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Docket Revoluciona Gestão de Licenças e Alvarás com Automação Inédita

gestao de licencas e alvaras

Solução simplifica e torna mais transparente o acesso e gestão de licenças e alvarás de um estabelecimento

Uma das maiores dores de cabeça para empresas de médio e grande porte no Brasil com certeza é a gestão de licenças e alvarás. Dependendo do ramo de atividade, são necessários inúmeros documentos que têm diferentes datas de validade ou um pagamento recorrente mensal. Esquecer algo pode gerar, entre outros problemas, multas e, até mesmo, interdições.

Foi pensando nisso que a Docket criou uma forma única para centralizar e fazer a gestão de licenças e alvarás de todas as unidades, filiais ou parceiros que fazem parte do ecossistema do negócio. Além disso, a solução também conta com uma novidade: placas distribuídas nas unidades do negócio com um QR code que direciona para o status atual da licença ou alvará da empresa, facilitando a leitura e acesso às informações dessas documentações.

Essa funcionalidade surgiu depois que entendemos que o processo de gestão dos documentos é feito de forma ineficiente. Consequentemente, esse processo gera riscos para o negócio. O acompanhamento desses documentos, normalmente, acontece através de planilhas ou troca de e-mails entre as pessoas responsáveis pela área. Nesse processo, informações importantes podem se perder e o prazo para seguir com o pedido de renovação pode ser ignorado. 

Como funciona o Controle?

Vamos supor que, para o funcionamento do seu negócio, você precise de uma licença ambiental. Ela tem, normalmente, vigência de 5 anos. 90 dias antes do seu vencimento, já é preciso agilizar a documentação para solicitar a renovação.

Normalmente, muitos negócios deixam para resolver isso faltando poucos dias para o vencimento e se veem apreensivos pela morosidade na resolução. Com o Controle, a Docket apoia o negócio ao fazer a gestão e enviar lembretes periódicos para realizar a atualização do documento.

Com o controle você também é capaz de:

📍 Centralizar a gestão de informações de todas as unidades, filiais e parceiros;

🔒 Criar restrições personalizadas e delimitar o que cada grupo de usuários poderá ver, garantindo segurança para a operação;

🚨 Definir um sistema de alerta inteligente para documentos regulatórios, com diferentes datas de vencimento;

📤 Realizar o upload de diferentes tipos de documentos de forma prática e rápida.

Além disso, empresas que precisam comprovar que o estabelecimento e suas atividades estão com licenças e alvarás regulares conseguem utilizar o QR Code da Docket. Com um adesivo, fiscais conseguem acessar a documentação e entender data de vencimento, situação e status de renovação.

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Aplicação prática da gestão de licenças e alvarás

O Grupo DPSP, que engloba a Drogaria Pacheco e a Drogaria São Paulo, foi a primeira empresa a utilizar o QR code na sua operação. Ele chegou até a Docket com a necessidade de simplificar os processos das cerca de 1.500 unidades que compõem a rede.

Com a nossa plataforma, o grupo garante governança e controle sobre os registros, enquanto que a plataforma contribui para a economia de tempo e de custos com etapas operacionais do negócio, além de minimizar o risco de multas ou interdições.

A utilização da ferramenta Controle visa uma acessibilidade prática e rápida da documentação de cada unidade, feita pelos órgãos fiscalizadores. Isso garante que a matriz da DPSP possa controlar as vigências e vencimentos dos documentos através de alertas na plataforma, fazendo a atualização dos mesmos em todas as lojas.

Além de centralizar a gestão em um único lugar, entendemos que, pela necessidade de gerenciar tantas filiais, seria importante implantar um novo processo.

Hoje, cada unidade do Grupo DPSP tem um QR Code que será usado pelos fiscais para acessarem a informação atualizada de funcionamento das respectivas unidades. 

O processo começou em São Paulo e será expandido para os outros estados de atuação do Grupo, que já opera em 10 estados e conta com mais de 1.600 unidades.

Para conhecer a funcionalidade Controle da Docket, clique aqui e agende uma conversa com nosso time de especialistas.

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