Otimizar a gestão de documentos é fundamental para as empresas do setor da construção civil. Isso porque ajuda a melhorar a eficiência operacional, reduz os custos e riscos, além de oferecer uma série de benefícios.
Para detalhar como a tecnologia vem ajudando para essa otimização, bem como está sendo imprescindível para o desenvolvimento dos processos que envolvem documentações no segmento desenvolvemos esse artigo. Entre os principais assuntos, falaremos sobre:
- Os documentos necessários para execução de uma obra;
- Como otimizar a gestão de documentos com a Plataforma de Alvarás e Licenças?
Porém a otimização da gestão de documentos na construção civil nem sempre é fácil. Quando as construtoras e incorporadoras realizam um novo empreendimento, é importante que uma série de documentos. Nesse contexto, podemos citar principalmente alvarás e licenças, pois precisam estar em dia para garantir que a obra ocorra dentro dos requisitos legais.
Por isso, antes de iniciar a obra, é preciso garantir junto à prefeitura e outros órgãos vinculados a ela os licenciamentos e permissões necessários para a construção.
Dessa forma, em caso de fiscalização ou até denúncias da obra, sua empresa estará assegurada legalmente de que tudo que está sendo realizado sem infringir nenhuma lei.
Como otimizar a gestão de documentos para a execução de uma obra?
Não existe uma regra única de licenças e alvarás de construção que devem ser emitidos para uma execução de obra.
Afinal, cada cidade possui exigências particulares, que podem ter diferenças conforme a lei de zoneamento, normas técnicas específicas, tamanho de obra ou área a ser construída. Mas na maioria dos casos, esses são os principais documentos solicitados:
- Licenciamento Ambiental
- ART
- Alvará de construção
- Licença de instalação de energia e água
- Habite-se
Mas existem também documentos que precisam ser emitidos em qualquer situação, como a Certidão Negativa de Débito, a Certidão de Obra da Construção Civil e o Cadastro Nacional de Obras, que é gerido pela Receita Federal.
No caso desse último documento citado, ele tem objetivo de que a construtora cumpra com as obrigações tributárias durante a obra, para no fim, conseguir emitir a certidão de regularidade fiscal que deverá ser averbada no registro de imóveis.
1. Licenciamento Ambiental
O licenciamento ambiental das obras tem o objetivo de resguardar o meio ambiente do entorno da implantação do empreendimento. Assim, a construtora deve se responsabilizar pela obra para que ela não afete o local. As licenças podem ser licenciamento prévio, de instalação e de operação e devem ser emitidas no órgão competente da área. Nesse caso, é preciso verificar na prefeitura qual o órgão responsável por cada uma das licenças.
2. ART
ART ou Anotação de Responsabilidade Técnica é o documento em que o profissional de engenharia assume a responsabilidade pela construção. O ART pode ser de obra ou serviço, de cargo ou de função e ter caráter individual ou coletivo, sendo norteada pela Lei nº 6.496 de 1977.
3. Alvará de construção
O alvará de construção é um documento expedido pela prefeitura que atesta a conformidade de uma obra com as leis existentes. Para expedi-lo é preciso possuir cópias de documentação do imóvel e do proprietário, bem como possuir o projeto arquitetônico e os dados do profissional técnico responsável pela obra.
Vale destacar que esse documento pode ter diferentes nomes conforme a região. Ele também é conhecido como alvará de execução, licença de construção ou especificando se o alvará é de construção, reforma ou demolição.
No alvará, constará o período de validade da licença, que normalmente é contabilizado por meses. Após esse período, se a obra não tiver sido finalizada, é preciso expedir uma nova liberação. Caso a obra aconteça sem esse documento, a fiscalização pode multar a construtora e até embargar a obra.
4. Licença de instalação de energia e água
Durante a obra, a equipe precisará de água, para ajudar na escavação, misturar argamassa e concreto, além do uso pelos dos funcionários que ali trabalham. Além disso, a energia também é importante para viabilizar que as máquinas sejam ligadas e que tenha luz para os períodos noturnos ou áreas muito escuras, como garagem subterrânea.
Assim, para fazer essas ligações, as concessionárias exigem que os terrenos tenham alguns itens instalados, como poste padrão para energia e protetor para o hidrômetro. Os documentos exigidos para conseguir a liberação são comprovante de pagamento de IPTU, com o endereço completo ou lote/quadra/quarteirão, CPF e RG do proprietário, escritura da propriedade e, em alguns casos, o projeto arquitetônico já aprovado pela prefeitura.
