Fluxo de pagamento em órgãos públicos: como a tecnologia reduz a burocracia?

A tecnologia foi primordial para as empresas centralizarem, agilizarem e diminuírem a burocracia no fluxo de pagamento realizado em órgãos públicos.

Atualmente, o Brasil é considerado um dos países mais burocráticos para se fazer negócio no mundo. Isso porque toda a burocracia envolvida na emissão de documentos e fluxo de pagamentos em órgãos públicos continua sendo um desafio para muitas empresas. 

Da mesma forma, quando é necessário executar pagamentos de solicitações de documentos para os mais de 20 mil órgãos públicos do país (distribuídos em 5.568 municípios), todo o processo se torna realmente difícil e complicado, gerando muito mais trabalho para os departamentos financeiros.

No entanto, com os avanços tecnológicos e a transformação digital dos últimos anos, têm sido desenvolvidos alguns sistemas que simplificaram e agilizaram essas etapas, ampliando os horizontes das companhias.

Para nos aprofundarmos mais em todos os benefícios e vantagens que um fluxo de pagamentos moderno pode oferecer para os processos que envolvem documentações e órgãos públicos, desenvolvemos um conteúdo completo para explicar em detalhes tudo o que você precisa saber para atualizá-los. Confira!

Os cartórios no Brasil e o fluxo de pagamento em órgãos públicos

Em primeiro lugar, é preciso compreender que os cartórios do Brasil são responsáveis por diversos tipos de serviços, como:

• Registro Civil;
• Escrituras Públicas;
• Procurações;
• Registro de Imóveis;
• Registro de Títulos e Documentos;
• Protesto de Títulos;
• Inventários e Partilhas;
• Registro de Pessoas Jurídicas;
• Entre outros.

Os principais tipos de cartórios do Brasil

Para oferecer esse amplo número de serviços, que são fundamentais para garantir a segurança jurídica, bem como a autenticidade de diversos atos e documentos, existem diversos tipos de cartórios no Brasil. 

1. Registro Civil
2. Notas (Tabelionato de Notas)
3. Registro de Imóveis
4. Protesto de Títulos
5. Registro de Títulos e Documentos
6. Registro Civil das Pessoas Jurídicas
7. Distribuição – Distribuidor de Títulos

Por conta disso, vale ressaltar que cada um deles possui competências específicas e segue normas e regulamentos estabelecidos pela legislação brasileira. Eles são:

1. Registro Civil

É responsável pelo registro de nascimentos, casamentos e óbitos. Por isso, emite certidões de registro civil, que são documentos essenciais para comprovar o estado civil e a identidade das pessoas.

2. Notas (Tabelionato de Notas)

Os cartórios de notas, também conhecidos como cartórios de tabelionato de notas realiza diversos atos notariais, como:

• Lavratura de escrituras públicas;
• Reconhecimento de firmas;
• Autenticação de documentos; 
• Procurações;
• Testamentos; 
• Entre outros.

3. Registro de Imóveis

Esse cartório é encarregado de realizar o registro e controle das transações imobiliárias, como compra e venda, doações, hipotecas, entre outras.

Por conta disso, garante a segurança jurídica e a publicidade dessas operações.

4. Protesto de Títulos

São neles que são efetuados os registros e controle de títulos de crédito, como: 

• Cheques;
• Notas promissórias;
• Duplicatas;
• Entre outros. 

Sendo assim, atua na cobrança e regularização desses títulos.

5. Registro de Títulos e Documentos

Realiza o registro e arquivamento de diversos tipos de documentos, como:

• Contratos;
• Procurações; 
• Escrituras públicas;
• Notificações;
• Entre outros. 

Do mesmo modo, garante a autenticidade e a publicidade desses documentos.

6. Registro Civil das Pessoas Jurídicas

Responsável pelo registro e controle de documentos relacionados a pessoas jurídicas, como:

• Empresas;
• Associações, 
• Fundações;
• Partidos políticos;
• Entre outros.

