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Written by 15:19 Gestão

Como gerenciar documentos na era digital?

Como gerenciar documentos na era digital?
Como gerenciar documentos na era digital?

A gestão de documentos é uma rotina que envolve busca, pré-análise, organização e armazenamento de certidões, contratos, matrículas de imóveis, registros, licenças, documentos fiscais, contábeis e toda uma papelada que demanda tempo, estrutura e pessoal para mantê-los em “ordem”.

Parte fundamental na rotina de empresas de todos os portes e segmentos, a gestão de documentos na era digital requer mais agilidade e confiabilidade, já que o volume de dados gerados cresce exponencialmente.

Muito mais do que armazenar documentos, as empresas da era digital precisam ter o controle efetivo sobre as informações e arquivos, gerando relatórios e estatísticas que são cruciais para as tomadas de decisões que vão muito além das técnicas de arquivamento.

Redução do uso de papel

Além da economia financeira e da diminuição do espaço físico, uma vantagem do gerenciamento digital de documentos é a redução do volume de papel documental nas corporações.

Segundo o levantamento realizado pela AIIM (Association for Information and Image Management) cerca de 35% das empresas norte-americanas investem em esforços para a redução do uso do papel, tendência mundial que também cresce bastante aqui no Brasil.

Gestão digital é mais eficiente?

Colocar em prática uma gestão de documentos eficiente, requer profissionais especializados e plataformas seguras para o armazenamento e organização desses de dados, de acordo com as especificidades de cada empresa e da dinâmica de seus negócios.

Incorporadoras e empresas do ramo imobiliário, por exemplo, lidam com um grande volume de escrituras, matrículas e outros documentos.

Já empresas do agronegócio, demandam uma série de certidões e registros de CPR, que influenciam diretamente nos fluxos de produção e negócios.

Por isso, uma gestão estratégica da demanda de dados bem definida, pode otimizar, e muito, a produtividade e assertividade nos processos corporativos.

Órgãos públicos informatizados

No Brasil, os órgãos públicos estão em um acelerado processo de informatização; declarações de imposto de renda, notas fiscais eletrônicas e processos judiciais já estão no universo digital. A assinatura em papel já está dando lugar aos certificados digitais, documentos como E-CPF e E-CNPJ, são aceitos em Tribunais e pela Receita Federal.

As lawtechs, empresas de tecnologia, crescem rapidamente no país, proporcionando maior celeridade aos andamentos das tarefas, tornando as demandas jurídicas mais ágeis e produtivas.

Por que inovar?

Na era digital, a informação é tratada pelas organizações como algo extremamente valioso e o gerenciamento rápido e eficaz de documentos e certidões, pode ser o fator decisivo para o sucesso ou fracasso de uma empresa.

Além disso, os custos com espaço físico, profissionais e seus deslocamentos, caem significativamente com a adoção do gerenciamento digital de documentos. Outra vantagem, é o aumento da produtividade, pois, assim, as empresas conseguem focar mais tempo nas atividades a que se destinam.

Docket

A Docket desenvolveu uma plataforma que torna mais simples a busca, gestão e pré-análise de documentos e certidões em todo o Brasil, reduzindo o tempo na obtenção de documentos em até 80%.

Por meio de softwares customizáveis é possível que empresas, dos mais diversos segmentos, criem bancos de documentos, solicitem emissões programadas e façam o download quando quiser.

Além disso, a inteligência artificial desenvolvida pela Docket, realiza a pré-análise de diversas páginas de documentos em segundos, proporcionando economia de tempo e aumento da produtividade para as empresas.

Faça a gestão de seus documentos, certidões e alvarás, realize pesquisa de bens em todo o Brasil e faça pré-analise de documentos em segundos com a Docket!

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