam o foco das prioridades da empresa para lidar com questões burocráticas e morosas.

Solução

A tecnologia vem ajudando cada vez mais a gestão de documentação de grandes empresas. 

Na Docket, o investimento constante e inovação possibilitou a criação da plataforma Shopping de Documentos, capaz de buscar, analisar e emitir mais de 200 tipos de documentos em todo o Brasil de forma prática, rápida e segura.

Além disso, com a funcionalidade de recorrência, é possível programar para que documentos solicitados com frequência sejam emitidos de forma automática, de acordo com as suas necessidades.

Experimente as vantagens das funcionalidades do Shopping de Documentos! Agende uma demonstração.

Buscar

Sobre a Docket

Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.

Na mídia

Conheça a Docket a startup que está revolucionando o mundo jurídico

Confira o que os principais meios de comunicação do mundo têm falado sobre a nossa solução e como a tecnologia da Docket tem revolucionado o universo jurídico e as operações que envolvem documentos.

Deixe um comentário:

Você também pode gostar

3 passos para a abertura de filial na junta comercial


Abrir uma filial na junta comercial tem algumas diferenças, caso o estado da matriz não seja o mesmo da filial. Veja o passo a passo completo.

Guia completo: Certidão de Cadeia Sucessória


A Certidão de Cadeia Sucessória traz o levantamento junto ao Cartório de Registro de Imóveis das informações sobre transmissões de propriedade, em um período determinado.

Tudo sobre a Certidão de Penhor do Livro 03


Com este artigo você vai aprender os conceitos de certidão de penhor, matrícula de imóveis e tudo sobre o Livro 03 de Registros Auxiliares.

Startup acelerada por:

Google Developers Launchpad
Empresa participante do Scale Endeavor Up

4º Lugar no
LinkedIn Top Startups 2018

Top Startups Linkedin Brasil 2018

Selecionada para o Ranking

100 Startupst to watch 2019

Startup investida por:

Kazek
Canary
ONEVC
Valor Capital
Wayra
Neste site usamos cookies para sua melhor experiência. Para mais informações, leia nossa Política de Cookies.
Cadastrado com sucesso!