Os erros de backoffice podem gerar atrasos no processamento de pedidos, erros de faturamento, falta de informações precisas para tomada de decisões | Produto | Docket
O backoffice de uma empresa é responsável por cuidar dos processos internos e das atividades administrativas, que não são diretamente visíveis ao cliente final.
Toda a estrutura de suporte que garante que os processos de negócios das empresas funcionem de forma eficiente e eficaz é conhecido como backoffice.
Por conta disso, a sua principal função é garantir a integridade e confiabilidade dos dados, pela automação de processos, pela gestão de recursos e pelo controle financeiro da empresa.
Para explicar melhor o conceito de backoffice e quem é considerado colaborador dessa área, desenvolvemos esse artigo. Além disso, destacamos nele quais os erros mais comuns dessa área de trabalho e qual a melhor forma de evitá-los. Confira!
Mas o que é o backoffice?
Em primeiro lugar, antes de falar sobre os principais erros de backoffice, é necessário conceituar esse termo. Nesse sentido, se pensarmos em uma instituição financeira ou banco, por exemplo, o backoffice é o setor que atua nos “bastidores”.
Ou seja, é a área responsável por controlar todas as operações que são realizadas, além de calcular a rentabilidade, analisar riscos e reportar relatórios para os gestores da empresa.
Em outras palavras, são as atividades que incluem o gerenciamento de informações, a gestão de recursos humanos, o controle financeiro e a gestão de estoques, por exemplo.
Por isso, em uma situação em que ocorra um atraso ou falha em uma dessas etapas, certamente, haverá retrabalho, perda de tempo e, consequentemente, prejuízos.
Dessa maneira, o profissional que atua em backoffice é extremamente estratégico e atua na prevenção de riscos e correção de desvios na operação que possam afetar o resultado final.
E quem faz parte do backoffice?
O setor de backoffice é compreendido por todos aqueles serviços indiretos ou processos internos. Ou seja, que não estão relacionados com a atividade principal da empresa, mas que são essenciais para toda jornada. Sendo assim, ele é essencialmente um setor de suporte.
No caso de empresas que possuem um processo muito complexo, o backoffice é quem faz a parte operacional. Nesse contexto, podemos considerar a análise e criação de contratos, conferência dos pedidos, organização dos documentos, aprovação de demandas, entre outras ações.
Assim, em vez de focar exclusivamente no cliente, o objetivo desse setor é fazer com que a operação funcione da melhor maneira possível. Por isso, geralmente eles reportam para quem trabalha na linha de frente, também chamada de front office.
4 erros de backoffice que você não pode cometer mais
Como já explicamos, o backoffice é importante porque, mesmo que não seja visível para o cliente final, ele é essencial para garantir a satisfação do cliente. Do mesmo modo, uma empresa que não tem um backoffice eficiente pode enfrentar:
- Atrasos no processamento de pedidos;
- Problemas de faturamento;
- Falta de informações precisas para tomada de decisões;
- Perda de dados importantes;
- Problemas na comunicação com clientes e fornecedores.
Além disso, alguns erros podem ser fatais e causar de diversos problemas dentro das operações, como:
- Microgerenciamento
- Priorização incorreta
- Falta de padronização
- Perda de prazos
Agora que ficou bem claro o que é backoffice e quem faz parte da área, vamos aos erros mais comuns que precisam ser evitados pelos profissionais.
1. Microgerenciamento
Você conhece alguém que centraliza todas as principais tarefas e decisões, precisando fazer aquele microgerenciamento de tudo que é produzido pela equipe? Então, essa prática, além de ser um grande erro, é pouco saudável, por aumentar o nível de estresse e o volume de trabalho do gestor.
Além de impactar quem está microgerenciando, também afeta a equipe, já que pode gerar um sentimento de incapacidade, além de diminuir bastante a produtividade.
Se o gestor não mostrar confiança nas pessoas que trabalham com ele, elas vão acabar se desmotivando, o que desencadeia uma série de prejuízos para a empresa.
O ideal é contar com uma tecnologia que você possa encontrar o histórico de tudo que os colaboradores fizeram. Assim, eles têm liberdade para trabalhar e o gestor tem segurança nas tomadas de decisão, além de saber o que está sendo feito e por quem.
2. Priorização incorreta
Já teve a sensação de que trabalhou muito, mas não produziu nada? Geralmente, isso acontece quando falta priorização em equipes de backoffice, em que os gestores não conseguem estabelecer prioridades.
Sem a priorização correta, os colaboradores ocupam o tempo com atividades diversas, mas não focam naquelas que são realmente importantes para os resultados e metas da empresa.
Um exemplo muito claro de falta de priorização é o excesso de realização de reuniões. Também é possível introduzir ferramentas para troca de informações mais ágeis, que não consumam tanto tempo.
3. Falta de padronização
Pior que gastar tempo fazendo tarefas sem uma priorização, é trabalhar sem um padrão e gerar retrabalho para todas as demandas que saem ou chegam no setor.
Por exemplo, imagine em uma equipe de backoffice financeiro de 10 pessoas em que não há padronização. Cada um deles, responsável por analisar os documentos para concessão de crédito, faz o cadastro do cliente de uma forma diferente.
Na hora de gerar relatórios ou fazer consultas, será um caos. Alguém terá o retrabalho de transcrever todos aqueles cadastros e documentos antes de começar as análises de resultados. É muito tempo desperdiçado!
4. Perda de prazos
A desorganização e falta de padrão pode fazer com que a sua equipe de backoffice perca prazos importantes.
Isso significa desde perder clientes para o concorrente que faz a análise dos processos com mais celeridade até receber multas por documentos vencidos ou com erros de digitação.
O ideal para conseguir controlar os prazos é centralizar tudo em uma única plataforma, em vez de depender de várias planilhas de excel que podem se perder, além de não estarem padronizadas.
Erro bônus: não contar com um software de gestão de documentos
Para as equipes de backoffice que precisam gerenciar documentos regulatórios, os erros podem ser ainda mais graves, pois ocasionam em multas e até fechamento de unidades.
Pensando nisso, a Docket desenvolveu a plataforma de Alvarás e Licenças. A ferramenta é uma tecnologia para gerenciamento centralizado que permite que todas as necessidades de uma unidade estejam em um único lugar.
Dessa forma, é possível reduzir operacionais, evitar perdas de prazo, automatizar processos e, por consequência, aumentar a produtividade. Tudo de maneira 100% digital com acesso de qualquer lugar do mundo – e, o mais importante, seguindo as normas de segurança de dados da LGPD.
Sobre a Docket
A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.
O Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.
Já a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.
Por fim, a R.E.A (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.