Atualmente, é imprescindível entender o que é a gestão de documentos e toda a sua importância para a saúde dos negócios.
A desinformação referente às normas que regulam a gestão de documentos no cenário empresarial ainda é grande no Brasil. Por isso, conhecer as regras e realizar uma boa gestão de documentos não é importante apenas para empresa, bem como para a sua manutenção legal perante aos órgãos.
Uma má gestão de documentos regulatórios pode ser a ruína do seu negócio. Ao contrário do que as pessoas pensam, uma plataforma de gestão pode gerar mais economia em relação a outros custos como impressão dos documentos, pastas, arquivamento e tempo dedicado dos colaboradores.
Para te ajudar nesse processo, elaboramos um conteúdo com dicas assertivas para ajudar você a otimizar a gestão de documentos regulatórios na sua empresa.
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o conjunto de práticas adotadas por uma empresa com objetivo principal de garantir a produção, o arquivamento e o acesso aos registos mais importantes para a instituição. O propósito é simplificar o uso destes documentos no dia a dia, de maneira que a busca por dados seja mais organizada, simples e segura.
A prática de gerir documentos regulatórios é planejada de acordo com o perfil de cada organização. Quem precisa fazer a gestão de diversos arquivos, como administradoras de shopping com várias filiais, é interessante buscar uma forma automatizada de manter as informações acessíveis e seguras, evitando ocupar espaço com grandes arquivos de papel.
Qual a importância da gestão de documentos?
O principal benefício de aplicar uma boa gestão de documentos é facilitar a rotina do profissional encarregado de consultar esses dados e tomar decisões, já que ela visa organizar a documentação desde a entrada, por meio de histórico de recebimento e arquivamento em pastas, até a consulta, atualização ou retirada.
Por isso, ter um fácil acesso aos documentos regulatórios e certidões fiscais é um dos recursos mais valiosos da sua empresa. Com essa gestão bem feita, é possível fazer um melhor controle e aumentar a produtividade dos colaboradores, além de aumentar a qualidade do serviço, otimizar o espaço de armazenamento físico dos documentos, reduzir custos de operações financeiras, evitando o reduzindo custos com duplicações, de forma a ganhar mais precisão, controle e rastreabilidade.
Boas práticas para a gestão de documentos regulatórios
Existem algumas boas práticas para gestão de documentos. Conheça cada uma delas:
Organize pastas para cada assunto, cliente e processo
Para facilitar o gerenciamento das informações, divida os seus documentos em categorias, como impostos, certidões, contas ordinárias e extraordinárias ou clientes. Além disso, dentro das pastas, crie subpastas, com datas ou categorias, se for o caso.
Considere a recorrência e o tempo de vida útil do documento
Saber quando descartar e solicitar uma nova via de um documento é tão importante quanto armazená-lo. As leis brasileiras têm prazos específicos para expiração de cada tipo de certidão, algumas das mais comuns são:
- Extratos bancários, IPTU e IPVA — 5 anos;
- Financiamento ou consórcio — até a quitação do bem adquirido;
- Comprovante de obrigações previdenciárias — 30 anos;
- Certidão de matrícula de imóveis — 30 dias após emitida;
- Notas fiscais — até vencer a garantia.
Considere a digitalização
Voltemos ao exemplo da administradora com várias filiais de shopping. Cada um deles terá seu grupo específico de documentos regulatórios, com prazos próprios e processos de gestão diferentes. Portanto, digitalizar os dados e centralizá-los em uma única plataforma é mais viável pela organização, segurança e economia que você ganha.
O que são filiais?
Filial é o nome que damos para uma nova unidade de determinada empresa, que deve seguir as regras e diretrizes de uma sede ou matriz. O grande objetivo da filial é atender demandas de um público específico ou localidade, como a necessidade de estar em outra cidade, estado ou país.
Tenha políticas claras do uso de documentos
Toda gestão de documentos regulatórios deve ser padronizada. Ou seja, além das regras legais existentes, como LGPD e lei de acesso à informação, é preciso definir regras internas que normatizem desde a solicitação, passando pela organização, as consultas e o descarte de documentos vencidos.
Quais os problemas gerados pela má gestão de documentos?
Já vimos os principais pontos de como fazer uma boa gestão de documentos, então, agora vamos mostrar quais as consequências de negligenciar esse processo.
Perda de documentos
O primeiro e mais óbvio é acabar perdendo algum documento regulatório no transporte para o arquivo ou por não manter regras de acesso. A perda significa custos extras para buscar uma nova via e pode ser um problema em caso de fiscalização.
Burocracia
As lacunas de comunicação deixadas por uma gestão de documentos ineficiente são irreparáveis. A burocracia se torna inevitável porque geralmente esses arquivos estão centralizados em um setor da empresa e não tem fácil acesso a outros departamentos que possam precisar.
Desorganização
Se você usa uma sala de arquivo, sabe o quão rápido as coisas podem aparecer fora do lugar. Devido ao grande volume de documentos e constante manuseio de colaboradores, não é difícil perder o controle da organização e isso pode ser um grande problema no futuro.
Aumento de custos
Embora algumas pessoas ainda acreditem que investir em uma plataforma de gestão de documentos seja mais caro, não é bem assim. O custo com impressões, arquivos, pastas, manutenção do local e gerenciamento dos funcionários deve ser levado em conta. Em muitos casos, optar por um software se torna mais rentável do que manter o modelo de armazenamento tradicional.
Vazamento de informações
Depois da criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula o tratamento de dados pessoais, a proteção das informações tornou-se um assunto ainda mais importante. Uma gestão de documentos ruim pode levar ao vazamento de materiais confidenciais.
Como otimizar a gestão de prazos de documentos regulatórios?
Como dissemos anteriormente, uma plataforma de gestão de documentos pode ser muito útil para quem precisa melhorar esse processo na empresa. Por isso, apresentamos a solução Alvarás e Licenças.
A funcionalidade de alerta de pendências, por exemplo, é um dos principais recursos para gestores que precisam lidar com muitas unidades/filiais/franquias.
Sabemos que as planilhas são grandes aliadas dos profissionais, mas no caso de fazer a gestão dos alvarás e licenças, um erro pode custar caro para a sua empresa.
Por isso, o sistema propõe um modelo 100% digital e automatizado. Com ele, é possível verificar facilmente as pendências de cada CNPJ, identificando aqueles que estão sem documentação ou informação.
Além disso, o alerta de vencimentos, também indica quando o documento regulatório vai vencer. Com isso, é possível que o gestor selecione alertas de vencimentos na periodicidade desejada, para que a equipe tenha tempo hábil de emitir um novo, antes que se encerre a vigência do antigo. Isso traz mais segurança e celeridade aos processos.
A ferramenta também centraliza todos os dados, que podem ser acessados por qualquer colaborador remotamente com acesso e demonstra histórico do fluxo, facilitando todas as análises sobre as unidades cadastradas.
Com o nosso software você tem visão macro de todas as unidades para gerenciar licenças, alvarás e outros documentos de forma automatizada, rápida e prática. Otimizando projetos, operações fiscais e de expansão, em todos os âmbitos: ambiental, de qualidade, regulatório, jurídico e de auditorias. Assim, é possível manter a sua empresa matriz e todas as filiais regularizadas, evitando multas pesadas e até interdições, com controle total sobre cada atividade.
Sobre a Docket
A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.
O Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.
Já a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.
Por fim, a R.E.A (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.