Atualmente, um software de gestão de documentos é fundamental para as empresas que desejam aumentar a eficiência, reduzir erros, melhorar a segurança, além de ter mais controle sobre os seus documentos.
Afinal, você realmente sabe como um software de gestão de documentos pode auxiliar na eficiência da sua empresa?
Essa pergunta pode ser respondida de uma maneira bem simples. Hoje, um bom gerenciamento documental tem impacto direto nos resultados do seu negócio. Do mesmo modo, contribui diretamente para a diminuição da burocracia em processos e, consequentemente, encurtando prazos e otimizando tempo.
Você tem dúvidas de como fazer uma gestão de documentos eficiente? Ainda não sabe se deve usar alguma ferramenta ou tecnologia nesse processo? Continue a leitura e entenda como isso pode se tornar até um diferencial no seu negócio!
A importância de uma boa gestão de documentos
Antes de falar sobre a importância da gestão de documentos, vamos esclarecer o que é isso. Chamamos o conjunto de tarefas e procedimentos com a finalidade de ter mais eficácia, organização e agilidade no uso da informação de gerenciamento de documentos.
É por meio dele que são gerados processos para garantir armazenamento e acesso correto das certidões, alvarás, licenças e demais documentos regulatórios.
A gestão de documentos é fundamental para assegurar que todas as informações necessárias estejam prontamente disponíveis. Também é a partir dela que sua equipe será capaz de criar métodos para controlar processos que dependam de documentos sem erros ou atrasos.
Por meio desse gerenciamento, estão atreladas outras atividades, por isso ele é tão importante. Um bom exemplo é a necessidade da confirmação de dados para órgãos governamentais e inspeções, a tomada de decisões para o futuro do empreendimento, planejamentos orçamentários entre outros. Todos esses processos e outros mais dependem de registros e comprovantes.
3 Benefícios ao utilizar um software de gestão de documentos
Utilizar a tecnologia para automatizar seus processos de gestão de documentos, você acumula diversos benefícios, como:
- Redução de custos
- Segurança dos dados
- Aumento na produtividade
Explicamos como podem cada um deles apresenta resultados direto nos negócios.
1. Redução de custos
Aumentar a eficiência e reduzir os custos estão entre os objetivos mais buscados por gestores. Com um sistema de gestão de documentos, você pode atingir essa meta.
Isso porque quando você usa o armazenamento eletrônico e dispensa a papelada existe uma economia grande em impressão, papéis, toners, pastas e arquivos, além do aluguel do espaço físico.
2. Segurança dos dados
Se você armazena os documentos físicos em algum lugar que várias pessoas têm acesso ou troca por e-mail, saiba que isso pode gerar uma multa pelo não cumprimento da LGPD.
Com um bom sistema de gerenciamento de documentos, sua empresa fica segura desses incidentes.
Na solução da Docket, por exemplo, é possível controlar grupos de permissão e histórico de acesso. Além disso, você pode manter um backup, garantindo que não haverão perdas de documentos importantes.
3. Aumento na produtividade
Já parou para pensar quanto tempo sua equipe gasta procurando arquivos físicos, solicitando documentos e padronizando certidões?
Todo esse tempo poderia ser usado para tarefas mais estratégicas caso você tenha a tecnologia como aliada.
Com documentos armazenados online, você tem acesso à plataforma de qualquer lugar do Brasil e organiza todos os documentos de uma forma simples e acessível em poucos cliques.
Transforme operações burocráticas em fluxos simples com um Software de gestão de documentos
O Shopping de Documentos da Docket é a solução ideal para quem quer otimizar a rotina das operações que envolvem documentos.
Ela é completa porque oferece recursos desde a busca de certidões, com a solicitação na plataforma, até o armazenamento de documentos online.
Fazendo a gestão de documentos segura e ágil, é possível otimizar o tempo vencendo a burocracia.
Com tecnologia e infraestrutura, você evita idas ao cartório e análises manuais, já que a nossa solução entrega um dashboard completo e personalizável.
Software de gestão de documentos: a solução completa para a sua empresa
Unindo expertise e tecnologia em uma plataforma totalmente versátil, a Docket apresenta ao mercado uma infraestrutura completa para gerenciamento de licenças, alvarás e demais documentos regulatórios.
Por meio da solução de Alvarás e Licenças, é possível encontrar inúmeras funcionalidades que vão te ajudar a realizar toda a sua gestão de documentos regulatórios com antecedência, garantindo que sua empresa esteja sempre regularizada.
Além disso, manter todos os documentos organizados e em dia evita grandes problemas, como multas e interdições.
Sobre a Docket
A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.
O Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.
Já a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.
Por fim, a R.E.A (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.