Checklist para a regularidade fiscal do seu negócio

16/07/2021
Leitura em: 7 minutos
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A sua empresa está com todas as obrigações fiscais em dia? Antes de começar uma negociação, seja para participar de licitações, obter licenças, fechar contratos que envolvam o poder público ou, ainda, pleitear crédito em bancos, é fundamental comprovar a regularidade fiscal

Além de cuidar da gestão dos processos internos, acompanhar orçamentos e precificar produtos, é necessário também olhar com atenção para os documentos responsáveis por comprovar a regularidade da corporação. Isso porque qualquer inadimplência é capaz de se tornar um grande obstáculo pelo caminho, visto que a falta de pagamento pode impedir transações importantes e que poderiam impulsionar o crescimento e a consolidação da empresa no mercado. 

Algo para se ter em mente é que enfrentar frequentemente dificuldades fiscais pode constituir uma imagem negativa para a empresa. Ou seja, são geradas dúvidas em clientes, parceiros e fornecedores quanto à credibilidade da corporação, o que pode prejudicar fortemente o desempenho dos negócios. 

Em alguns casos, o não cumprimento das obrigações fiscais podem, ainda, gerar multas exorbitantes e até mesmo a interdição das atividades exercidas. Dessa forma, manter a regularidade fiscal significa garantir a continuidade dos negócios e evitar que problemas maiores aconteçam.

Veja, a seguir, o que é compliance fiscal e como um checklist de documentos pode ajudar na organização de documentos regulatórios. 

O que é compliance fiscal?

O compliance fiscal tem como objetivo alinhar as melhores práticas de conformidade para mitigar riscos no que diz respeito às obrigações fiscais e tributárias de uma empresa. Sendo assim, visa instituir normas e aproximar os colaboradores dos processos regulatórios. 

Partindo da premissa de que todas as corporações, tanto brasileiras quanto internacionais,  precisam se preocupar com seus deveres tributários, podemos destacar que o compliance fiscal é uma das tendências que mais cresce no meio corporativo. 

A verdade é que com o compliance fiscal aplicado à instituição, suas atividades seguem uma conduta baseada na transparência e, consequentemente, ocorre a padronização de processos internos.

Checklist de documentos para a regularidade fiscal 

A Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, também conhecida como CND, é um documento tido como um dos mais importantes para comprovar a regularidade fiscal de uma empresa. No entanto, é essencial legitimar o cumprimento das obrigações fiscais da corporação em todas as esferas e, para isso, são necessários diversos documentos comprobatórios. 

Primeiro, o que você precisa saber é que a certidão de regularidade fiscal pode ser encontrada em dois tipos: 

– Certidão Negativa de Débitos (CND): tem como objetivo atestar a regularidade dos contribuintes com base nos débitos inscritos na Dívida Ativa da União e na Receita Federal;

– Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN): identifica se existem débitos fiscais que estão sendo regularizados.

As principais certidões para comprovar a regularidade fiscal são:

– Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais: é necessário não haver débitos com a Secretaria da Receita Federal ou com a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional. É válida também para valores referentes ao INSS;

– Certidão de Regularidade do FGTS: tem como objetivo apontar se o FGTS está regular e pode ser emitida pelo Portal da Caixa Econômica Federal. Seu prazo de validade é de 30 dias;

– Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: geralmente, sua emissão é feita pelo Tribunal Superior do Trabalho; 

– Certidão de Débito Estadual: tem como objetivo apontar a regularização das obrigações estaduais e é emitida, geralmente, pela Secretaria Estadual da Fazenda; 

– Certidão de Débito Municipal: comprova a regularidade do Imposto Sobre Serviços (ISS)

– Certidão de Regularidade relativa à Seguridade Social (CND do INSS): apresenta todo o histórico de contribuições previdenciárias do interessado; 

– Certidão de dados cadastrais do Imóvel: aponta os dados constantes do Cadastro Imobiliário da Secretaria Municipal de Finanças.

Como emitir uma certidão de regularidade fiscal? 

Cada certidão de regularidade fiscal tem a sua esfera de competência legal responsável para que seja emitida. 

– Municipal: a certidão é emitida pela Secretaria da Fazenda Municipal do município no qual são realizadas as atividades econômicas do contribuinte (pessoa física ou pessoa jurídica); 

– Estadual: a certidão é emitida pela Secretaria da Fazenda Estadual;

– Federal: a certidão é emitida pela Receita Federal. 

A plataforma Alvarás e Licenças da Docket 

Obter e gerenciar um grande volume de documentos regulatórios pode ser um grande desafio para uma empresa que pretende manter o compliance fiscal. Nesse cenário, como forte aliada das corporações, a Docket investe em infraestrutura e tecnologia para impulsionar a esteira da rentabilidade corporativa, bem como a conformidade com obrigações fiscais. 

Para tanto, a Docket desenvolveu a plataforma Licenças e Alvarás. Um ecossistema tecnológico que reúne as melhores funcionalidades para gerenciar documentos regulatórios de forma automatizada, com acesso rápido, prático e fácil. Dentre as principais funcionalidades da plataforma, estão: 

Mapa de operações

Com a geolocalização de Alvarás e Licenças sincronizada com o Google Maps, é possível obter uma visão macro das atividades das filiais da empresa, com rápida visibilidade sobre alertas de pendências e vencimentos.

Alerta de vencimentos

Envia alertas de vencimento de Alvarás e Licenças, permitindo organizar com antecedência toda a documentação necessária para a renovação, de modo a evitar multas e interdições.

Monitoramento de status

Possibilita tomadas de decisões mais assertivas no acompanhamento de suas operações, através do monitoramento dos status de suas documentações. 

Alerta de Pendências

O sistema emite um alerta se houver erros nas informações ou se estiver faltando algum documento necessário para a obtenção de Alvarás e Licenças.

Conquiste a excelência operacional na sua empresa com a Docket. 

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Sobre a Docket

Somos uma startup que realiza a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões. Com tecnologia avançada e inovadora, otimizamos os processos jurídicos de empresas de vários segmentos. Atuamos como facilitadores para nossos clientes, pois reduzimos o custo e o prazo com demandas de documentação de todo o Brasil.

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