Com o objetivo de preservar e permitir o acesso da sociedade ao que diz respeito à construção da sua própria história, anualmente, o Dia Internacional dos Arquivos é celebrado em 9 de junho. Mas, qual a relevância de enaltecer a importância dos arquivos? Entenda tudo sobre o assunto.
O que são arquivos?
Cada registro que representa a atividade humana e que possa ser retido por seu valor a longo prazo pode ser denominado como arquivo. Na prática, os arquivos podem ser registros feitos por pessoas ou empresas para a formalização de negócios. Sendo assim, permitem que seja feita uma análise de outro ponto de vista de eventos já passados.
Apresentados nos mais diversos formatos, incluindo escrito, fotográfico, imagem em movimento, som, digital e analógico, os arquivos são mantidos por instituições públicas e privadas em todo o mundo. No entanto, para se ter certeza da autenticidade de um arquivo, é necessário que o contexto seja preservado e bem observado, dessa forma é possível avaliar como, por que e quem o criou.
Além disso, na posição de leitores, devemos estar cientes desse contexto ao interpretar arquivos. Afinal, nossa cultura e experiências pessoais têm forte influência sobre nós, sendo capazes de moldar nosso olhar para a leitura de um arquivo.
Qual a importância dos arquivos para a preservação da memória de uma sociedade?
Os arquivos são extremamente importantes para nossa sociedade porque reúnem evidências, explicações e justificativas para as atividades desenvolvidas anteriormente e alicerçam as nossas escolhas atuais. Sendo assim, são a base para a tomada de decisões mais assertivas, pois nos oferecem embasamento sobre o que já aconteceu.
É por meio de arquivos que somos capazes de transferir conhecimentos, de geração para geração, desde a educação e a pesquisa, o fornecimento de entretenimento e lazer, a proteção dos direitos humanos e a confirmação da identidade. Consequentemente, ao garantir o direito dos cidadãos de acesso à informação oficial e ao conhecimento de sua história, são garantidos também os direitos fundamentais da democracia.
Os riscos de manter arquivos fora do ambiente digital
Os arquivos são registros únicos da sociedade e seu valor transcende o tempo. Por isso, caso aconteça algum acidente ou extravio, não podem ser simplesmente substituídos. Como foi o caso da tragédia do Museu Nacional, localizado no Rio de Janeiro, onde um incêndio condenou praticamente dois séculos de história. A maior parte do acervo do museu, que contava com cerca de 20 milhões de itens, foi totalmente destruída.
O peso de uma perda como essa é imensurável e abre espaço para a discussão sobre como a digitalização de documentos é importante. Trazendo essa pauta para o mundo dos negócios, no caso de uma empresa, por exemplo, os danos causados pela perda de seus arquivos podem significar até mesmo a falência de uma corporação.
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A digitalização de arquivos para o armazenamento seguro
Uma boa gestão de documentos de empresas não se trata apenas de arquivar registros para história e pesquisa, mas garantir a continuidade dos negócios e conseguir traçar melhores estratégias para o futuro da corporação com muito mais segurança.
Para tanto, o ato dedigitalizar documentos tornou-se um forte aliado para as empresas dos mais diversos segmentos, uma vez que ter seu próprio arquivo digital facilita a centralização de informações e garante maior controle sobre acessos e manuseio de documentos, tais como: Matrícula de Imóvel, Certidão de Dados Cadastrais, Certidão Negativa de Tributos Imobiliários, Certidão de Distribuição Criminal, Certidão Estadual de Distribuições Cíveis, Certidão Negativa de Débito (CND), entre outros.
A transformação digital da Docket
O Shopping de Documentos é uma plataforma desenvolvida pela Docket que oferece toda a infraestrutura para processos que dependem de documentação, de ponta a ponta, por meio da tecnologia.
A plataforma é capaz de simplificar o acesso a mais de 200 tipos de documentos em todo o Brasil.Por meio de softwares customizáveis é possível que empresas, dos mais diversos segmentos, criem bancos de documentos, solicitem emissões programadas e façam o download quando quiserem.
Além disso, a inteligência artificial desenvolvida pela Docket, a R.E.A., realiza a pré-análise de diversas páginas de documentos em segundos, proporcionando economia de tempo e aumento da produtividade para as empresas.
Assista ao vídeo a seguir e saiba mais sobre como o Shopping de Documentos da Docket é capaz de trazer mais celeridade à esteira burocrática de grandes empresas:
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