4 benefícios da automação em processos de backoffice

22/04/2022
Leitura em: 5 minutos
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Automatizar os processos de backoffice traz diversos benefícios para a empresa.

TL;DR: O backoffice é a equipe que fica na “retaguarda” das empresas, responsável por resolver os problemas de rotina, atuando nos bastidores do negócio. As tarefas mais comuns são a gestão de documentos e certidões, emissão de notas fiscais, análise de crédito, organizar cobranças, entre outras. 

Para uma gestão eficiente e precisa, a automação dos processos de backoffice surge como uma saída quase que obrigatória. O objetivo é deixar a jornada ainda mais fluida, alinhada e ágil, contribuindo para a produtividade dos colaboradores, e, por consequência, economia na empresa. 

Confira, a seguir, a importância de automatizar os processos do backoffice e 4 vantagens de optar por essa solução!

A importância do backoffice nas empresas

Em todas as empresas, as atividades que acontecem nos bastidores garantem o funcionamento do negócio no dia a dia e garantem a satisfação do cliente. Esse é o departamento de backoffice, responsável por solucionar problemas corriqueiros, como análise de cadastros, organização de cobranças, catalogação de documentos, emissão de notas fiscais, entre outros. 

Por ser um setor tão fundamental e com diferentes ciclos, investir na automação desses processos tem um retorno tanto financeiro quanto de produtividade da equipe. Como as tarefas devem ser integradas, a padronização é essencial para tudo funcionar. Caso cada colaborador faça de um jeito, podem acontecer erros e falhas na comunicação que não haveriam num processo automatizado e personalizado. 

Quando estabelecemos um padrão, é mais fácil encontrar qualquer falha nos processos, principalmente em processos administrativos, em que um erro pode virar uma bola de neve impactando todas as etapas do ciclo. A automatização ajuda a prevenir falhas, melhorar o serviço, gerenciamento holístico e simplificado, entre outros benefícios. Confira alguns deles a seguir!

4 vantagens de automatizar processos de backoffice 

Como dissemos anteriormente, o time de backoffice é que garante o bom funcionamento do negócio, pois é responsável por otimizar os processos do dia a dia e integrar os mais diversos setores da empresa. Existem vários benefícios da automação em processos de backoffice, selecionamos alguns para exemplificar a seguir. 

Redução de custos

Todas as tarefas realizadas dentro do backoffice geram gastos diretos ou indiretos. Ao fazer a automação dessas tarefas, as despesas podem ser reduzidas, além da redução do trabalho manual. Assim, é mais fácil seguir processos seguros e mapeados com menos erros e desperdícios.

Menos burocracia

A gestão de documentos, a emissão de notas fiscais, o preenchimento de formulários, os protocolos de atendimento, tudo isso demandam uma atenção impecável e cuidado extra, pois possuem valor jurídico e devem acompanhar uma verificação confiável, que pode atrasar o processamento caso tudo seja feito manualmente. 

Automatizando os processos de backoffice, as atividades burocráticas são simplificadas. Por exemplo: usando o Shopping de Documentos da Docket, a busca e gerenciamento de documentos é feita em um único local, seguro e digital, com diversas outras funcionalidades incríveis, como personalização de acordo com suas necessidades, alerta de pendências, centro de custos e interface de relatórios automáticos. 

Indicadores e análises mais ricas

Uma ferramenta de automação dos processos é poderosa, pois centraliza todas as tarefas em uma só plataforma, assim todos os setores responsáveis têm acesso ao que for pertinente, tudo seguindo o mesmo padrão e fácil de encontrar. Ela também garante a segurança e integridade dos dados, já que eles estarão disponíveis apenas para quem for autorizado. 

Ganho na produtividade

Já falamos dela aqui: o ganho de produtividade é visível ao automatizar os processos de backoffice, já que esse processo flexibiliza a administração e otimiza a gestão da empresa. Dependendo da solução escolhida, a companhia ganha eficiência, que é a chave para ser mais produtivo e estratégico. 

Para equipes de backoffice que precisam gerenciar documentos regulatórios, a automação pode ser ainda mais benéfica. Pensando em como tornar a rotina desse time ainda mais simples e ágil, a Docket desenvolveu a plataforma de Alvarás e Licenças, que é uma tecnologia para gerenciamento centralizado que permite que todas as necessidades de uma unidade estejam em um único lugar. 

Isso reduz erros operacionais, evita perdas de prazo, automatiza processos e, por consequência, aumenta a produtividade. Tudo 100% digital com acesso de qualquer lugar do mundo e seguindo as normas de segurança de dados da LGPD. Se você precisa de uma solução como essa, faça agora mesmo o teste grátis na nossa plataforma.

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Sobre a Docket

Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.

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