Conheça a tecnologia inovadora que acelera as operações da informação documentada (ISO 9001)

21/12/2020
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A norma ISO 9001:2015 é praticada por empresas do mundo inteiro com o objetivo de certificar o Sistema de Gestão da Qualidade por meio de requisitos e ferramentas de padronização que colaboram com o bom andamento das operações, evitar riscos e prevenir possíveis erros. 

Desta forma, são inúmeros os benefícios da ISO 9001, que abrange todo o decorrer de um modelo de negócios, como um instrumento que ajuda a encontrar e corrigir processos ineficazes, otimizando todo o sistema empresarial para o foco no alcance das metas. 

Sendo assim, a ISO apresenta inúmeras vantagens, como a contextualização da fase em que uma empresa se encontra, o que permite uma visão macro sobre a abordagem de processos, identificando e corrigindo os riscos, medindo a eficácia dos processos e assegurando a melhoria constante, além de monitorar a satisfação dos clientes frequentemente.

Dentro disso, a informação documentada é um dos principais requisitos capazes de garantir que os procedimentos funcionem de acordo.

O que é Informação Documentada?

O que é informação documentada ISO 9001:2015 pode ser definido pelo requisito ISO 9001 7.5, que trata exatamente de explicar e apoiar o desenvolvimento da manutenção das informações inerentes ao Sistema de Gestão de Qualidade.

O controle de informação documentada ISO 9001:2015 acontece por meio de documentos e registros, sendo que o documento corresponde à função de manter a informação documentada, enquanto o registro deve reter a informação documentada.

Ou seja, os documentos relacionam-se às instruções sobre processos de trabalho, incluindo o planejamento e as diretrizes do futuro da empresa, como procedimentos, código de ética e normas. Por outro lado, os registros fazem referência à transcrição dos fatos, como o próprio nome diz, registrar evidências sobre o que aconteceu, como ordens de serviços e produção, notas fiscais, certificados, diplomas, atas de assembléias, matrículas e formulários.

Controle de Informação Documentada

Apesar de a ISO 9001 ser uma norma que visa colaborar com o Sistema de Qualidade das empresas, muitos erros podem acontecer quando o assunto é manter o controle da informação documentada, especialmente nos casos de documentos jurídicos.

  • Por exemplo, a planilha de controle de informação documentada dificulta a visibilidade de informações, como os prazos de validade e emissão de cada documento. 
  • Da mesma forma, o controle manual pode acarretar em atrasos, perda de informação, além de desperdício de tempo, recursos e potencial humano, especialmente no caso de documentos que devem ser solicitados com recorrência e em larga escala.
  • Falta de expertise nos processos da emissão de documentos, diante da falta de padronização de tipos de solicitações e valores.
  • Gastos desnecessários e fora do foco principal da empresa com as despesas com servidores de armazenamento e equipes de T.I.
  • Riscos de vazamento de dados e ciberataques.

A solução é a digitalização e automação dos processos documentais. Com a tecnologia, a Docket é capaz de otimizar estes processos, trazendo mais celeridade à esteira burocrática e acelerando a rentabilidade de grandes empresas.

Com investimento constante em inovação, a Docket se tornou referência nos processos documentais, com o objetivo de disponibilizar, resgatar, padronizar e armazenar documentos em nuvem, por uma plataforma única, que centraliza toda a gestão de documentos e registros de grandes empresas.

  • Shopping de documentos: mais de 200 tipos de documentos e certidões de todo o Brasil.Geração de relatórios completos que permitem o controle total do fluxo de documentos por meio de um dashboard simples e funcional.
  • Armazenamento online de documentos e certidões:  solução que otimiza o monitoramento, a busca e a análise de documentos e certidões.
  • Recorrência: Ao programar uma recorrência, os documentos são solicitados de maneira automática, ideal para quem precisa solicitar os mesmos documentos com certa frequência, de acordo com as necessidades.

Experimente os benefícios da tecnologia à favor da sua empresa. Conheça mais sobre a Docket.

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Sobre a Docket

Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.

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