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Written by 07:54 Gestão

Seis erros na gestão de documentos recorrentes e como solucioná-los

Organizar a gestão de documentos é um desafio para qualquer empresa, especialmente, quando se trata de documentos com prazos ou que devem ser solicitados com frequência.

O excesso de burocracia e a redundância de processos atrapalham, mas também a falta de informações e expertise sobre como otimizar estes processos.

Pensando nisso, preparamos um breve compilado com alguns erros que acontecem frequentemente e passam despercebidos na hora de gerenciar os documentos de uma empresa, mas que tiram a eficiência do setor e podem acarretar em sérios danos, travar o andamento das operações e, até mesmo, multas pesadas.

Erros frequentes na gestão de documentos

  1. Documentos físicos: armazenar documentos físicos, sem digitalizá-los, é ineficaz quando se necessita de uma rápida obtenção de informações. Além disso, a ação do tempo danifica o papel e há riscos de perda e extravio de dados.
  2. Gestão manual: suscetível a erros, além de prejudicar a visibilidade da informação. Assim como o controle de documentos físicos, a gestão manual sofre riscos de extravio de dados.
  3. Controle por meio de planilhas: planilhas de Excel podem parecer práticas, mas em larga escala dificultam o acesso a dados e informações, como prazos de renovação e vencimento de documentos. Da mesma forma, está sujeita a erros.
  4. Armazenamento em servidores: risco de invasão hacker no sistema e fraude de dados.
  5. Dispersão: documentos descentralizados acarretam retrabalho da equipe e duplicidade de custos.
  6. Desperdício: tempo, recursos e potencial humano desviam o foco das prioridades da empresa para lidar com questões burocráticas e morosas.

Solução

A tecnologia vem ajudando cada vez mais a gestão de documentação de grandes empresas. 

Na Docket, o investimento constante e inovação possibilitou a criação da plataforma Shopping de Documentos, capaz de buscar, analisar e emitir mais de 200 tipos de documentos em todo o Brasil de forma prática, rápida e segura.

Além disso, com a funcionalidade de recorrência, é possível programar para que documentos solicitados com frequência sejam emitidos de forma automática, de acordo com as suas necessidades.

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