Não é novidade para ninguém que, entre as etapas da gestão de documentos, o processo para obter alvarás e licenças é uma das tarefas mais complicadas no Brasil.
A correta gestão de alvarás e licenças é fundamental para que as empresas estejam quites com os órgãos responsáveis por garantir sua regularidade. Ou seja, sem o correto cuidado e armazenamento dessas informações, a empresa pode ser multada ou até ter uma unidade fechada.
No entanto, o processo burocrático muitas vezes pode ser demorado e complexo. Dessa forma, a cada etapa, são necessários inúmeros documentos, apresentados a conta-gotas por diferentes secretarias e entidades que, por sua vez, tardam em dar seus pareceres.
Neste artigo, vamos explorar estratégias e dicas práticas para agilizar os processos de alvarás e licenças, permitindo que você otimize seu tempo e recursos. Você vai ver:
- A importância dos alvarás e licenças;
- A gestão de alvarás e licenças;
- A solução Licenças e Alvarás da Docket;
- As vantagens ao utilizar um software de gestão de documentos especializado em alvarás e licenças.
Alvarás e licenças: quando os processos morosos prejudicam?
Como melhorar a gestão de alvarás e licenças na sua empresa? Ser empreendedor no Brasil não é nada fácil. Afinal, independentemente do segmento de atuação, a trajetória de uma empresa é marcada por diversas legislações, regras e obrigações fiscais.
A burocracia começa com a grande quantidade de documentos para comprovar a regularidade do representante da empresa perante os órgãos públicos. São documentos como: Certidão Civil, Certidão de Breve Relato, Certidão de Executivos Fiscais Estaduais e Municipais, Distribuição Criminal, Certidão Negativa de Débito (CND) e Certidão de Dados Cadastrais.
O resultado dessa morosidade dos trâmites inerentes à alvarás e licenças prejudica diretamente a economia nacional.
Nesse contexto, podemos citar a geração de empregos, a produção e competitividade dos principais contribuintes do PIB, já que grandes empresas têm suas operações travadas enquanto aguardam as devidas respostas e aprovações.
Agora, imagine o tamanho destas dificuldades se considerarmos solicitações de licenças e alvarás em larga escala?
Este é o caso de grandes incorporadoras, hospitais, bancos, imobiliárias e empresas do varejo, que precisam solicitar licenças e alvarás para cada uma de suas filiais, em diferentes cidades e estados de um país de proporções continentais, como o Brasil.
A importância dos alvarás e licenças
Embora a emissão, gestão e organização de documentos regulatórios possa ser complexa e onerosa para as empresas, elas são ações fundamentais para garantir que a obra/empresa esteja seguindo todas as normas necessárias.
Isso dá segurança à organização, aos funcionários e aos clientes que frequentam o espaço. Quando realizada de forma ineficiente, pode acarretar em diversos riscos para o empreendimento e retrabalhos para os times.
Isso acaba gerando processos que são, muitas vezes, falhos. E a ineficácia disso acontece, normalmente pelos seguintes pontos:
- Falta de centralização para a gestão de documentos, quando não há um sistema para gerenciar datas, documentações e renovações;
- Dor de cabeça buscando os donos de documentos essenciais para a operação;
- Tarefas operacionais e repetitivas sendo feitas por e-mails e planilhas;
- Falta de conhecimento da legislação e processos regulatórios;
- Tempo gasto gerindo os custos de cada licença e alvará emitido ou renovado;
- Cada município tem legislações e regulamentações específicas que podem gerar atrasos e impedimentos para obtenção de alvarás e licenças;
- Comunicação ineficiente entre os departamentos internos;
- Gestão das licenças e alvarás renovado por um terceiro;
- Sobreposição e perda de informações feitas em planilhas.
Por isso, a melhor forma de resolver esses gargalos é simplificando os processos burocráticos.
É comum que as operações de guarda e organização de documentos sejam feitas de modo manual e físico. Assim, os documentos e processos ficam sem nenhuma padronização, há também a perda de dados, falta de histórico e a morosidade no compartilhamento de informações entre áreas.
Dessa forma, o investimento em tecnologia é capaz de auxiliar na gestão de alvarás e licenças, especialmente de empresas que mantêm muitas filiais em diferentes cidades e estados do Brasil. Ao utilizar um software específico para isso, é possível centralizar as demandas e organizá-las de forma automatizada.
A gestão de alvarás e licenças
Há quem pense que a burocracia excessiva acaba logo após a abertura do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). Contudo, o estudo Doing Business, realizado pelo Banco Mundial, apontou como a burocracia atrapalha, especialmente, três dos procedimentos fundamentais de um empreendimento:
- A abertura de novos negócios e empresas;
- O impacto negativo na produtividade, gestão e operação, com mais de 1.500 horas dedicadas apenas a tributos, impostos e questões burocráticas;
- Entraves no fechamento de empresas, que geram ineficiência e paralisação de recursos.
Para se ter uma ideia, a gestão de documentos na construção civil envolve mais de 60 documentos, solicitados para iniciar uma obra. Contudo, imagine a repercussão deste tema em larga escala, quantas empresas têm suas metas atrasadas.
