De acordo o requisito 7.5 da norma ISO 9001:2015, a informação documentada consiste nos documentos e registros inerentes à determinada organização, abrangendo desde as regras, manuais e instruções de trabalho de uma instituição, até os contratos, comprovantes de matrículas, ordens de produção, entre outros.
A falta de uma gestão de documentos correta pode ocasionar em sérios prejuízos, como duplicidade de trabalhos, perda de tempo, de recursos financeiros, desperdício de potencial humano, multas graves e, até mesmo, o lacre da empresa ou encerramento das atividades.
Diversos fatores podem influenciar na ineficácia da gestão de documentos, mas as falhas de comunicação e a dispersão de informações, sem dúvida, estão entre os principais.
Como identificar as falhas de comunicação na sua empresa
É possível identificar os riscos de falhas de comunicação da sua empresa de diversas maneiras:
- Quando não há conclusão sobre determinado tema;
- Há falta de comunicação entre os departamentos, o que pode acarretar em duplicidade de trabalho e de custos;
- A comunicação e o compartilhamento de documentos acontece apenas por e-mails, ocasionando na dispersão da informação;
- Erros recorrentes nas operações;
- Descentralização da informação;
- Perda de prazos de vencimentos de documentos importantes.
Inúmeros outros fatores influem na boa comunicação da empresa, o que remete ainda mais à importância da informação documentada, bem como de instruções de trabalho e padrões a serem seguidos.
Especialmente em grandes instituições, quando a documentação é realizada em larga escala, manter as informações centralizadas é fundamental não só para otimizar a produtividade e o trabalho, mas para evitar qualquer risco que possa ocorrer diante da vulnerabilidade de dados.
Como organizar a comunicação para uma boa gestão de documentos?
A digitalização de processos é a melhor forma de otimizar a comunicação de grandes empresas, mas ainda não é o suficiente para garantir que a gestão de documentos aconteça de maneira mais segura e assertiva.
É preciso monitorar os status de documentos e o andamento de processos em tempo real, principalmente nos casos que possam demandar auditorias.
Nestes casos, o investimento em tecnologias pode ser a solução.
Nas plataformas da Docket, a gestão de documentos acontece de forma centralizada, permitindo o controle total da operação de ponta a ponta:
- Shopping de Documentos: além de ser capaz de otimizar toda a esteira de mais de 200 tipos de documentos end to end, em todo o Brasil, a plataforma conta com uma funcionalidade que permite criar grupos e determinar critérios de privacidade e permissionamento, garantindo a segurança da informação, o gerenciamento de custos por departamentos ou filiais da empresa.
- Alvarás e Licenças: essa plataforma otimiza toda a gestão de documentos regulatórios, e conta com a funcionalidade que permite o monitoramento dos usuários em tempo real, para acompanhar solicitações de documentos, resoluções de pendências, alertas de vencimento em todas as unidades da rede.
Assim, os benefícios da documentação centralizada podem ser observados no decorrer de toda a esteira de processos de uma empresa.
- Redução de custos na obtenção e gestão de documentos;
- Melhora do leadtime da empresa;
- Maior produtividade da equipe;
- Mitigação de riscos e desperdícios.
Quer conhecer mais benefícios?