4 erros de backoffice que você já cometeu!

04/03/2022
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4 erros de backoffice que você já cometeu!
4 erros de backoffice que você já cometeu!

TL;DR: Você trabalha no backoffice de uma empresa? Então, este conteúdo é para você! Trouxemos o conceito de backoffice e quem é considerado colaborador dessa área. Também selecionamos os erros mais comuns dessa área de trabalho e demos dicas de como evitá-los. Boa leitura!

O que é backoffice?

Antes de falar sobre os principais erros de backoffice, vamos conceituar esse termo. Em uma instituição financeira ou banco, por exemplo, esse é o setor que atua nos “bastidores”, sendo responsável por controlar as operações realizadas, calcular rentabilidade, analisar risco e reportar relatórios para os gestores da empresa.

Imagine que ocorra um atraso ou falha em uma dessas etapas. Certamente, haverá retrabalho, perda de tempo e, consequentemente, prejuízos. Por isso, o profissional que atua em backoffice é extremamente estratégico e atua na prevenção de riscos e correção de desvios na operação que possam afetar o resultado final.

Quem faz parte do backoffice?

O setor de backoffice é compreendido por todos aqueles serviços indiretos ou processos internos, ou seja, que não estão relacionados com a atividade principal da empresa, mas que são essenciais para toda jornada. Sendo assim, ele é essencialmente um setor de suporte. No caso de empresas que possuem um processo muito complexo, o backoffice é quem faz a parte operacional, como análise e criação de contratos, conferência dos pedidos, organização dos documentos, aprovação de demandas, entre outras ações. 

Assim, em vez de focar exclusivamente no cliente, o objetivo desse setor é fazer com que a operação funcione da melhor maneira possível. Por isso, geralmente eles reportam para quem trabalha na linha de frente, também chamada de front office. 

E-book sobre documentações no setor bancário.

4 erros de backoffice que você não pode cometer mais

Agora que ficou bem claro o que é backoffice e quem faz parte, vamos aos erros mais comuns que você deve evitar. 

1. Microgerenciamento

Você conhece alguém que centraliza todas as principais tarefas e decisões, precisando fazer aquele microgerenciamento de tudo que é produzido pela equipe? Então, essa prática, além de ser um grande erro, é pouco saudável, por aumentar o nível de estresse e o volume de trabalho do gestor. 

Além de impactar quem está microgerenciando, também afeta a equipe, já que pode gerar um sentimento de incapacidade, além de diminuir bastante a produtividade. Se o gestor não mostrar confiança nas pessoas que trabalham com ele, elas vão acabar se desmotivando, o que desencadeia uma série de prejuízos para a empresa. 

O ideal é contar com uma tecnologia que você possa encontrar o histórico de tudo que os colaboradores fizeram. Assim, eles têm liberdade para trabalhar e o gestor tem segurança nas tomadas de decisão, além de saber o que está sendo feito e por quem.

2. Priorização incorreta

Já teve a sensação de que trabalhou muito, mas não produziu nada? Geralmente, isso acontece quando falta priorização em equipes de backoffice, em que os gestores não conseguem estabelecer prioridades.

Sem a priorização correta, os colaboradores ocupam o tempo com atividades diversas, mas não focam naquelas que são realmente importantes para os resultados e metas da empresa. Um exemplo muito claro de falta de priorização é o excesso de realização de reuniões. Também é possível introduzir ferramentas para troca de informações mais ágeis, que não consumam tanto tempo. 

3. Falta de padronização

Pior que gastar tempo fazendo tarefas sem uma priorização, é trabalhar sem um padrão e gerar retrabalho para todas as demandas que saem ou chegam no setor. Por exemplo, imagine em uma equipe de backoffice financeiro de 10 pessoas em que não há padronização. Cada um deles, responsável por analisar os documentos para concessão de crédito, faz o cadastro do cliente de uma forma diferente. 

Na hora de gerar relatórios ou fazer consultas, será um caos. Alguém terá o retrabalho de transcrever todos aqueles cadastros e documentos antes de começar as análises de resultados. É muito tempo desperdiçado! 

4. Perda de prazos

A desorganização e falta de padrão pode fazer com que a sua equipe de backoffice perca prazos importantes. Isso significa desde perder clientes para o concorrente que faz a análise dos processos com mais celeridade até receber multas por documentos vencidos ou com erros de digitação. 

O ideal para conseguir controlar os prazos é centralizar tudo em uma única plataforma, em vez de depender de várias planilhas de excel que podem se perder, além de não estarem padronizadas. 

Erro bônus: não contar com um software de gestão de documentos 

Para equipes de backoffice que precisam gerenciar documentos regulatórios, os erros podem ser ainda mais graves, pois ocasionam em multas e até fechamento de unidades. Pensando nisso, a Docket desenvolveu a plataforma de Alvarás e Licenças, que é uma tecnologia para gerenciamento centralizado que permite que todas as necessidades de uma unidade estejam em um único lugar. 

Isso reduz erros operacionais, evita perdas de prazo, automatiza processos e, por consequência, aumenta a produtividade. Tudo 100% digital com acesso de qualquer lugar do mundo e seguindo as normas de segurança de dados da LGPD. Se você precisa de uma solução como essa, faça agora mesmo o teste grátis na nossa plataforma.

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Sobre a Docket

Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.

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