A burocracia existe para qualquer negócio. E, para uma empresa continuar atuando sem dores de cabeça ao longo do tempo e dentro dos padrões legais, é necessária uma série de comprovações específicas. Confira alguns cenários nos quais alvarás e licenças são indispensáveis.
Alvará de Funcionamento
O Alvará de Funcionamento ou Alvará de Localização e Funcionamento — às vezes chamado de Alvará Comercial — comprova que a empresa está apta a localizar e funcionar em determinado local, cumprindo as normas urbanísticas, de segurança, de higiene, de uso e ocupação de solo, dentre outras.
Sem esse alvará, a empresa não pode iniciar suas atividades. Ou seja, trata-se de um documento obrigatório. Isso porque é por meio dele que uma instituição, seja comercial, agrícola ou industrial, comprova que está devidamente preparada para funcionar.
Na maior cidade do país, a Licença de Funcionamento pode ser conseguida pela Internet através do Portal da Prefeitura de São Paulo. Para isso, basta acessar o sistema eletrônico e solicitar a expedição já com os documentos para alvará de funcionamento em mãos. No entanto, nas demais localidades, é importante consultar a forma de obter o alvará acessando o site da prefeitura.
Dentre os documentos necessários para dar entrada, estão:
- Planta do imóvel;
- Cópia do IPTU pago;
- CPF e RG, originais ou cópias, da pessoa responsável;
- O Setor, Quadra e Lote (SQL) do imóvel;
- Escritura do Imóvel e contrato de locação (se for o caso).
Alvará de Construção
Tanto para construções novas, reformas estruturais ou até mesmo uma demolição, o Alvará de Construção pode se fazer necessário. Trata-se de um documento emitido pela própria prefeitura onde o imóvel está ou estará localizado e que indica a conformidade da obra com as normas e leis existentes.
Cada município possui suas particularidades de emissão. Por isso, a obtenção do Alvará de Construção pode variar de acordo com cada localidade. Normalmente, os documentos necessários para o proprietário são o documento de identificação e o CPF. Quanto ao imóvel, a certidão atualizada de matrícula de imóvel.
Licença Ambiental e suas etapas
A Licença Ambiental é um documento obrigatório para implementação, execução e operação das atividades. Ela define quais recursos naturais são utilizados ou que, eventualmente, causam algum impacto ao meio ambiente.
Entre os segmentos afetados pela exigência da licença, destaca-se o agro. O agronegócio no Brasil lida com a gestão de grandes áreas e o cumprimento de exigências regulatórias complexas. Simplificar o gerenciamento de alvarás e licenças no agronegócio não só otimiza processos, mas também oferece um diferencial competitivo estratégico.
O que é importante observar é que a Licença Ambiental é o ato final do Licenciamento Ambiental, um processo que é dividido em três etapas e licenças diferentes:
1. Licença Prévia (LP): é concedida na fase preliminar do planejamento do empreendimento ou atividade e aprova sua localização e concepção, confirmando a viabilidade ambiental e estabelecendo os requisitos básicos a serem atendidos nas próximas fases da implantação.
2. Licença de Instalação (LI): permite a instalação do empreendimento ou atividade de acordo com as especificações constantes dos planos, programas e projetos aprovados, incluindo as medidas de controles ambientais e demais condicionantes.3. Licença de Operação (LO): autoriza a operação da atividade ou empreendimento após a verificação do cumprimento do que consta nas licenças anteriores, com as medidas de controles ambientais e condicionantes determinados para a operação.
Boas práticas para a gestão de alvarás e licenças
Algumas medidas podem ser tomadas para que as empresas lidem melhor com as dificuldades na gestão de licenças e alvarás. Esses passos/processos podem causar um grande impacto nas operações, como evitar atrasos, multas e, em casos mais graves, paralisações das atividades e sérios danos à imagem da empresa.
- Dar prioridade para Licenças Definitivas sobre Protocolos Temporários;
- Ter documentações organizadas e atualizadas;
- Realizar o Estudo de Viabilidade Técnica e Legal com antecedência;
- Conhecimento prévio das especificidades legais e locais aplicáveis para o negócio;
- Desenvolver um plano de licenciamento abrangente;
- Implementar soluções tecnológicas, como plataformas de gestão de documentos;
- Comunicação eficiente entre departamentos;
- Disponibilizar formação e atualização constante aos profissionais responsáveis pelo controle de documentos regulamentares.
Tecnologia para a gestão de alvarás e licenças
Uma das principais vantagens da tecnologia no gerenciamento de alvarás e licenças é a automação de fluxos de documentos e, consequentemente, a otimização desses processos.
Pensando na complexidade de gerenciar documentos regulatórios — principalmente em grandes empresas —, a Docket desenvolveu uma plataforma robusta, com funcionalidades desenvolvidas para otimizar processos que necessitam de documentos públicos.
A solução foi pensada para oferecer flexibilidade, se adaptando às necessidades de empresas dos mais variados segmentos. O resultado de tudo isso é o aperfeiçoamento dos processos para os clientes, gerando mais eficiência nas operações.
