Devido à complexidade e a rotina, a gestão de documentos pode não receber a atenção necessária, que pode colocar a organização em situações que podem ser de risco fiscal e trabalhista. Além disso, documentos emitidos de maneira errada ou perdidos podem impedir negócios.
Os departamentos jurídicos, cada vez mais, estão reconhecendo que a falta de conhecimento e investimento em tecnologia impedirá a capacidade de competir na área legal e fiscal atualmente. Pensando nisso, citaremos alguns tópicos sobre como a gestão manual está impactando sua operação com documentos.
A importância da gestão de documentos
Diariamente, as empresas produzem um volume enorme de arquivos que contêm informações valiosas. Nos dias de hoje, esses dados são considerados os principais patrimônios de uma organização e se tornaram recursos de competitividade.
São informações como: dados cadastrais, estatísticas da corporação, registros de procedimentos internos, contratos com fornecedores e clientes, entre outros. Logo, a preocupação com o controle e a segurança é essencial, uma vez que o extravio de um só documento pode gerar graves prejuízos.
A implementação de uma gestão documental digital se torna cada vez mais necessária nas empresas, proporcionando um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento dos processos.
A gestão manual das operações com documentos pode levar à perda de tempo, além de tornar os procedimentos mais complexos e aumentar o custo indireto da corporação, comprometendo, de maneira significativa, os resultados do negócio.
Sem uma correta gestão, a organização não consegue otimizar suas operações e seus processos organizacionais, além de não contarem com uma estrutura eficiente que fundamente as suas tomadas de decisão.
Benefícios da gestão digital
Com o crescente volume de dados produzidos, a gestão documental eletrônica é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para a empresa, como a redução do uso do papel e o monitoramento dos documentos. Ainda é possível citarmos outras vantagens, como:
Economia de espaço físico
Alguns documentos ainda precisam ser fisicamente impressos e acessíveis para as equipes. Naturalmente, isso faz com que o seu negócio comece a acumular bastante papel, gerando mais custos e maior utilização de espaço.
É importante saber quais são os documentos que necessitam de cópia física e quais podem ser arquivados digitalmente. Isso com certeza ajudará a otimizar espaço dentro do ambiente de trabalho.
Segurança e confidencialidade
A proteção de dados é uma parte essencial da gestão de documentos. Isso porque, garantir o sigilo das informações de seus clientes, parceiros e colaboradores é uma das maiores responsabilidades de toda empresa atualmente.
Se houver um bom planejamento, não será difícil manter um bom nível de segurança. Firewalls, softwares, capacitação da equipe, entre outras atitudes, economizam muitos recursos a longo prazo.
Otimização do tempo
O tempo que a execução de cada tarefa dentro do departamento leva, depende de vários fatores. Um software adequado de gestão é um grande auxiliador, que pode acabar impactando até mesmo na gestão de pessoas.
Controle, rastreabilidade e acesso
Existem três aspectos que devem ser levados em conta na elaboração de uma estratégia de gestão documental: controle (saber quais são as alterações realizadas na empresa e quando foram feitas), rastreabilidade (ser capaz de encontrar qualquer dado sem dificuldades) e acesso (as pessoas que mais precisam desses dados sempre conseguem encontrá-los). Com as ferramentas corretas, é possível ter bons resultados nessas três frentes.
Docket
A Docket é uma Legaltech que torna simples a busca, pré-análise e gestão de documentos e certidões em todo o país, reduzindo o tempo na obtenção dos mesmos em até 80%.
Através de um software customizável, é possível que as empresas solicitem emissões programadas e consigam fazer o download quando quiserem, impactando, diretamente, nas operações com documentos.
Os relatórios gerados pela plataforma da Docket, proporcionam uma visão macro das solicitações, auxiliando a gestão das suas operações. Possuem funcionalidades que otimizam o uso diário da plataforma, como os filtros e a fácil exportação das suas planilhas.
Escolha quais documentos serão enviados fisicamente e quais ficarão apenas na plataforma. Assim, ao automatizar seus relatórios de documentos, ganhe mais tempo para focar em ações estratégicas.
Quer saber mais sobre as vantagens que a gestão digital e uma plataforma completa podem oferecer para o seu time?