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Como evitar fraudes nas operações que envolvem documentos?

Evitar fraudes no ambiente corporativo é um grande desafio e requer soluções robustas e tecnológicas para dar suporte. Veja como evitá-las aqui!

Como evitar fraudes nas operações que envolvem documentos?
Evitar fraudes em operações que envolvem documentos é fundamental para garantir a segurança e a integridade dos processos, principalmente quando falamos de negócios | Gestão | Docket

Não é de hoje que evitar fraudes no ambiente corporativo é um grande desafio e requer soluções robustas e tecnológicas para dar suporte.

Por isso, a estratégia para evitar perdas deve ser uma prioridade para cada um da equipe de trabalho.

Para te ajudar a entender melhor como evitar fraudes nas operações que envolvem documentos, desenvolvemos um conteúdo que detalha os pontos mais importantes do tema. Confira!

O que são as fraudes?

As fraudes podem ser entendidas como omissões ou atos intencionais realizados com objetivo de lesar uma organização ou enganar pessoas, gerando prejuízo para a companhia ou ganhos irregulares, financeiros ou não, para quem a pratica. São ações ilícitas e desonestas para garantir benefício próprio ou de terceiros. 

Existem vários tipos de fraudes que instituições financeiras podem sofrer. Alguns exemplos são a falsificação de documentos, como o uso de certidões de pessoas falecidas para acesso a algum financiamento ou outro tipo de crédito.

Além disso, também existem as fraudes que estão relacionadas com a apropriação indevida de recursos da empresa (peças, produtos, insumos ou recursos financeiros), o superfaturamento de notas e pedidos, a alteração de valores e informações em notas fiscais, falsificação de documentos e acordos paralelos ou que não atendem aos interesses da empresa.

Por que evitar fraudes?

Até as pequenas falhas de segurança que a princípio parecem inofensivas podem gerar graves problemas para a empresa, como multas ou processos. Geralmente, as causas são o monitoramento de dados e transparência nas ações internas e externas. Assim, é necessário estabelecer um contingente de prevenção à fraude e procurar alternativas para mitigar os vazamentos de dados.

Por isso, é fundamental realizar treinamentos frequentes com a equipe e usar plataformas que estejam adequadas à LGPD, com o objetivo de reduzir ao máximo os erros e evitar fraudes. A adoção de processos internos rígidos, alinhados com as melhores práticas, e o uso da tecnologia para identificar e afastar ameaças também são importantes para diminuir as vulnerabilidades.

O aumento de atividades fraudulentas no Brasil

Como dissemos anteriormente, as fraudes relacionadas a documentos e identidades aumentam cada vez mais e se tornam mais sofisticadas. Criminosos usam de vários artifícios para burlar medidas de seguranças vigentes, o que causa prejuízo para pessoas físicas e empresas. Em 2021, o uso de documentos de pessoas mortas bateu recordes.

Segundo um estudo realizado pela proScore, mais de 58 mil tentativas de fraudes foram registradas usando documentação ou informações de pessoas falecidas apenas no primeiro semestre de 2021.

Os dados foram usados para diversas finalidades, como tentativas de compras, realização de empréstimos, habilitação de número de celular, abertura de contas, saque do FGTS e obtenção de benefícios sociais. 

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Como evitar fraudes em processos que envolvem documentos?

Para se proteger contra fraudes que envolvem documentos, é essencial adotar processos tecnológicos e seguros na sua operação. Com plataformas de solicitação e gestão de documentos, é possível reduzir bastante os riscos, detectando irregularidades e tentativas de fraude. 

Dê preferência para plataformas completas, como o Shopping de Documentos da Docket, que além de estar de acordo com a LGPD, dá todo o suporte para validação de dados, autenticação de usuários e separa em grupos de permissão, consultas a banco de dados e comprovação garantida da autenticidade dos documentos, já que é a própria empresa que emite as informações junto aos órgãos reguladores. 

5 dicas para evitar fraudes na sua empresa

Para evitar passar por uma situação desconfortável de ter que lidar com uma fraude, preste atenção nessas dicas!

1. Crie um conselho administrativo

Um conselho administrativo plural, isento e representativo ajuda a garantir transparência e segurança nas ações e decisões.

2. Conheça seus colaboradores 

Tente manter um relacionamento saudável com todos eles e verifique perfis comportamentais, de posicionamento e de conduta para deixá-los alinhados com os objetivos, normas e visão da companhia. 

3. Monitore os processos

É essencial monitorar todos os processos e operações para uma gestão eficiente antifraude. Um grande aliado a essa prática é a geração de relatórios de todos os aspectos envolvidos na jornada de documentos.

4. Faça uma boa gestão de riscos

A prevenção, antecipação e gestão de riscos são os melhores caminhos para evitar fraudes. Tendo mapeado as ações que podem comprometer o funcionamento da empresa, é mais fácil elaborar um plano de risco com intervenções eficazes.

5. Mantenha uma política de segurança

A segurança da informação é fundamental para impedir ataques externos e compartilhamentos indevidos de informações confidenciais, seja por funcionários, parceiros ou invasores. Por isso, tenha mecanismos rigorosos para proteção e controle de dados.

Portanto, agora que você já leu nossas dicas sobre como evitar fraudes nos processos que envolvem documentos, leia nosso conteúdo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Sobre a Docket

A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.

Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.

Já  a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.

Por fim, a R.E.A  (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.

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