Dentre as principais funcionalidades da plataforma, estão:
- Armazenamento: em nuvem, ideal para grandes redes, pois possibilita a organização de um volume de documentos massivo, independentemente do número de unidades ou filiais;
- Upload facilitado: agilidade para coletar os documentos de parceiros e clientes. É possível subir os documentos direto na plataforma, sejam eles unitários ou em massa, via planilhas;
- Alerta de vencimento: visualização rápida de pendências, alertas automatizados por e-mail, notificações push e no próprio sistema;
- Monitoramento: cadastro de protocolos e acompanhamento dos status de documentações;
- Controle de condicionantes: gerenciamento de tarefas relacionadas a emissão ou manutenção da licença;
- Mapa de operações de alvarás de licenças: é possível acompanhar e obter a geolocalização de alvarás e licenças, inclusive via Google Maps;
- Níveis de acesso: perfis de usuários e grupos com diferentes níveis de acesso e permissões para todos os membros necessários da equipe;
- Controle de usuários: diferentes grupos de responsabilidade;
- Relatórios: relatórios completos com toda a movimentação de documentos na plataforma, vencimentos e custos;
- Dashboard: dezenas de gráficos à disposição e possibilidade de personalização de visão;
- Observações e histórico: histórico de solicitações, vencimentos e resoluções de pendências das operações e de todos os usuários da rede;
- Visualização completa de cada unidade: controle de centro de custos diretamente pela plataforma.
Vantagens ao utilizar a plataforma na gestão de alvarás e licenças
Com tantas funcionalidades, é possível organizar toda a documentação necessária para a renovação com antecedência, garantindo que sua empresa esteja sempre regularizada, evitando multas e riscos de interdições.
A plataforma de Alvarás e Licenças da Docket surge como uma ferramenta centralizadora dessas operações, trazendo vantagens operacionais. Confira:
- Tomadas de decisões mais assertivas no acompanhamento de suas operações;
- Redução no número de multas e sanções na unidade;
- Aumento de previsibilidade de quando os documentos vão vencer;
- Visualização completa sobre os documentos das unidades, incluindo checklists de ações necessárias e centro de custo;
- Otimização no tempo de regulamentação;
- Melhora na gestão de documentos, dando adeus a pastas e armários físicos, centralizando tudo em uma plataforma digital;
- Monitoramento em tempo real do andamento das pendências, com alertas e análises de histórico;
- É possível auditar alterações, dados de usuários, data e hora de alteração de todas as licenças mesmo as que já foram excluídas do sistema;
- Manutenção do compliance, com sistema que segue todos os pré-requisitos para segurança dos dados e informações, conforme explicitado na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além disso, a solução também conta com uma novidade: placas distribuídas nas unidades do negócio com um QR code que direciona para o status atual da licença ou alvará da empresa, facilitando a leitura e acesso às informações dessas documentações.
Portanto, com a solução desenvolvida pela Docket, é possível mitigar os problemas com documentos regulatórios, gerando economia e otimização no tempo das equipes
Soluções para a Gestão Documental de ponta a ponta
A Docket é uma empresa que oferece infraestrutura e tecnologia para otimizar as operações que dependem de documentos de ponta a ponta para as empresas em todo Brasil.
Entre os benefícios da utilização da plataforma está a possibilidade de digitalizar e centralizar processos com documentos em um único lugar, diminuindo custos e reduzindo o tempo das operações em 80%.
A solução também oferece ganhos operacionais para a gestão rápida e eficiente de documentos regulatórios, acabando de vez com problemas de perda de prazos.
Por fim, nossa Inteligência Artificial própria, a Docket AI, faz a leitura e pré-análisede matrículas de imóvel em menos de 1 minuto, identificando a presença ou não de gravames.
Aplicação prática da gestão de licenças e alvarás com a Docket
O Grupo DPSP, que engloba a Drogaria Pacheco e a Drogaria São Paulo, foi a primeira empresa a utilizar o QR code na sua operação. Ele chegou até a Docket com a necessidade de simplificar os processos das cerca de 1.600 unidades que compõem a rede.
Com a nossa plataforma, o grupo garante governança e controle sobre os registros, enquanto que a plataforma contribui para a economia de tempo e de custos com etapas operacionais do negócio, além de minimizar o risco de multas ou interdições.
A utilização da ferramenta visa uma acessibilidade prática e rápida da documentação de cada unidade, feita pelos órgãos fiscalizadores. Isso garante que a matriz da DPSP possa controlar as vigências e vencimentos dos documentos através de alertas na plataforma, fazendo a atualização dos mesmos em todas as lojas.
Além de centralizar a gestão em um único lugar, entendemos que, pela necessidade de gerenciar tantas filiais, seria importante implantar um novo processo.
Hoje, cada unidade do Grupo DPSP tem um QR Code que será usado pelos fiscais para acessarem a informação atualizada de funcionamento das respectivas unidades.
O processo começou em São Paulo e será expandido para os outros estados de atuação do Grupo, que já opera em 10 estados e conta com mais de 1.600 unidades.
Se deseja otimizar a gestão de alvarás e licenças na sua empresa, ou conhecer outras funcionalidades da Docket, fale com um especialista da nossa equipe.