Ao utilizar a plataforma de Gestão de Documentos da Docket, rede de supermercados regulariza mais de 80% das unidades em pouco tempo. Veja como!
A gestão de documentos e a conformidade regulatória são desafios críticos para qualquer rede de supermercados. Com múltiplas unidades distribuídas em diferentes regiões, a necessidade de manter alvarás, licenças e demais documentos em conformidade com as exigências legais é constante.
Uma falha no controle pode resultar em multas, interdições e até interrupção das operações. Neste contexto, a Docket transformou a operação e garantiu a conformidade regulatória de uma grande rede de supermercados, automatizando a gestão documental em cada unidade. Vamos explorar como essa transformação aconteceu e os resultados alcançados.
Esses são problemas comuns, que podem ser enfrentados por redes de farmácia, postos de combustível ou supermercados. Neste artigo, vamos te contar como chegamos até esse cliente e revolucionamos o processo de expansão. Vamos lá?
A Importância da Conformidade Regulatória para Redes de Supermercados
Manter a conformidade regulatória é um dos maiores desafios enfrentados pelas redes de supermercados. Com diversas unidades distribuídas em diferentes cidades e estados, é essencial garantir que cada loja atenda às normas fiscais, sanitárias e ambientais.
Uma falha na gestão de documentos regulatórios pode resultar em multas, interdições ou, em casos mais graves, até na paralisação das operações. Além dos impactos financeiros, a reputação da rede pode ser seriamente prejudicada, levando à perda de confiança dos clientes e parceiros.
As regras e regulamentos variam conforme a localização das unidades, tornando o processo ainda mais complexo. Documentos como alvarás, licenças sanitárias e certificados ambientais precisam estar sempre atualizados, respeitando prazos e as particularidades legais de cada região. A gestão manual de tantos documentos torna o processo suscetível a erros e atrasos.
A Docket simplifica esse cenário, oferecendo uma plataforma que centraliza todos os documentos e prazos em um único lugar. Isso permite uma visão clara e imediata da situação de cada unidade, facilitando a gestão e garantindo que todas as exigências regulatórias estejam sendo atendidas. Com o sistema de alertas automáticos, o risco de perda de prazos é drasticamente reduzido, evitando multas e interrupções nas operações.
A automação de documentos é especialmente vantajosa para redes de supermercados com múltiplas unidades. A Docket permite que as licenças e alvarás de todas as lojas sejam controlados de maneira centralizada e organizada.
Qual era a dor dessa rede de supermercados?
Antes da implementação da plataforma da Docket, a diretoria de expansão e licenciamento de obras dessa rede vivia uma verdadeira dor de cabeça. Demoras na abertura de novas lojas, pendências constantes perante órgãos municipais e uma gestão complexa de terceiros eram apenas algumas das dores enfrentadas.
A gestão manual de 55 tipos de documentos e mais de 500 processos, incluindo alvarás, licenças e certificados, era um verdadeiro desafio. A equipe, responsável por mais de 350 unidades, enfrentava problemas como irregularidades em 76,6% das lojas, perda de prazos, e atuações dos órgãos públicos, especialmente em alvarás sanitários e de funcionamento.
A diretoria dessa rede enfrentava uma série de problemas. Os dois principais eram:
- Demora na abertura de novas lojas;
- Dificuldade em acompanhar as pendências perante órgãos municipais.
A gestão manual dos 55 tipos de documentos e mais de 500 processos, incluindo alvarás, licenças e certificados, deixava a equipe sobrecarregada.
Como solucionamos o problema?
Para garantir a conformidade regulatória na rede de supermercados, o time de licenciamento e expansão decidiu dar um passo em direção à modernização e eficiência. Após contratada, a implementação da plataforma Controle foi rápida. Em menos de três dias, mais de 350 unidades e suas condicionantes foram cadastradas, e a equipe já estava utilizando a plataforma.
A plataforma proporcionou uma gestão centralizada de todas as condicionantes, desde questões ambientais até a manutenção das lojas. Um dashboard em tempo real permitiu acompanhar o status da saúde regulatória das operações, proporcionando uma interpretação ágil e eficiente dos dados.
Qual o resultado atingido até então para essa rede de supermercados?
A transformação foi notável. A quantidade de terceiros envolvidos na emissão e renovação de licenças e alvarás diminuiu. Além disso, o tempo médio para a renovação caiu 18%. Agora, mais de 80% das lojas estão regulares, um aumento significativo na conformidade.
O time passou a dedicar mais tempo a atividades estratégicas, baseadas em planos de ação sólidos e assertivos, embasados por dados concretos. A comunicação entre as equipes tornou-se fluida, eliminando gargalos e reduzindo o tempo gasto na busca por documentações e responsáveis.
A introdução de QR Codes em cada unidade, atualizados automaticamente na plataforma, simplificou ainda mais o acesso às informações necessárias. Além disso, não houve mais nenhuma atuação de órgãos regulatórios após a implementação.
Os processos de auditorias internas tornaram-se menos desgastantes, pois todos os históricos e pendências foram centralizados na plataforma Docket. A solução não só resolveu as dores existentes, mas também impulsionou a eficiência e a conformidade dessa rede de supermercados.
Conheça as Soluções da Docket e Garante Conformidade Regulatória
A conformidade regulatória é um desafio contínuo para qualquer rede de supermercados, e a falta de controle pode trazer sérios prejuízos. No caso desta rede, a Docket proporcionou uma verdadeira revolução, centralizando a gestão de documentos e automatizando processos essenciais para garantir a conformidade. A integração rápida de mais de 300 unidades à plataforma provou a eficácia dessa solução.
Se a sua empresa enfrenta desafios semelhantes na gestão de documentos e conformidade regulatória, conheça a solução de Gestão de Documentos da Docket. Nossa plataforma oferece a segurança e a eficiência necessárias para manter suas operações em conformidade, sem complicações. Entre em contato com nossos especialistas e veja como podemos transformar sua operação.