A norma ISO 9001:2015 é a ferramenta mais utilizada do mundo para dar apoio ao Sistema de Gestão de Qualidade de empresas de diversos segmentos, de qualquer porte, adaptada de acordo com a necessidade e complexidade dos processos de cada empresa.
Estruturada com dez cláusulas principais, os benefícios da ISO 9001 podem ser vistos no decorrer de todo o modelo de negócios da organização.
Para desfrutar destes benefícios, é necessário que a organização armazene os documentos e registros com segurança, de forma que normas de trabalhos, instruções, notas fiscais, código de ética e ordens de serviços sejam encontradas facilmente para os participantes, assim como manter o controle de informação documentada ISO 9001:2015.
A seguir, apresentamos os seguintes tópicos:
- O que é informação documentada?
- Como gerenciar a informação documentada?
- Como a tecnologia pode colaborar com a ISO 9001 7.5
O que é informação documentada?
Muito se questiona sobre o que é informação documentada. No caso da informação documentada ISO 9001:2015, esse termo faz referência ao requisito 7.5. Ele faz parte da cláusula sete, que se divide em três sub requisitos com a finalidade de explicar e colaborar com o desenvolvimento da manutenção das informações e do Sistema de Gestão da Qualidade.
Cláusulas dos requisitos ISO 9001:2015 7.5
Para melhor entendimento, vale passar por toda a formação das cláusulas que constituem o requisito ISO 9001 7.5:
- 7.5. Informação documentada: este item resume o que é a informação documentada ISO 9001. Ela deve ser composta pelos documentos e registros inerentes à organização, sendo que considera-se documentos todas as regras, padrões, normas, instruções de trabalho, manuais e código de ética. Já os registros são as provas dos fatos que acontecem na organização, como formulários, atas de reunião, contratos, comprovantes de matrículas, ordens de produção, entre outros.
- 7.5.1 Generalidades: uma organização deve manter documentos com o objetivo de otimizar a execução e padronização de processos e formas de trabalho, tal e qual seu código de conduta. Da mesma forma, os registros facilitam para comprovar de que o que está sendo realizado está de acordo. Por exemplo, se, no passado da organização, houve algum erro que demandou correção e foi registrado, já é possível evitar que esse erro se repita. E assim por diante.
- 7.5.2 Criando e atualizando: este item explica a importância da atenção aos detalhes para manter uma melhor organização e controle da informação documentada. Ou seja, a identificação correta dos documentos e registros, feita exatamente no momento de sua criação ou atualização. A informação corretamente identificada deve ser realizada de forma planejada e incluir título, data, autor, aprovador e o número da versão do documento ou registro em questão. Assim, a informação documentada colabora fundamentalmente impedir falhas e enganos.
- 7.5.3 Controle de informação documentada: O controle de informação documentada traz, mais uma vez, a importância da organização da informação para a sua utilidade. Para que uma informação seja útil, ela deve ser confiável, protegida e estar disponível em seu lugar específico para que seja encontrada facilmente. Outros pontos relevantes são a atenção e o cuidado a quem tem acesso à essa informação, por questões de confidencialidade, integridade e uso apropriado.
Desta forma, a informação documentada é um instrumento de apoio ao sistema de gestão e os processos relacionados ao decorrer das operações da organização (documentação), bem como manter um acervo de evidências de resultados (registros).
Como gerenciar a informação documentada?
Diversos materiais explicam como gerenciar a informação documentada, inclusive, ao buscar na internet por ISO 9001:2015 pdf, é possível encontrar uma vastidão de conteúdos a respeito.
Muitas empresas preferem desenvolver uma planilha de controle de informação documentada. No entanto, a organização por meio de planilhas pode dificultar a visibilidade de informações.
Da mesma forma, uma grande empresa com alto número de documentações e registros precisaria disponibilizar recursos de armazenamento desta informação, de forma a garantir a segurança.
Lembrando que um dos pontos fundamentais da ISO 9001 é o “risk thinking“ (pensamento de risco), é necessário um bom investimento na segurança da informação para certificar-se de que não haja riscos de ciberataques e vazamento de informações.
Como a tecnologia pode colaborar com a ISO 9001 7.5
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