Ao abastecer nossos carros ou frequentar lojas de conveniência, muitas vezes não nos damos conta dos desafios enfrentados nas operações de postos de gasolina. As dificuldades em realizar uma boa gestão de documentos em redes de postos de gasolina passam por lidar com a burocracia envolvida na obtenção de documentos regulatórios.
Imagine a gestão de uma rede de postos com mais de 200 unidades, presente em mais de 20 estados, que precisava lidar manualmente com uma vasta gama de licenças e processos.
Contratos de locação, alvarás de funcionamento, documentos da ANP (Agência Nacional de Petróleo), autorizações especiais de trânsito e uma série de outros registros eram gerenciados de forma descentralizada por essa rede de postos de combustível. Era um verdadeiro malabarismo administrativo.
O time operacional na ponta, responsável por garantir a conformidade e regularização dos postos, gastava mais de 60% do tempo em atividades manuais e na centralização de informações, perdendo prazos e enfrentando desafios quando fiscalizações da ANP surgiam.
Foi aí que a solução da Docket começou a colaborar para revolucionar a gestão de documentos dessa rede de postos de combustível. Neste artigo, vamos te contar com a Docket gerou uma redução de 25% do SLA e subiu para 89% a quantidade de postos regulares. Continue a leitura e descubra como transformamos essa rede!
Quais eram os problemas vistos nos postos de combustível?
As falhas na gestão de documentos na rede de postos de combustível gerava muitos problemas com burocracia. Custava tempo, eficiência e, consequentemente, dinheiro para a operação dos postos de combustível.
Os principais problemas enfrentados pelas unidades de postos de combustível eram:
- Irregularidades: 41,5% dos postos de combustível estavam em situação irregular.
- Gestão Descentralizada: documentos e responsáveis eram gerenciados por planilhas e drives externos.
- Comunicação Complexa: cobranças aos terceirizados eram feitas por e-mail e telefone.
- Atividades Manuais: o time operacional gastava mais de 60% do tempo em tarefas manuais.
- Perda de Prazos: licenças e alvarás eram constantemente perdidos.
- Intervenções da ANP: ações regulatórias eram desencadeadas sobre alguns postos ou CNPJs.
Como a Docket otimizou a gestão documental dessa rede de postos de combustível?
Depois de contratada, a implementação da plataforma foi ágil, em menos de dois dias a equipe dessa rede de postos de combustível já estava utilizando a ferramenta.
Logo de cara, proporcionamos uma gestão centralizada de todas as condicionantes relacionadas às licenças e alvarás, assim como as relacionadas à parte estrutural SSMA e de manutenção. Agora, a equipe pode acompanhar em tempo real, por meio de um dashboard intuitivo, o status da saúde regulatória das operações.
As pessoas envolvidas no processo, principalmente aquelas ligadas à parte regulatória, agora respiram aliviadas. Não apenas pela rapidez na implantação, mas também pela facilidade em interpretar os dados das operações em tempo real.
Quais foram os resultados alcançados?
Depois da implantação, a gestão de documentos da rede de postos de combustível já alcançou resultados impressionantes e que impactaram diretamente na organização e na operação. Confiram alguns dos resultados mais relevantes:
- Diminuição do SLA em 25%, sem a necessidade de contratar mais pessoas.
- 89% dos postos regulares, um salto expressivo na conformidade.
- Mais tempo para atividades estratégicas, com a equipe conseguindo se dedicar mais em ações estratégicas.
- Construção de planos de ação mais assertivos baseados em dados e resultados concretos.
- Comunicação fluída e sem gargalos, facilitando o fluxo de informações entre as equipes.
- Controle sobre terceirizados, gerando maior gerenciamento e acompanhamento dos processos.
- QR Code atualizado em tempo real. Agora, cada unidade possui um QR Code que reflete as informações atualizadas na plataforma.
O resultado principal? Nenhuma atuação pela ANP e redução do tempo gasto em atividades operacionais. Agora, essa rede busca, com a ajuda da Docket, superar as burocracias dos órgãos estaduais e municipais.
A Docket trouxe não apenas eficiência operacional, mas também tranquilidade para a gestão de documentos uma rede extensa de postos de combustíveis. Se você quer transformar a gestão documental e regulatória da sua empresa, clique aqui e converse com o nosso time de especialistas da Docket.