O conteúdo do Certificado de Regularidade pode variar dependendo do órgão emissor e do tipo de regularidade que está sendo avaliada.
Quando empresas participam de licitações ou contratos com o poder público ou quando precisam de crédito de alguma instituição financeira, é necessário apresentar uma série de documentos que atestem que a pessoa jurídica está em cumprimento com todas as obrigações legais.
Assim, organizações, principalmente da área do agronegócio, construção e energia, precisam gerar certificados de regularidade para comprovar a adequação da empresa a fim de realizar negócios.
Por conta disso, é imprescindível saber o que é um certificado de regularidade, bem como quais os tipos existentes e como otimizar a gestão desses documentos, a fim de não perder prazos.
Nesse artigo, vamos explicar qual a finalidade e importância de cada um deles:
- Tipos de certificados de regularidade
- Certificado de Regularidade do Ibama
- Certificados de Regularidade Fiscal
- Soluções para gestão de prazos de licenças e alvarás
Tipos de Certificado de Regularidade
Certificado de Regularidade do Ibama
A legislação ambiental exige que toda empresa que seja potencialmente poluidora e que utilize recursos ambientais deve possuir o certificado comprovando a regularidade de suas atividades.
Esse documento pode ser cobrado em processos de licitação pública, licenciamentos ambientais estaduais, financiamento por bancos públicos e processos de certificação ambiental.
Esse certificado verifica a conformidade com as obrigações decorrentes dos cadastros Técnicos Federal (CTF/APP e CTF/AIDA) e está previsto na Instrução Normativa nº6 de 2013. Ele é emitido pelo Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (IBAMA). Nesse caso, o próprio usuário pode acessar o site do Ibama e fazer a emissão.
No certificado de regularidade consta o número da inscrição no cadastro, os dados do CNPJ, como endereço, atividades declaradas, data de emissão e data de validade e a chave de autenticação eletrônica. O documento tem validade de três meses a partir da sua emissão.
Certidões de regularidade fiscal
Esses documentos atestam a existência ou não de débitos tributários perante as exigências fiscais nos três níveis de poderes.
Dessa forma, na esfera federal, a certidão é obtida por meio da Receita Federal, abrangendo os tributos que devem ser pagos à União; na esfera estadual, a emissão da certidão é de responsabilidade da Secretaria da Fazenda Estadual e na esfera municipal é a Secretaria da Fazenda Municipal que verifica o pagamento do contribuinte.
Manter a regularidade fiscal é bem importante, pois qualquer erro ou atraso no pagamento pode gerar sanções e prejuízos para a organização. Assim, para validar a regularidade, essas certidões precisam estar negativas. A certidão de regularidade fiscal pode ser dividida em três tipos.
- Certidão Negativa de Débitos (CND): esse documento comprova que o contribuinte (pessoa física ou pessoa jurídica) ou bem ( carro, imóvel ou terreno) não possuem débitos junto aos órgãos públicos.
- Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN): essa opção atesta que o contribuinte possui débitos, porém, no momento da emissão, está regularizando a situação. Ela se aplica em casos de parcelamento de algum imposto. Ou seja, o contribuinte está adimplente com as parcelas, mas ainda deve. Portanto, ainda possui certidão positiva sobre aquela dívida total.
- Certidão Positiva de Débito (CPD): esse documento informa a existência de dívidas e ou débitos tributários. Esses débitos ainda não foram quitados nem parcelados naquela entidade pública.
Tipos de certificado de regularidade fiscais
- Certidão de Situação Fiscal e Enfitêutica: essa certidão concentra informações relativas ao imóvel, comprovando a sua regularidade fiscal. Ela aponta os débitos inscritos em dívida ativa, sob responsabilidade da Procuradoria da Dívida Ativa; os débitos ainda não inscritos em dívida ativa, referentes a cobranças ainda em prazo de pagamento, sob responsabilidade da Secretaria Municipal da Fazenda. Por fim, também traz informações complementares relativas ao imóvel quanto a processos pendentes, que podem incorrer em cobranças futuras. A certidão enfitêutica é o documento destinado ao registro da condição de aforamento do imóvel.
- Certidão de débitos relativos a créditos tributários federais: essa certidão atesta que o contribuinte não tem nenhum débito com a Secretaria da Receita Federal ou com a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional. Ela abrange os valores sobre o INSS e tem validade de 180 dias.
- Certificado de regularidade do FGTS: esse documento confirma a regularidade tanto da empresa quanto do colaborador com o Fundo de Garantia. Ela pode ser expedida no site da Caixa Econômica Federal e possui validade de 30 dias.
- Certidão negativa de débitos trabalhistas: esse documento tem validade de 180 dias e é emitido pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), atestando a regularidade em relação às obrigações trabalhistas.
Além dessas certidões, também existem as certidões estaduais e municipais que possuem especificidades e objetivos próprios, como o Imposto Sobre Serviços (ISS), no âmbito municipal.
Soluções para gestão de prazos de licenças e alvarás
Conforme as empresas vão crescendo, adquirindo novos imóveis, terrenos ou abrindo novas filiais, precisam gerenciar uma grande quantidade de documentos, principalmente de licenças e alvarás, que possuem prazo de validade.
Para fazer um adequado controle de certidões, é preciso que o setor administrativo se organize muito bem para que não perca dados importantes. Contudo, a repetição dos processos manuais pode ocasionar em erros, além de ser um desperdício de tempo.
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A funcionalidade de alertas de vencimento, por exemplo, permite a configuração de notificações que podem chegar via e-mail, sistema e push, com lembretes de quais documentos vão vencer.
Inclusive, é possível cadastrar e gerenciar todos os protocolos de pedidos de licenças e alvarás no sistema. Assim, o usuário acompanha os processos junto aos órgãos competentes.
Além disso, o mapa de operações possibilita, por meio de geolocalização, uma visão macro das atividades de cada unidade da empresa. De forma visual e objetiva, as pendências e vencimentos são localizados, indicando o status de cada um.
Portanto, com essa solução é possível acompanhar o histórico das solicitações, vencimentos, resoluções de pendências e emitir relatórios que facilitam o acompanhamento.
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