5. Habite-se
O Habite-se é conhecido por diversos nomes, como auto de conclusão de construção, auto de vistoria, certificado de conclusão de obra ou alvará de utilização. Esse documento deve ser expedido na fase final da obra.
Ele garante que a construção foi concluída com êxito, sendo construída de acordo com todas as exigências legais estabelecidas e permitindo que o local possa receber os novos moradores. Depois de emitido o documento, é preciso que ele seja registrado na matrícula do imóvel, no Cartório de Registro de Imóveis em que a propriedade está localizada.
Além dos já citados, existem outros documentos regulatórios que envolvem a segurança dos trabalhadores da obra e que precisam constar junto com os demais em caso de fiscalização.
Como otimizar a gestão de documentos com a Plataforma de Alvarás e Licenças?
A plataforma de Alvarás e Licenças foi desenvolvida para otimizar a gestão de documentos de uma empresa dentro de uma plataforma única com acesso rápido e prático. Veja como otimizar a gestão dos documentos da sua construtora.
Escolhendo sistemas intuitivos e descomplicados para otimizar a gestão de documentos
Com a plataforma de Alvarás e Licenças, é possível gerir todos os documentos regulatórios e documentos acessórios da obra de maneira intuitiva e descomplicada. Para registrar cada obra, basta adicionar uma nova unidade inserindo os dados do local e depois enviando as licenças e documentos.
Em seguida, toda gestão pode ser realizada pelo dashboard que apresenta um mapa das unidades registradas com o status de cada uma delas, que pode ser visualmente identificado pelas cores dos pins de marcação. Essa visualização permite identificar rapidamente as unidades que estão com documentos faltantes ou que as licenças estão para vencer.
Investindo em segurança
Com a lei geral de dados, além de contar com os melhores requisitos de segurança no desenvolvimento da plataforma a fim de garantir a integridade das informações, o software também permite a criação de grupos de restrição.
Assim, é possível que o administrador da plataforma gerencie as permissões dos usuários, dando visibilidade apenas da unidade atrelada a ele. Isso garante a privacidade de dados sensíveis e que devem ser protegidos.
Optando por integração das informações
Um dos grandes problemas no gerenciamento de documentos regulatórios é a descentralização e a falta de padronização das informações. Quando o número de licenças é pequeno, a gestão pode ser feita manualmente.
Mas conforme a construtora cresce e começa a desenvolver obras simultaneamente, essa gestão via planilhas se torna um caos.
Assim, a plataforma une em um só lugar todas as informações, que podem ser acessadas por diversos usuários e de forma remota. Ou seja, um analista pode gerenciar os documentos de dentro do escritório e o responsável da obra, in loco. Do mesmo modo, pode ter acesso a todos esses dados em caso de fiscalização.
Utilizando a tecnologia a seu favor para otimizar a gestão de documentos
Por meio da plataforma de licenças e alvarás, é possível automatizar a gestão de documentos regulatórios. Dessa forma, é possível organizar um grande volume de dados, independentemente do número de unidades inscritas.
Assim, ao invés de passar duas horas atualizando planilhas, com a plataforma, em alguns minutos, você atualiza os dados e realiza uma análise completa.
Além disso, o sistema emite alertas, tanto dentro da plataforma quanto via e-mails, que avisa quando um documento vai vencer. Com essa previsibilidade, é possível se organizar para emitir os novos documentos.
Analisando os dados que importam
Quando o processo é todo manual, muito tempo é gasto com a gestão e pouco sobra para análise das informações. Com o software da Docket, é possível gerir e analisar os dados dos documentos, de forma simples e rápida.
Ao emitir um relatório, você analisa o controle da data de vencimento, o status do documento, o histórico de licenças e confere as atualizações reprovadas no fluxo. Além disso, o usuário também pode criar um novo relatório selecionando as categorias que deseja analisar.
Portanto, a plataforma da Docket se torna a solução ideal para construtoras que precisam gerenciar documentos regulatórios. Se você se interessou pelo assunto e quer entender melhor as funcionalidades, acesse e cadastre-se no site e receba o contato de um de nossos consultores.
Sobre a Docket
A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.
O Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.
Já a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.
Por fim, a R.E.A (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.