A norma ISO 9001:2015 é praticada por empresas do mundo inteiro com o objetivo de certificar o Sistema de Gestão da Qualidade por meio de requisitos e ferramentas de padronização que colaboram com o bom andamento das operações, evitar riscos e prevenir possíveis erros. 

Desta forma, são inúmeros os benefícios da ISO 9001, que abrange todo o decorrer de um modelo de negócios, como um instrumento que ajuda a encontrar e corrigir processos ineficazes, otimizando todo o sistema empresarial para o foco no alcance das metas. 

Sendo assim, a ISO apresenta inúmeras vantagens, como a contextualização da fase em que uma empresa se encontra, o que permite uma visão macro sobre a abordagem de processos, identificando e corrigindo os riscos, medindo a eficácia dos processos e assegurando a melhoria constante, além de monitorar a satisfação dos clientes frequentemente.

Dentro disso, a informação documentada é um dos principais requisitos capazes de garantir que os procedimentos funcionem de acordo.

O que é Informação Documentada?

O que é informação documentada ISO 9001:2015 pode ser definido pelo requisito ISO 9001 7.5, que trata exatamente de explicar e apoiar o desenvolvimento da manutenção das informações inerentes ao Sistema de Gestão de Qualidade.

O controle de informação documentada ISO 9001:2015 acontece por meio de documentos e registros, sendo que o documento corresponde à função de manter a informação documentada, enquanto o registro deve reter a informação documentada.

Ou seja, os documentos relacionam-se às instruções sobre processos de trabalho, incluindo o planejamento e as diretrizes do futuro da empresa, como procedimentos, código de ética e normas. Por outro lado, os registros fazem referência à transcrição dos fatos, como o próprio nome diz, registrar evidências sobre o que aconteceu, como ordens de serviços e produção, notas fiscais, certificados, diplomas, atas de assembléias, matrículas e formulários.

Controle de Informação Documentada

Apesar de a ISO 9001 ser uma norma que visa colaborar com o Sistema de Qualidade das empresas, muitos erros podem acontecer quando o assunto é manter o controle da informação documentada, especialmente nos casos de documentos jurídicos.

• Por exemplo, a planilha de controle de informação documentada dificulta a visibilidade de informações, como os prazos de validade e emissão de cada documento. 
• Da mesma forma, o controle manual pode acarretar em atrasos, perda de informação, além de desperdício de tempo, recursos e potencial humano, especialmente no caso de documentos que devem ser solicitados com recorrência e em larga escala.
• Falta de expertise nos processos da emissão de documentos, diante da falta de padronização de tipos de solicitações e valores.
• Gastos desnecessários e fora do foco principal da empresa com as despesas com servidores de armazenamento e equipes de T.I.
• Riscos de vazamento de dados e ciberataques.

A solução é a digitalização e automação dos processos documentais. Com a tecnologia, a Docket é capaz de otimizar estes processos, trazendo mais celeridade à esteira burocrática e acelerando a rentabilidade de grandes empresas.

Com investimento constante em inovação, a Docket se tornou referência nos processos documentais, com o objetivo de disponibilizar, resgatar, padronizar e armazenar documentos em nuvem, por uma plataforma única, que centraliza toda a gestão de documentos e registros de grandes empresas.

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