Como criar um fluxograma de processo?

06/10/2020
Leitura em: 9 minutos
Como criar um fluxograma de processo?

TL;DR: Entenda, neste texto, como o fluxograma de processo ajuda a aumentar a produtividade do seu time  e garantir a qualidade do serviço. Você vai ver:

  • O que é um fluxograma de processo?;
  • Quais são os principais tipos de fluxograma?;
  • Quais são os ícones mais usados em um fluxograma?;
  • Entendendo os seus processos;
  • Passo a passo para criar o fluxograma de processos.

Um fluxograma é definido como um diagrama que descreve processos, sistemas ou até um algoritmo. Essa ferramenta é utilizada com o objetivo de documentar, planejar, estudar, melhorar e comunicar processos, por vezes, complexos a partir de diagramas simples e objetivos.

Os primeiros registros do uso dessa ferramenta para documentar processos se deu na década de 1920, com dois engenheiros industriais, Frank e Lilian Gilbreth que apresentaram um fluxograma para a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME). A partir de 1947, a ASME começou a utilizar símbolos gráficos para facilitar a construção de um fluxograma de processos.

O que é um fluxograma de processo?

Criar um fluxograma de processo é ótimo para comunicar de maneira simples e eficiente os processos de uma determinada tarefa, ação ou entrega de produto/serviço do seu negócio. Além disso, é essencial para documentar e ilustrar o fluxo de trabalho.

Um fluxograma de processo nada mais é do que uma representação gráfica de cada etapa de um processo predefinido, ou seja, é uma descrição sobre a ordem em que cada tarefa deve ser realizada. 

Nesse mapeamento de processos, cada passo é ilustrado por um ícone representativo. Assim, cada símbolo utilizado é conectado por meio de flechas que conduzem o fluxo do processo. Dessa forma, o time envolvido nas tarefas têm uma visão macro de como a operação deve ocorrer. 

Quais são os principais tipos de fluxograma?

Antes de iniciar o seu fluxograma, é necessário entender qual tipo de representação melhor se adequa às demandas da sua empresa. Dentre os mais usados pelas corporações estão: 

Fluxograma Funcional

O formato desse modelo permite visualizar também a ordem das atividades, apontando, inclusive, as áreas e seções conectadas. Geralmente, esse tipo de representação é utilizado em processos que têm um certo grau de complexidade e que englobam variadas divisões de uma corporação. 

Fluxograma Vertical

Esse tipo de fluxograma também é conhecido como Diagrama de Processo. O seu design é marcado pelo uso de colunas verticais para pontuar o rumo dos afazeres em questão. Trata-se de uma categoria de usabilidade bastante intuitiva, na qual é possível adicionar novos campos com facilidade. 

Diagrama de Blocos

Trata-se de um formato mais simples de fluxograma. Normalmente, é utilizado para estabelecer o curso das atividades de um processo, não incluindo qualquer observação dos participantes. Justamente por isso é o mais escolhido pelas empresas, quando o foco é realizar uma ilustração mais abrangente.

Quais são os ícones mais usados em um fluxograma?

Símbolo de fluxo

Os símbolos de fluxo são usados para indicar as fases do processo. Dessa maneira, existem ícones que representam o início do processo que, geralmente, é retratado por um círculo de contorno simples. Seguindo essa mesma linha de raciocínio, também temos ícones que simbolizam o fim do processo, normalmente representado por um círculo de contorno duplo.

De modo geral, os ícones em formato de retângulos são responsáveis por representar as atividades que serão desenvolvidas na sequência. Por sua vez, as figuras de losangos servem para indicar quando é possível distribuir em diversas perspectivas o fluxo de operações e sobre as regras que devem ser seguidas ao decorrer do processo.

Símbolo Piscina

O símbolo chamado de “piscina” funciona como um box no qual é inserido uma tarefa. Esse ícone pode conter outro símbolo que é conhecido como “raia”. Sendo assim, cada raia caracteriza um grupo de tarefas que podem ser realizadas tanto por um time, quanto por um setor inteiro da corporação.

Símbolo Conector 

Com tantas tarefas fazendo parte de um mesmo fluxo, é fundamental conectá-las visualmente de alguma forma. Para isso, existe o símbolo “conector”, que é retratado, geralmente, por meio de flechas. Contudo, existem três tipos de símbolos conectores. 