7. Distribuição – Distribuidor de Títulos

Esse cartório é uma unidade do Poder Judiciário que tem como função receber e distribuir os processos judiciais para as respectivas varas ou juízos competentes.

Desse modo, garante a igualdade de acesso à justiça e evita a manipulação ou direcionamento indevido dos processos.

No caso específico do Distribuidor de Títulos, ele é responsável pela distribuição dos títulos executivos extrajudiciais, ou seja, documentos que possuem força executiva, como cheques, notas promissórias, duplicatas entre outros. 

Alguns exemplos dos principais documentos emitidos nos cartórios

E são justamente nesses cartórios que são realizadas a emissão de documentos importantes, como:

Certidão de Matrícula de Imóvel

Essa certidão é emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis e conta com informações detalhadas sobre a situação jurídica de um imóvel.

Desse modo, é essencial para comprovar a propriedade e a regularidade do imóvel perante terceiros, como compradores, instituições financeiras e outros interessados.

Certidão de Inteiro Teor

É um documento que contém todas as informações e atos arquivados sobre a empresa em um determinado cartório. 

Ela é geralmente utilizada em processos judiciais, transações imobiliárias e outras situações que exigem um histórico completo da empresa.

Certidão Negativa de Protesto

Registra a existência de protestos de títulos, como cheques sem fundo e notas promissórias, contra uma pessoa física ou jurídica.

Em suma, é utilizada como comprovação ou não, da inadimplência junto ao Cartório de Protesto. 

Como é realizado o fluxo de pagamento em órgãos públicos?

Atualmente, os órgãos públicos brasileiros não possuem um padrão definido para receber os seus pagamentos. Além do mais, em cada cartório, ainda podemos encontrar diferentes sistemas para recebimento.

E quando não há um sistema inteligente destinado para esse processo, quando é realizada a emissão de documentos o pagamento do serviço precisa ser concretizado na mesma hora. 

Ou seja, para cada operação realizada, é necessário que a equipe financeira desembolse e realize um pagamento despadronizado para os cartórios. 

Nas Capitais do Brasil, podemos encontrar uma diversidade maior de meios de pagamentos –  o que acaba permitindo mais agilidade para as companhias que têm operações centralizadas nas maiores cidades do país.

Porém, quando essas mesmas empresas necessitam solicitar documentos em outros estados ou no interior do país –  em cartórios com sistemas diferentes e particulares –, por exemplo, as dificuldades começam.

Os custos para retirada em um fluxo de pagamento

Os custos para retirada e para emissão podem variar de acordo com o tipo de documento escolhido e a região do país. 

Do mesmo modo, cada Estado possui a sua tabela de emolumentos, que são liberados anualmente com os valores  estipulados pelo Tribunal Estadual para serem cobrados pelos serviços prestados nos cartórios. 

Alguns deles, inclusive, disponibilizam suas tarifas de forma pública, seja em seus sites ou nas próprias unidades.

Dentro desse contexto, as formas de recebimento aceitas pelos cartórios podem variar de acordo com cada estabelecimento. Eventualmente, as seguintes opções são as mais comuns:

Dinheiro / À Vista

A maioria dos cartórios aceita pagamento em dinheiro. É sempre bom ter o valor exato ou trocado, pois nem todos possuem troco disponível.

Cheque

Os pagamentos por meio de cheques ainda são aceitos em determinados cartórios, desde que estejam devidamente compensados e em nome do titular do serviço.

Transferência bancária

Em alguns casos, é possível fazer o pagamento diretamente por transferência bancária. Nesse caso, o local fornece os dados bancários para que o cliente efetue a transação.

Cartões de débito e crédito

Atualmente, os cartórios aceitam pagamento com cartões de débito e crédito das principais bandeiras.

É importante verificar com antecedência se o cartório em questão possui essa opção de pagamento, uma vez que nem todos oferecem essa alternativa.

PIX

Alguns cartórios no Brasil também já aceitam pagamento por meio do PIX. Porém, como esse é um sistema de transferência eletrônica instantânea, é necessário entrar em contato com o cartório em questão e verificar se eles realmente aceitam esse método.

