Para que haja um bom funcionamento de todo o sistema de gestão de uma empresa, é essencial que o monitoramento da informação documentada seja feito corretamente.
Tal gerenciamento consiste no registro de dados, imagens, textos, certidões, planilhas que devem ser arquivados e mantidos em segurança.
Em casos de grandes incorporadoras, o monitoramento de tal informação é ainda mais importante, julgando a imensa quantidade de certidões e documentos exigidos nos diferentes processos relacionados aos procedimentos de compra e venda de imóveis, pesquisa de bens, análise de matrículas, regularização Fiscal (CNDs), due diligence, certidão de distribuição (cíveis, fiscais), escritura do imóvel ou terreno e IPTU, entre outros.
Manter tal documentação organizada é um requisito que pode evitar problemas relacionados ao controle e atualização dos mesmos, além de contribuir com todas as partes interessadas no negócio.
Monitoramento da Informação Documentada no Setor Imobiliário
Todos os processos oportunos aos segmentos imobiliários, principalmente os que envolvem inúmeros tipos de documentos e certidões, exigem extremo cuidado, organização e atenção.
O bom alinhamento da comunicação com a gestão traz inúmeras vantagens, como, por exemplo, no caso de construtoras e incorporadoras que precisam realizar SPEs – Sociedade de Propósito Específico, um modelo de organização empresarial pelo qual se constitui uma nova empresa, limitada ou sociedade anônima.
A SPE também pode ser considerada uma forma de empreendimento coletivo, utilizada para compartilhar o risco financeiro de uma determinada atividade, tanto de grandes projetos de engenharia ou empreendimentos coletivos de pequenos negócios.
Considerando a criação de novos CNPJ’s, além de inúmeros documentos regulatórios, alvarás e licenças a cada novo projeto, é necessário que todos esses processos sejam alinhados a uma gestão documental eficiente para evitar a morosidade e ineficiência nos resultados.
Soluções para o Monitoramento da Informação Documentada para incorporadoras
Sabemos que hoje, a tecnologia é uma grande mão na roda quando falamos em soluções. E é através dela que podemos reduzir custos, otimizar tempo e tornar processos como os de monitoramento de informação mais eficientes.
Através da nuvem alcançamos maior eficácia no resgate, padronização e organização de toda a documentação, assim como é possível garantir o acompanhamento no decorrer de processos e realizar a consulta de certificações.
Com a Docket, todo o trabalho de monitoramento da informação documentada pode ser feito de forma simples e ágil. Isso porque, hoje, ela fornece ao mercado toda a infraestrutura para processos que dependem de documentação, de ponta a ponta, por meio da tecnologia.
Inúmeras incorporadoras contam, atualmente, com o serviço do Shopping de Documentos, que oferece através de um dashboard, simples e funcional, a emissão maior agilidade na pré-análise de relatórios completos, além do controle total do fluxo de documentos.
Como aprimorar a monitoração de documentos na construção civil com a Docket
Como já falamos, são inúmeros os tipos de documentos envolvidos em projetos de incorporadoras, por isso, a gestão documental é estritamente necessária para evitar grandes problemas.
Hoje, através de toda infraestrutura tecnológica oferecida pela Docket, na funcionalidade do Módulo Administrador do nosso Shopping de Documentos é possível:
- Realizar o controle total no gerenciamento de documentos;
- Realizar o gerenciamento de operações;
- Monitorar todas as contas existentes;
- Controlar centro de custos;
- Elaborar diferentes tipos de acessos com diferentes níveis de permissões e funcionalidades.
Com o investimento constante em inovações, a Docket acelera documentações para movimentar a economia. Facilitando operações financeiras e processos operacionais centralizados.
Saiba mais sobre como podemos ajudar você a revolucionar sua empresa e sua gestão de documentos!