O primeiro tipo é a seta tracejada, que representa a conversação via mensagem. Na sequência, temos a seta linear que indica o curso do fluxo. Por último, mas não menos importante, temos a seta pontilhada que faz a associação entre tarefas e objetos.

Símbolos Dados e Artefatos

Informação é tudo em qualquer atividade. Dessa forma, os símbolos que representam os dados indicam de qual forma cada informação deve ser aplicada ao longo do processo.

Por outro lado, os símbolos de artefatos também têm grande utilidade. Esse tipo de simbologia serve para destacar quais são as atividades que devem ser registradas em um processo, seja por meio de documentação específica ou anotações.

Entendendo os seus processos

Além de tornar a vida do gestor mais simples, criar um fluxograma ajuda na hora de atribuir e conferir os responsáveis por cada etapa. Ao desenhar os processos e integrá-los ao fluxograma, torna-se mais simples e fácil a visualização e compreensão da entrega como um todo.

Essa transparência faz toda diferença na hora de avaliar o processo operacional e no desenvolvimento de um novo produto para a sua empresa. Isso porque o fluxograma evidencia todas as etapas necessárias, facilitando a identificação de problemas ou gargalos.

Consequentemente, esse “mapa” com a cadeia dos processos é a base para todas as análises necessárias, auxiliando o controle e desenvolvimento da equipe e da entrega. Assim, contar com um sistema de workflow moderno e intuitivo ajuda a gerenciar as informações de maneira mais otimizada.

Passo a passo para criar o fluxograma de processos

Defina o fluxograma

O fluxograma pode descrever os processos relacionados a: área, produto, entrega e outras variações. Cada gestor tem sua preferência para mapear os processos. Portanto, busque entender o que faz mais sentido para sua equipe e seu modelo de negócio.

Identifique e destaque as ligações dos processos

Cada processo tem sua função na cadeia operacional. Desse modo, identificar suas ligações é fundamental para um fluxograma de processo completo, já que as tarefas são correlacionadas e o mapeamento precisa ser claro quanto ao fluxo de atividades. Com as ligações bem destacadas, a percepção de todos quanto à necessidade de cada operação para alcançar o objetivo final fica muito mais clara.

Descomplique o fluxo

Muitas vezes, a vontade de fazer o fluxograma de processo muito completo acaba tornando-o complexo e até prolixo.

Quando os processos não estão bem claros, entender o fluxo em detalhes é muito mais difícil! Ou seja, mesmo com uma boa visão do macro, é fundamental detalhar e potencializar também o micro.

Assim, o mapeamento precisa ser de fácil compreensão. Portanto,  descomplique as etapas e aprofunde na descrição e explicação do processo, tornando as informações mais acessíveis e, ainda sim, completas.

 Otimize a gestão de processos com a Docket 

Utilizar a tecnologia na gestão de processos torna tudo mais simples. Nas operações de grandes empresas, por exemplo, o fluxo se torna cada vez mais complexo, conforme aumentam as ações e o número de pessoas envolvidas. 

Nesse sentido, o time jurídico, de compliance e back office se veem cada vez mais presos às ações manuais e que demandam muito tempo, principalmente na fase que exige obtenção e análise de documentos. Pensando nisso, a Docket desenvolveu um software completo que simplifica, de ponta a ponta, as operações de bancos, financeiras e construtoras. 

Com o Shopping de Documentos, é possível gerenciar todo o fluxo de informações das operações. Por meio da plataforma, o usuário consegue visualizar todos os documentos obtidos, solicitar certidões, bem como analisá-las. Assim, o processo deixa de ser manual e toda equipe envolvida na ação realiza os processos em um só lugar. 

Isso traz celeridade para a equipe, diminuição de custos, aumento de produtividade e satisfação para os clientes. Afinal, em processos com muitas fases, é possível que ocorram atrasos e erros e isso impacta diretamente na forma que o cliente avalia aquele serviço. 

Deixe um comentário:

    Você também pode gostar

    Neste site usamos cookies para sua melhor experiência. Para mais informações, leia nossa Política de Cookies.
    Cadastrado com sucesso!