Por fim, vale reforçar que é sempre recomendável entrar em contato com o cartório específico onde a empresa precisará obter o serviço. 

Despadronização no fluxo de pagamento

Seja como for, se você busca simplificar e agilizar os processos de emissão de documentos, também precisa considerar uma escolha eficiente e inteligente, como  a adoção de um sistema de pagamentos mais avançado.

Por conta disso, é preciso entender como esses sistemas modernos podem e conseguem diminuir a burocracia em questões que envolvem documentos – e estão tornando a gestão financeira de grandes empresas de variados segmentos muito mais eficiente.

Afinal, como solucionar o problema em um fluxo de pagamento?

Quando os pagamentos só podem ser realizados em um determinado período do mês, por exemplo, já que muitas das grandes companhias do país tem um fluxo de caixa que obedece a uma janela de pagamento única – e que não pode ser executada fora de certo período ou data – surgem algumas dores que acabam impactando negativamente no time financeiro.

Conforme mostramos mais acima, onde citamos os meios mais comuns de pagamentos em cartórios, devemos, agora, lembrar também que existem sistemas diferenciados e pouco eficazes de recebimento por parte desses locais.

Nesse ínterim, por exemplo, existem empresas que ainda precisam trabalhar ou com a temida cota mensal (onde a empresa paga um valor pré-definido para o cartório) ou com o despadronizado valor cheio mensal (onde é necessário acertar todo o valor gasto em emissões durante o mês em uma única data).

Sendo assim, com as solicitações sendo recorrentes, eles acabam se enquadrando em um padrão de pagamento ainda mais rígido e burocrático para serem executados,   o que acaba se tornando uma verdadeira bola de neve para as empresas. 

E essa dor de cabeça afeta principalmente o time financeiro das empresas, já que essa falta de continuidade, padronização e controle não gera somente prejuízos, como, também, desperdício de tempo.

Como a antecipação de pagamento dentro da plataforma da Docket resolve isso?

Hoje, uma das principais vantagens da tecnologia, é a criação e otimização dos sistemas de pagamentos. Dessa maneira, existe a possibilidade de automatizá-los e, consequentemente, não necessitar fazer o deslocamento de funcionários até o banco para realizá-los individualmente.

E como no Brasil cada cartório é diferente – e conta com um sistema de pagamento variado –, desenvolvemos uma funcionalidade interna e exclusiva onde conseguimos  centralizar todos os padrões de pagamento em um único dia e lugar.

Dessa forma, todo início de mês, a Docket gera uma fatura que contém um boleto e uma nota fiscal, e envia esses dois comprovantes diretamente para o cliente, permitindo que ele finalize o pagamento da melhor forma para a sua equipe e empresa.

Assim, é possível solicitar diversos tipos de documentos dentro da plataforma, sendo que somente no final do mês ele será cobrado. Tudo  por meio de um único acerto.

Vantagens da funcionalidade fluxo de pagamento para empresas Enterprise

A utilização dessa tecnologia cabe perfeitamente dentro de um ecossistema de empresas Enterprise, já que elas contam com um sistema complexo de compras e um sistema de caixa muito mais burocrático. 

Dessa forma, economiza-se tempo e recursos, permitindo que elas possam direcionar atividades muito mais estratégicas para o setor financeiro. 

Sendo assim,  por meio da plataforma da Docket, onde podem ser emitidos mais de 200 tipos de documentos,  também é possível centralizar e agilizar os métodos de pagamento, já que em muitos cartórios esses processos são variados e descentralizados, podendo ser executados com PIX,  cartão de crédito,  boleto entre outros.

Por fim, somente a nossa funcionalidade de fluxo de pagamentos é capaz de transformar um cenário muito instável em um processo mais rápido, seguro e menos custoso, além de padronizar e otimizar o trabalho dos setores financeiros.

Sobre a Docket

A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.

O  Shopping de Documentos, por exemplo, digitaliza e centraliza processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.

Já  a ferramenta de Alvarás e Licenças, oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.

Por fim, a R.E.A  (Real Estate Analysis) faz a leitura e pré-análise de matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.