5 funcionalidades tecnológicas para uma gestão de documentos eficaz

15/02/2021
Leitura em: 5 minutos

Você já passou horas e horas procurando algum documento que continha informações importantes? Ou perdeu algum prazo por dificuldade em visualizar e analisar os dados? Por acaso, já aconteceu de você estar trabalhando na busca e emissão de alguma certidão e, quando finalmente está próximo de consegui-la, descobre que mais alguém de outro departamento está fazendo a mesma coisa? O leadtime de suas operações documentais atende as necessidades de tempo e recursos?

Se você respondeu sim a alguma destas perguntas, está na hora de repensar a gestão de documentos da sua empresa.

Por mais estranho que pareça, estas coisas costumam acontecer mais do que você imagina. E, acredite, a falta de organização não é a culpada, mas sim, erros que passam despercebidos durante todo o decorrer da estrutura administrativa de uma empresa.

Muitas vezes, a organização por meio de planilhas eletrônicas parece ser uma solução. Mas quando se trata de documentação em larga escala, a busca por dados importantes pode se tornar um problema. É preciso categorizar cada documento de acordo com sua aplicação, data de vencimento, indexação, entre outras informações, de modo a tentar facilitar a busca e a estrutura de disposição. 

Mesmo assim, muito tempo é investido em estruturar um padrão para o esquema organizacional de documentos, além da dispersão dos colaboradores sobre as atividades principais da empresa, o que ocasiona no desperdício de recursos e potencial humano.   

Outro foco de desperdício está na análise de documentos a olho nu, que além de ser suscetível a erros, torna o trabalho contraproducente. 

Extravio de dados importantes, perda de informações, desperdícios, retrabalho e muitos outros impasses acontecem quando a gestão de documentos é feita de forma manual, principalmente quando são necessários documentos recorrentes com frequência.

Mas então como é possível tornar a gestão de documentos mais eficaz?

O primeiro passo é manter um conjunto de procedimentos guiados pelo objetivo de tornar a gestão mais eficaz, facilitando a busca, a análise e o armazenamento, de forma que a administração, o controle e a manutenção aconteçam sem riscos de extravio de dados ou desperdícios de recursos.

A tecnologia é o principal fator a contribuir com a gestão de documentos. Especialmente em tempos de pandemia, quando a agenda de digitalização se acelera cada vez mais.

Conheça as 5 funcionalidades tecnológicas da Docket que vão transformar a organização de documentos da sua empresa

A Docket é uma startup brasileira líder em tecnologia do setor de documentação. Assim como o Airbnb na questão hoteleira e o Uber na mobilidade urbana, a Docket surgiu de maneira disruptiva, com a missão de desburocratizar o Brasil e agilizar os processos de grandes empresas, atendendo a toda a esteira documental de ponta a ponta, reduzindo o leadtime das operações e otimizando a produtividade de todo o time de backoffice.

  1. R.E.A (Real Estate Analysis): software de inteligência artificial capaz de realizar a pré-análise de documentos em menos de um minuto e com quase 100% de acurácia.
  2. Solicitações: Permite criar conjuntos de documentos de acordo com cada titular, pessoa física ou jurídica, facilitando a organização e o gerenciamento das operações, com documentos armazenados na plataforma e disponíveis para download sempre que necessário.
  3. Lista de pedidos: Otimiza o monitoramento dos pedidos em tempo real, com uma tela de informações como status, pendências, vencimentos e gravames, além de um filtro de busca que traz mais assertividade em suas pesquisas.
  4. Alerta de pendências: o sistema emite um alerta automaticamente, caso alguma informação esteja incorreta ou faltante ao processar um pedido, possibilitando que as devidas correções sejam feitas diretamente na plataforma.
  5. Recorrência: esta funcionalidade permite que a emissão de documentos recorrentes seja programada de acordo com a esporadicidade necessária, para que sejam enviados ao sistema de forma automatizada, diretamente dos órgãos emissores.

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Sobre a Docket

Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.

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Conheça a Docket a startup que está revolucionando o mundo jurídico

Confira o que os principais meios de comunicação do mundo têm falado sobre a nossa solução e como a tecnologia da Docket tem revolucionado o universo jurídico e as operações que envolvem documentos.

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