ISO 9001:2015: requisito 7.5 e Informação documentada

02/12/2020
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A norma ISO 9001:2015 é a ferramenta mais utilizada do mundo para dar apoio ao Sistema de Gestão de Qualidade de empresas de diversos segmentos, de qualquer porte, adaptada de acordo com a necessidade e complexidade dos processos de cada empresa.

Estruturada com dez cláusulas principais, os benefícios da ISO 9001 podem ser vistos no decorrer de todo o modelo de negócios da organização.

Para desfrutar destes benefícios, é necessário que a organização armazene os documentos e registros com segurança, de forma que normas de trabalhos, instruções, notas fiscais, código de ética e ordens de serviços sejam encontradas facilmente para os participantes, assim como manter o controle de informação documentada ISO 9001:2015.

A seguir, apresentamos os seguintes tópicos:

  • O que é informação documentada?
  • Como gerenciar a informação documentada?
  • Como a tecnologia pode colaborar com a ISO 9001 7.5

O que é informação documentada?

Muito se questiona sobre o que é informação documentada. No caso da informação documentada ISO 9001:2015, esse termo faz referência ao requisito 7.5, parte da cláusula sete, que se divide em três sub requisitos com a finalidade de explicar e colaborar com o desenvolvimento da manutenção das informações e do Sistema de Gestão da Qualidade. 

A startup Docket, da área de gestão de documentos, simplifica a burocracia da informação documentada – requisito 7.5 da ISO 9001

Para melhor entendimento, vale passar por toda a formação das cláusulas que constituem o requisito ISO 9001 7.5:

  • 7.5. Informação documentada: este ítem resume o que é a informação documentada ISO 9001, composta pelos documentos e registros inerentes à organização, sendo que considera-se documentos todas as regras, padrões, normas, instruções de trabalho, manuais, código de ética, etc, enquanto os registros são as provas dos fatos que acontecem na organização, como formulários, atas de reunião, contratos, comprovantes de matrículas, ordens de produção, entre outros.
  • 7.5.1 Generalidades: uma organização deve manter documentos com o objetivo de otimizar a execução e padronização de processos e formas de trabalho, tal e qual seu código de conduta. Da mesma forma, os registros facilitam para comprovar de que o que está sendo realizado está de acordo. Por exemplo, se, no passado da organização, houve algum erro que demandou correção e foi registrado, já é possível evitar que esse erro se repita. E assim por diante.
  • 7.5.2 Criando e atualizando: este ítem explica a importância da atenção aos detalhes para manter uma melhor organização e controle da informação documentada. Ou seja, a identificação correta dos documentos e registros, feita exatamente no momento de sua criação ou atualização. A informação corretamente identificada deve ser realizada de forma planejada e incluir título, data, autor, aprovador e o número da versão do documento ou registro em questão. Assim, a informação documentada colabora fundamentalmente impedir falhas e enganos.
  • 7.5.3 Controle de informação documentada: O controle de informação documentada traz, mais uma vez, a importância da organização da informação para a sua utilidade. Para que uma informação seja útil, ela deve ser confiável, protegida e estar disponível em seu lugar específico para que seja encontrada facilmente. Outros pontos relevantes são a atenção e o cuidado a quem tem acesso à essa informação, por questões de confidencialidade, integridade e uso apropriado. 

Desta forma, a informação documentada é um instrumento de apoio ao sistema de gestão e os processos relacionados ao decorrer das operações da organização (documentação), bem como manter um acervo de evidências de resultados (registros). 

Leia também: Monitoramento da Informação Documentada no Segmento Imobiliário

Como gerenciar a informação documentada?

Diversos materiais explicam como gerenciar a informação documentada, inclusive, ao buscar na internet por ISO 9001:2015 pdf, é possível encontrar uma vastidão de conteúdos a respeito.

Muitas empresas preferem desenvolver uma planilha de controle de informação documentada. No entanto, a organização por meio de planilhas pode dificultar a visibilidade de informações.

Da mesma forma, uma grande empresa com alto número de documentações e registros precisaria disponibilizar recursos de armazenamento desta informação, de forma a garantir a segurança. 

Lembrando que um dos pontos fundamentais da ISO 9001 é o “risk thinking (pensamento de risco), é necessário um bom investimento na segurança da informação para certificar-se de que não haja riscos de ciberataques e vazamento de informações.

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Como a tecnologia pode colaborar com a ISO 9001 7.5

A Docket investe constantemente em inovação tecnológica com objetivo de fornecer mais celeridade às esteiras de documentação de grandes empresas.

Pioneira no setor, a Docket se tornou referência nos processos documentais, capaz de disponibilizar, resgatar, padronizar e armazenar documentos em nuvem em uma plataforma única, que centraliza toda a gestão de documentos e registros de grandes empresas.

  • Shopping de documentos: mais de 200 tipos de documentos e certidões de todo o Brasil.Geração de relatórios completos que permitem o controle total do fluxo de documentos por meio de um dashboard simples e funcional.
  • Armazenamento online de documentos e certidões:  solução que otimiza o monitoramento, a busca e a análise de documentos e certidões.
  • Recorrência: Ao programar uma recorrência, os documentos são solicitados de maneira automática, ideal para quem precisa solicitar os mesmos documentos com certa frequência, de acordo com as necessidades.

Apenas em 2020, a Docket já foi capaz de agilizar os processos de mais de 127 mil documentos de diferentes empresas do Brasil, acelerando a rentabilidade de seus clientes. Invista nas soluções tecnológicas da Docket e desfrute dos benefícios que grandes empresas já estão obtendo.

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Você também pode se interessar por:

Norma ISO:9001:2015: O que é, requisitos e estrutura da norma 

ISO 9001: Diferença entre documentos e registros – Docket


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