O monitoramento da informação documentada é fundamental para o bom funcionamento de todo o sistema de gestão de uma empresa. Consiste no registro de dados e do acervo de imagens, textos, documentos, certidões, planilhas que devem ser arquivados e mantidos com segurança.
No caso do segmento imobiliário ou de grandes incorporadoras, o monitoramento da informação documentada é ainda mais importante, considerando a imensa quantidade de certidões e documentos exigidos nos diferentes processos relacionados aos procedimentos de compra e venda de imóveis, registro de incorporação imobiliária, abertura de linhas de créditos e muitas outras operações inerentes a estes setores.
Manter esta organização é um requisito que pode evitar problemas e relacionados ao controle e atualização de documentos, além de colaborar com todas as partes interessadas no negócio, desde os stakeholders, até os corretores e credores, já que o monitoramento pode facilitar na busca da documentação e na garantia de que tudo esteja em dia.
Requisitos da Norma ISO 9001:2015 – 7.5 sobre Informação Documentada
ISO é a sigla para International Organization for Standardization (em português, Organização Internacional de Padronização), que tem por objetivo estabelecer a normatização de serviços e produtos a partir de diferentes normas capazes de otimizar a qualidade do trabalho.
Esta norma pede para que as organizações mantenham as informações documentadas de acordo com seus requisitos. Podem ser consideradas informações documentadas:
- Contratos;
- Certificados;
- Leis;
- Instruções de trabalho;
- Registros de e-mail, entre outros.
A norma também determina a organização dos documentos por meio da criação de códigos padrões, que possam contribuir para a sua busca, identificação e descrição.
O tipo de documentação varia de acordo com a organização, atividade, processos e serviços da empresa, mas servem como um apoio para a formação de um Sistema de Gestão da Qualidade de documentos.
Desta forma, o monitoramento certifica e garante a disponibilidade da informação sempre que for necessária, estando ela armazenada no local adequado.
Por outro lado, também permite que novos documentos ou revisões sejam incorporados ao sistema, garante que os documentos de origem externa essenciais sejam classificados e distribuídos, além de proteger os dados, restaurar quando necessários e monitorar a circulação da informação.
Monitoramento da Informação Documentada e a LGPD
Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), entrando em vigor no Brasil durante o segundo semestre de 2020, a importância do monitoramento da informação documentada é ainda maior.
Surge uma forte tendência na modernização e digitalização de documentos através de padrões padrões API (Application Programming Interface), que consistem em um conjunto de protocolos e ferramentas que visam definir a comunicação direta entre aplicativos e a troca de dados automática.
Sendo assim, a LGPD e seus padrões para compartilhamento de dados objetiva reduzir os riscos de ataques cibernéticos, vazamento de dados e fraude.
Portanto, as exigências relacionadas à segurança e autenticação de dados, regulamentações, documentações e certificações são cada vez maiores.
Em contrapartida, a complexidade das informações e a lentidão da esteira burocrática para a emissão de documentos, continua gerando inúmeros gargalos na produção de diferentes segmentos. Atrasos que prejudicam o potencial competitivo e o crescimento econômico do país.
Saídas e soluções para o Monitoramento da Informação Documentada no Setor Imobiliário
Todos os processos pertinentes aos diferentes segmentos imobiliários, especialmente os que envolvem inúmeros tipos de documentos e certidões, demandam extremo cuidado, organização e atenção. Armazená-los de uma forma incorreta pode desperdiçar o tempo da do departamento de TI, espaço dos servidores da corporação, além de gastos em funcionários responsáveis pela busca desta documentação e mão de obra.
Através da tecnologia, é possível reduzir custos, otimizar o tempo e tornar estes processos mais eficientes, armazenados em nuvem e permitir uma maior eficácia no resgate, na padronização e na organização de toda a documentação, assim como o acompanhamento do decorrer do processo e consulta das certificações.
Conheça a Docket
Conheça os serviços e benefícios que a Docket oferece para facilitar o Monitoramento da Informação Documentada:
- Shopping de documentos: mais de 200 tipos de documentos e certidões de todo o Brasil. Geração de relatórios completos que permitem o controle total do fluxo de documentos por meio de um dashboard simples e funcional..
- Plataforma de Alvarás e Licenças: Armazenamento online de documentos e certidões. Com a plataforma, é possível otimizar o monitoramento, a busca e a análise de documentos e certidões.
- Software de Inteligência Artificial R.E.A. (Real Estate Analysis) desenvolvido pela Docket, que pré-analisa documentos de forma rápida, segura e eficiente. Nosso laboratório de Inteligência artificial investiu anos no desenvolvimento deste sistema. Mais de 40 mil matrículas foram analisadas só durante a fase de aprendizagem da leitura para a máquina. Hoje, com mais de 100 mil matrículas avaliadas, continuamos com uma segunda checagem, por parte do nosso time de advogados, para garantir 100% de acurácia. Com apenas um clique, a R.E.A. é capaz de apurar os dados disponibilizados pela plataforma para que as empresas copiem no “ctrl C” “ctrl V” e colem em outro documento.
Desta forma, a tecnologia da Docket acelera documentações para movimentar a economia. Com o investimento constante em inovações que garantem o atendimento de compliance e facilitam operações financeiras, processos operacionais centralizados, é possível otimizar a esteira de formalização, controlar prazos e reduzir custos.
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