Se você acompanha nosso blog, sabe que, frequentemente, trazemos conteúdos para otimizar processos que dependem de documentos em diferentes setores, com o objetivo de colaborar para a desburocratização da esteira de formalização através do conhecimento, da inovação e da nossa tecnologia.
Afinal, sabemos como é difícil e complicado ser empreendedor ou querer expandir o seu negócio no Brasil.
Além de gerenciar os processos internos, demandas orçamentárias e precificação, é preciso ter foco nos inúmeros documentos inerentes à regularização, seus respectivos prazos de validade e, principalmente, evitar multas e interdições.
Importância da empresa regular
A situação regular da empresa vai muito além de garantir a segurança para o andamento das atividades, mas contribui, inclusive para o seu crescimento, trazendo mais oportunidades de investimentos e expansão.
Além disso, comprovar que o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) está em dia com sua regularidade fiscal, pode otimizar o conceito de governança da empresa, pois corrobora para fins de transparência, compliance, prestação de contas e, finalmente, um melhor ESG, requisito muito exigido por investidores da Bolsa.
Mas quais as dificuldades em manter a empresa regular?
São muitas, começando por falta de maturidade operacional. Isso acontece em grandes empresas por algumas razões:
- Organização dos documentos apenas em armazenamento físico, que impede a visualização ágil de dados e informações como prazos;
- Gestão por meio de planilhas do Excel, que também não colabora com a visualização de dados;
- Ruídos de comunicação por e-mail podem ocasionar a perda de dados.
Poderíamos escrever uma longa lista de erros nas operações que dependem de documentos regulatórios, mas decidimos trazer apenas os principais, pois o objetivo aqui é trazer a solução.
Cinco passos para comprovar a regularidade da sua empresa
Antes de chegarmos aos cinco passos, é importante listar os principais documentos regulatórios e impostos que são solicitados em diferentes segmentos, além de diferentes alvarás e licenças:
- Certidão Negativa de Tributos Mobiliários;
- Imposto Sobre Serviços – ISS;
- Taxa de Fiscalização de Anúncio – TFA;
- Taxa de Fiscalização de Estabelecimento – TFE/TLIF;
- Taxa de Resíduos Sólidos de Serviços de Saúde – TRSS;
- Imposto Sobre Transmissão de Bens Imóveis – ITBI.
Finalmente, os cinco passos para uma regularidade fiscal com agilidade, se iniciam com a transformação digital, que vai contribuir para a maturidade operacional da sua empresa, evitar incêndios e garantir que você e sua equipe estejam sempre preparados para os desafios de amanhã.
- É importante ter um Mapa de Operações digital, que permita uma visão macro de todas as suas filiais, garantindo que você possa visualizar rapidamente as atividades de cada unidade.
- Crie alertas de vencimento sobre cada documento, desta forma será possível organizar com antecedência toda a documentação necessária para a renovação.
- Mantenha seus documentos organizados e centralizados na nuvem, em um software que garanta a segurança de dados.
- Estabeleça responsáveis da sua equipe por cada tarefa.
- Receba relatórios com toda a movimentação de documentos.
- Bônus! Você ganhou um sexto passo! E sabe qual é? A possibilidade de gerenciar, de forma automatizada, alvarás, licenças e demais documentos regulatórios, tudo em uma única plataforma com acesso rápido e prático.
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