A gestão e o controle de alvarás e licenças é necessária para qualquer empreendimento. Seja qual for o setor ou o porte da empresa, é preciso estar em dia com os documentos regulatórios para iniciar e manter a operação de forma positiva.
No entanto, a lista de documentos solicitados pelos órgãos competentes não é pequena, e pode se tornar um desafio, especialmente quando se trata de grandes empresas que possuem diversas filiais espalhadas pelo país.
Para evitar riscos de multas e, até mesmo, lacre da operação, é importante manter todos os documentos em dia e à mão.
Por isso, fizemos uma breve lista de erros que podem passar despercebidos na hora de realizar a gestão e o controle dos documentos regulatórios da sua empresa e, de bônus, algumas dicas para otimizar estes processos.
Oito erros na gestão de alvarás, licenças e documentos regulatórios
São inúmeros os gargalos que podem travar as operações de uma organização inteira.
Muitas vezes, esses gargalos podem estar dentro da própria empresa, que comete falhas na gestão documental:
- Falta de padronização dos processos;
- Armazenamento descentralizado de toda a documentação regulatória;
- Perda de dados e falta de histórico por rotatividade de colaboradores;
- Falta de visibilidade de informações, especialmente quando é necessário controlar terceiros durante o processo;
- Morosidade no compartilhamento de informações entre áreas, muitas vezes enviadas por e-mail, acarretando em ainda mais desorganização;
- Imprevisibilidade de dados, como vencimentos, acarreta em riscos de autos, multas e lacre de unidade;
- Duplicidade de custos causada pela descentralização da informação;
- Desperdício de tempo e recursos em um trabalho operacional que pode ser automatizado.
Todos estes erros resultam em um processo moroso e ineficaz, além de sérios riscos e prejuízos.
Além das falhas internas, fatores externos também podem prejudicar a gestão, como a demanda crescente nos órgãos públicos, que pode ocasionar atraso nos prazos, bem como as diferentes secretarias para a aprovação de apenas uma licença, ademais de informações passadas a conta gotas.
Apesar de tantas adversidades, é possível manter a organização dos documentos regulatórios com a ajuda da tecnologia.
Ganhe eficácia em alvarás e licenças com a Docket
O investimento em tecnologia é capaz de auxiliar na gestão de alvarás e licenças, especialmente de empresas que mantêm muitas filiais em diferentes cidades e estados do Brasil.
- Com a plataforma de alvarás e licenças da Docket, é possível gerenciar alvarás, licenças e todos os documentos regulatórios de forma automatizada.
- Os documentos ficam centralizados em uma única plataforma, com acesso rápido e prático.
- Alertas de vencimento são enviados por e-mail, no sistema ou em notificações PUSH no navegador, permitindo a organização de toda a documentação necessária para a renovação com antecedência, evitando os atrasos e riscos que geram multas e interdições.
- Crie e gerencie grupos por onde sua equipe e os demais interessados podem ter visualização de todos os documentos e realizar ações, de acordo com o permissionamento adequado;
- Monitore e acompanhe em tempo real o vencimento de todas as filiais ou unidades da sua rede.
- Obtenha uma visão macro das atividades das filiais da empresa, visualizando rapidamente, alertas de pendências e vencimentos com a geolocalização disponível no Mapa de Operações.
- Realize com facilidade a auditoria das informações das licenças incluídas no sistema, especialmente, nos casos de validar a veracidade dos dados e evitar erros no processo de regulamentação. Desta forma, todas as atualizações de licenças da plataforma passam por uma aprovação dos usuários que possuem a permissão de aprovar ou reprovar atualizações.
Experimente as vantagens e os benefícios da plataforma de Alvarás e Licenças da Docket.
Sobre a Docket
A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.
O Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.
Já a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.
Por fim, a R.E.A (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.